Google Docs è un ottimo modo per condividere i documenti (come in questo articolo), ma tenere traccia delle azioni può essere difficile.
Che possono essere sanate con un pensiero-collezioni (cartelle) ed evitando di alcune abitudini.
L’idea è quello di pensare come un amministratore. Si desidera assicurarsi che sapete che si può utilizzare quello che in un modo efficiente.
Ci sono due modi per fare questo. Il primo è la condivisione da collezione, piuttosto che da file. Questo non è niente di speciale, ma è una buona idea per il nome della collezione da parte di una persona o di un gruppo. Il secondo metodo è quello di impostare raccolte condivise per individuo. Questo è più lavoro, ma ha un paio di vantaggi.
Per ogni persona, è possibile creare un dedicato e separato collezione che è condivisa con i due di voi. Fare questo per chi si vuole condividere documenti con. Assicurarsi di etichettare la cartella di qualcosa di simile “, il loro nome il tuo nome” e inserirli in un “Quote” di raccolta. Da qui, si applicano condiviso etichetta a qualsiasi file o di una collezione che si desidera. È possibile fare clic su qualsiasi elemento e selezionare Organizzare… per il check-fuori di tutte le etichette che si desidera.
Le collezioni di qualsiasi documento appartiene alla mostra accanto al nome del file. Con etichette appropriate, è possibile vedere esattamente che il documento è condiviso. Non è così con i metodi tradizionali. Il principale documento che elenca, per vedere chi ha accesso a una raccolta, deve essere selezionato. Per un gruppo di file non in una raccolta, è necessario selezionarle una per una. Questo può richiedere molto tempo, come la condivisione di lista mostra solo nella descrizione dei singoli documenti.
Per ogni nuovo elemento condiviso, una e-mail inviata ai neo interessato. Questo può essere un problema se un file non si hanno molte informazioni. Non c’è nulla da rapporto di sicurezza. Dal momento che una collezione creata per un individuo (o un gruppo) non è nuovo, può essere utilizzato per consentire l’accesso senza prematura di notifica.
Purtroppo, ci saranno momenti in cui si desidera revocare l’accesso. Passare attraverso una grande quantità di file è un dissipatore di tempo. Ho provato bug quando la rimozione di persone dall’elenco condiviso in una collezione. Con l’etichetta metodo, è possibile vedere esattamente ciò che è condiviso con loro visione che la persona etichetta. È anche possibile eliminare l’etichetta del tutto.
Questa idea di avere due quote per persona. Utilizzare uno per un accesso completo e un altro per l’accesso in sola lettura. Un altro livello di sotto-collezioni e alcuni di codifica a colori aiuteranno a organizzare il tuo sistema. Questo è più che la maggior parte della gente ha realmente bisogno, ma è un’idea che vale la pena di considerare.
Un modo facile perdere la traccia di documento di azioni è quello di assegnare alle persone da file. Non vi è alcun modo semplice per amministrare i documenti con questo metodo. Questo vale doppio per la condivisione di un file con un link. Certo, per una persona che non uso Gmail, questa potrebbe essere l’unica opzione. Un buon consiglio sarebbe quello di fare una raccolta pubblica per singoli file condivisi tramite link. Allora si sarebbe in grado di tenere traccia di loro.
Questa etichetta metodo di prendere qualche iniziativa, ma vale la pena il lavoro. La creazione di quota, è una seccatura. Nel lungo periodo, è meno invadente per i contatti. Il risultato finale è un sistema organizzato, flessibile, sistema visivo progettato per essere facile da amministrare. Puoi anche avere la capacità di revoca. Altre caratteristiche, come il gruppo di e-mailing, non deve essere ostacolato. Gli utenti possono ancora vedere chi ha accesso a un documento dal pulsante di Condivisione.