Google Docs est un excellent moyen de partager des documents (comme cet article), mais en gardant une trace des actions peut être délicat.
Qui peut être résolu avec une certaine pensée collections (dossiers) et en évitant quelques habitudes.
L’idée est de penser comme un administrateur. Vous voulez vous assurer que vous savez, qui peuvent ainsi utiliser de manière efficace.
Il y a deux façons de le faire. La première est de partager par collection, plutôt que par fichier. Ce n’est pas quelque chose de spécial, mais c’est une bonne idée pour le nom de la collection par la personne ou le groupe. La deuxième méthode consiste à définir des collections partagées par personne. C’est plus de travail, mais il a quelques avantages.
Pour chaque personne, vous créez un séparé, dédié collection qui n’est partagée avec les deux de vous. Le faire pour quelqu’un que vous voulez partager des documents avec. Assurez-vous d’étiqueter le dossier quelque chose comme “de leur nom et prénom – votre nom” et les placer dans un “Actions” de la collection. À partir d’ici, s’appliquent partagé étiquette de n’importe quel fichier ou de la collection que vous souhaitez. Vous pouvez cliquer-droit sur n’importe quel élément et sélectionnez Organiser… pour cocher toutes les étiquettes que vous voulez.
Les collections que tout document appartient à l’affiche à côté du nom de fichier. Avec étiquettes appropriées, vous pouvez voir exactement de qui le document est partagé avec. Pas avec les méthodes traditionnelles. À partir du document principal de la cotation, voir qui a accès à une collection, il doit être sélectionné. Pour un groupe de fichiers qui ne sont pas dans une collection, vous devez les sélectionner un par un. Cela peut prendre beaucoup de temps, car la part de la liste affiche uniquement dans la description de chacun des documents.
Pour chaque nouvel élément partagé, un e-mail sera envoyé à la nouvelle partie en cause. Cela peut être un problème si un fichier n’a pas beaucoup d’informations. Il n’y a rien à signaler encore. Depuis une collection créée pour un individu (ou un groupe) n’est pas nouveau, il peut être utilisé pour donner accès sans prématuré de notification.
Malheureusement, il y aura des moments où vous souhaitez révoquer l’accès. Aller à travers de vastes quantités de fichiers est un puits de temps. J’ai connu des bugs lors de la dépose des gens de la liste partagée dans une collection. Avec l’étiquette individuelle méthode, vous pouvez voir exactement ce qui est partagé par l’écoute de la personne de l’étiquette. Vous pouvez également supprimer l’étiquette entièrement.
Vous pouvez prendre cette idée au niveau suivant en ayant deux actions par personne. Utiliser un pour un accès complet et un autre pour l’accès en lecture seule. Un autre niveau de sous-collections et certains codes de couleur vous aidera à organiser votre système. C’est plus que la plupart des gens ont vraiment besoin, mais c’est une idée qui vaut la peine d’examiner.
Un moyen facile de perdre la trace de document actions est de les affecter à des personnes par fichier. Il n’est pas facile à administrer des documents avec cette méthode. Cela va double pour partager un fichier avec un lien. Accordé, pour une personne qui n’utilise pas Gmail, cela peut être votre seule option. Des conseils judicieux serait de faire une collecte publique pour les fichiers partagés via des liens. Alors vous seriez en mesure de garder une trace d’eux.
Cette étiquette individuelle méthode va prendre un peu d’initiative, mais il vaut la peine de le travail. De la création du partage est un tracas. Dans le long terme, il est moins intrusif pour les contacts. Le résultat final est un système organisé, flexible, système visuel conçu pour être facile à administrer. Vous avez même la révocation des capacités. D’autres fonctionnalités, telles que le groupe e-mailing, ne doit pas être entravé. Les utilisateurs peuvent toujours voir qui a accès à un document à partir du bouton d’Action.