Google Docs är ett bra sätt att dela dokument (exempelvis denna artikel), men att hålla reda på aktier kan vara knepigt.
Det kan avhjälpas med några genomtänkta samlingar (mappar) och genom att undvika några vanor.
Tanken är att tänka som en administratör. Du vill se till att du vet vem som kan använda det på ett effektivt sätt.
Det finns två sätt att göra detta. Den första är att dela med sig av insamling, snarare än av filen. Detta är inte något speciellt, men det är en bra idé att döpa den samling av person eller grupp. Den andra metoden är att sätta upp gemensamma samlingar per individ. Det är mer arbete, men det har några fördelar.
För varje person, kan du skapa en separat, särskilt avsedda att delas bara med två. Gör detta för alla som du vill dela dokument med. Var noga med att märka mapp något i stil med “deras namn – ditt namn” och placera dem i en “Aktier” – samling. Här gäller delad etikett till en fil eller samling som du vill. Du kan högerklicka på ett objekt och välj Ordna… checka ut alla etiketter som du vill.
De samlingar som alla dokument som tillhör visas bredvid filnamnet. Med rätt etiketter, kan du se exakt som dokumentet är gemensamt med. Inte så med traditionella metoder. Från huvuddokumentet notering, för att se vem som har tillgång till en samling, det måste bli valt. För en grupp av filer som inte finns i en samling, som du har att välja dem en i taget. Detta kan vara tidskrävande, eftersom andelen lista visar bara i den beskrivning av enskilda dokument.
För varje ny gemensam punkt, ett e-postmeddelande har skickats ut till den nyligen inblandad part. Detta kan vara ett problem om en fil inte har så mycket information i det. Det är inget att rapportera ännu. Eftersom en samling som skapats för att en individ (eller grupp) är inte ny, den kan användas för att ge tillgång utan tidig anmälan.
Tyvärr, det kommer att finnas tillfällen när du vill återkalla åtkomst. Att gå igenom stora mängder av filer är en tid sjunka. Jag har haft fel när du tar bort personer från listan shared i en samling. Med etikett-metoden, du kan se exakt vad som är gemensamt för dem genom att visa att personen etikett. Du kan också ta bort etiketten helt och hållet.
Du kan ta denna idé till nästa nivå genom att ha två aktier per person. Använd en för full tillgång och en annan för skrivskyddad åtkomst. En annan nivå av sub-samlingar och lite färg – kodning kommer att hjälpa till att organisera ditt system. Detta är mer än de flesta människor verkligen behöver, men det är en idé som är värd att överväga.
Ett enkelt sätt att förlora spår av dokument aktier är till för att tilldela dem till människor av filen. Det finns inget lätt sätt att administrera dokument med denna metod. Detta gäller dubbelt för att dela en fil med en länk. Beviljas för en person som inte använder Gmail, kan detta vara din enda alternativet. Goda råd skulle vara att göra en offentlig samling för delade filer individuellt via länkar. Då skulle du kunna hålla reda på dem.
Denna etikett-metoden kommer att ta några initiativ, men det är värt arbetet. Skapa en aktie som är en en-gång krångel. I det långa loppet, det är mindre ingripande för att kontakter. Slutresultatet är en organiserad, flexibel, visuella system som är utformat för att vara enkelt att administrera. Du har även återkallas förmågor. Andra funktioner, som e-post, bör inte hindras. Användare kan fortfarande se vem som har tillgång till en handling från Dela-knappen.