Roman messaged mig i går om et problem, en af hans venner oplever. Hans vens Gmail-konto var mere eller mindre i opbevaring størrelse grænse, som betød, at den ven, enten for at købe ekstra lagerplads i Gmail, eller slette e-mails.
Sletning af de største e-mails i indbakke skal frigøre noget plads. Men det er lettere sagt end gjort, i betragtning af at Google Mail er ingen mulighed for at sortere e-mails efter størrelse, eller til at vise de største e-mails.
Opdatering: det er ikke længere nødvendigt at bruge en tredjeparts-service for det. Gmail-brugere kan køre kommandoer på søg for at filtrere e-mails med størrelsen. Andre parametre er også tilgængelige, for eksempel til kun at vise e-mails med vedhæftede filer.
Roman påpegede, at han opdagede Finde Stor e-Mail, en gratis service, der skaber en storage-rapport for alle Gmail-e-mails.
Tjenesten opdateringer, statistikker under scanningen, og en email i slutningen af scanningen viser de øverste 20 største e-mails i Gmail, samt e-mails, der er større end 2 Mb, 500 Kilobyte og 100 Kilobyte.
Finde Stor e-Mail-skaber etiketter i Gmail-konto, at liste de tilsvarende e-mails direkte. Dette gør det pærelet at slette store e-mails, der ikke længere er nødvendige. Det kan ikke blive meget nemmere at finde store e-mails i Gmail. Den service ophæver alle adgangstilladelser når scanningen er afsluttet, hvilket betyder, at du ikke behøver at gøre det manuelt.
Den største bekymring for, at mange brugere har, er, at du skal godkende for at få adgang til din Gmail-konto. Selvom du ikke behøver at indtaste din adgangskode for at gøre dette, er det stadig betyder, at tredjepart kan få adgang til alle dine e-mails. Hvis du har forretningshemmeligheder i din konto, andre værdifulde eller personlige oplysninger, eller har vigtige konti, der er knyttet til din Gmail-konto, kan du foretrækker en anden løsning.
En løsning er at bruge en ekstern e-mail-program til at hente alle Gmail-e-mails til en lokal computer for at finde ud af, hvilke e-mails, bruge op den største mængde plads på Google Mail. Jeg anbefaler Thunderbird til jobbet, men du kan stort set bruge alle desktop e-mail-program, Microsoft Outlook er fint så godt, for eksempel.
Thunderbird er tilgængelig til Windows, Linux og Mac. Det er ikke så let at bruge, da det kræver nogle indledende konfiguration på din side til at linke den Gmail-konto, til desktop mail klient. Når der er opsat selv om det er mere eller mindre automatisk.
Konto oprettelsen skærmen vil blive vist lige efter installationen. Du skal indtaste den konto, navn, e-mail-adresse og adgangskode. Thunderbird vil klare resten og se op på Google Mail server automatisk. Sørg for at holde IMAP-e-mail-protokol indstilling og ikke skifte til POP3.
Du stadig nødt til at foretage en konfigurationsændring, men hvis du ønsker, at din slettede e-mails i Thunderbird automatisk fjernet fra Gmail, så godt. Klik på Værktøjer > kontoindstillinger.
Find din Gmail-konto på listen, og vælg Indstillinger for en Server. Nu skifte fra Når jeg sletter en meddelelse > Flyt det til denne mappe, er at Fjerne det straks.
Den sidste ændring er at sætte størrelsen kolonne i e-mail liste. Klik på den sidste ikon i den e-mail-header notering af Gmail-indbakken og sætte Størrelsen kolonne.
Kolonnen viser størrelsen af hver e-mail i mappen, herunder den vedhæftede fil størrelsen. Du kan nu sortere efter størrelse ved at klikke på Størrelsen kolonne i overskriften.
Sletning af beskeder i Thunderbird vil nu automatisk slette disse meddelelser i Gmail, så godt.
Mens det tager længere tid at identificere store e-mails i Gmail på denne måde, det er den sikre måde at gøre det som ingen, men du får adgang til alle de e-mails på den konto.
Bonus tip for de utålmodige. Du kan få vist alle e-mails med vedhæftede filer i Gmail ved at søge efter has:attachment. Mens du stadig ikke kan sortere dem e-mails med størrelsen, det er som regel rimeligt at antage, at e-mails med vedhæftede filer fylder mere end e-mails uden. Godt for nogle hurtige rengøring, især hvis du kan identificere meddelelser, som du ikke længere har brug for til at holde.
En tredje mulighed, som du måske ønsker at undersøge, er at bruge en e-mail, backup program som Mailstore Home, som du kan bruge til backup af alle Gmail-e-mails.