NORSK

Het beheren van leveranciers in een cloud-eerste wereld

201

Bedrijven hebben nooit meer keuze als het gaat om het kopen van software en diensten.

Zo breed is de spreiding van de diensten die beschikbaar zijn via de grote cloud-platforms dat bedrijven steeds vaker vinden zichzelf worstelen met het beheer van een collectie van verschillende leveranciers.

“Leverancier van technologie management leiders worden uitgedaagd om het beheren van de proliferatie van niche-cloud-gerichte en digitale zakelijke verkopers die een bedreiging vormen voor de consistentie van de prestaties van leveranciers en toenemend risico”, zegt analist firma Gartner in het rapport worden Zes Belangrijke Stappen voor het Ontwikkelen van Effectief Vendor Management Governance.

Dat risico wordt nog versterkt door de neiging van sommige zaken execs te kopen software en diensten die rechtstreeks, zonder tussenkomst van de centrale kanaal — de opkomst van de zogenaamde ‘shadow’.

Maar geconfronteerd met de uitdaging van het beheer van een array van leveranciers is noodzakelijk, als bedrijven zullen steeds meer de hulp van een breed spectrum van nieuwe leveranciers als ze willen om concurrerend te blijven in de snel-bewegende digitale ruimte, zegt Joanne Spencer, research director bij Gartner.

“De opkomende leveranciers zijn een interessante groep. In de eerste plaats omdat zij degenen zijn die brengen veel van innovatie voor de organisatie,” zegt ze.

“Die verkoper relaties echt nodig om te zorgen voor een goede betrokkenheid die verder gaat dan dat de operationele contractuele element. We beginnen om te zoeken naar zaken als cultuur uitlijning, vertrouwen, communicatie en samenwerking.”

Maar hoe kan dit zwembad van nieuwe leveranciers worden met succes in geslaagd, en hoe ze passen naast de veel oudere verkopers die uit ieder groot bedrijf is gebaseerd op?

How to manage vendors in a cloud-first world

Soorten leveranciers en hoe ze te verwerken

In grote lijnen zijn er vier soorten van de verkoper, volgens Gartner ‘ s Spencer.

Tactische leveranciers die zorgen voor een continue ondersteuning of diensten, waarmee de bedrijven vooral willen een betrouwbare continuïteit van de dienstverlening. Oudere verkopers die organisaties hebben vertrouwd voor een lange tijd, maar die bedrijven zijn op zoek naar de overgang van afstand van in de nabije toekomst. Strategische leveranciers die werken nauw samen met een organisatie op bredere projecten te realiseren belangrijkste zakelijke doelstellingen. Opkomende leveranciers, van het type dat gekenmerkt wordt door deze kleinere cloud-gebaseerde bedrijven, die in de loop van de tijd zal waarschijnlijk een strategische of tactische leveranciers.

Het beheer van elk van deze leveranciers vereist een andere aanpak, maar er zijn brede strategieën die bedrijven kunnen gebruiken.

Gartner ‘ s Spencer hoogtepunten drie typische benaderingen van vendor management.

De eerste is gecentraliseerd, waar alles — inclusief contract, prestaties, financieel, risico en relatie management — is centraal worden afgehandeld door de leverancier van management en inkoop professionals. Dit biedt controle en consistentie, maar kan worden inflexibel en traag te reageren.

Een andere veel voorkomende aanpak is gedecentraliseerd, waar vendor management is over het algemeen behandeld door de individuele bedrijven en IT-afdelingen, die heeft het voordeel dat het meer inspelen op de problemen op als ze zich voordoen, maar kan laxer en minder consistent toezicht.

De derde, meer recente aanpak is een hybride, waar vendor management functies zijn verspreid over de organisatie, afhankelijk van waar ze het beste passen. In dit scenario worden bepaalde functies, zoals het beheer van het contract, kan centraal worden afgehandeld, terwijl anderen, zoals performance management, worden uitgevoerd door afzonderlijke afdelingen of groepen.

Gedreven door de noodzaak voor een stijl van vendor management geschikt voor de behandeling van een snel veranderende ecosysteem van cloud leveranciers, Gartner ‘ s Spencer zegt meer bedrijven verhuizen naar deze hybride model.

“Veel van die inkoop-en leveranciersmanagement leiders reageren op organisatorische veranderingen,” zegt ze.

“We starten om het contract op verschillende manieren waar we naar kijken, cloud-diensten, zijn wij op zoek bent naar digitale business. We beginnen om te zoeken op verschillende manieren voor in dat de producten en diensten zijn gebracht. De technieken zijn het aanpassen van de organisatie verandert.”

Er is een moeilijk evenwicht bij het beheren van de opkomende leveranciers zegt Gartner, die pleit voor een “light-touch benadering” die voor het toezicht zonder het opleggen van “formele vendor management structuren”.

“Ontketen de kracht van de creativiteit en de innovatie van niche en digitale zakelijke verkopers door het ondersteunen van de business met tools, processen en ondersteunende verkoper governance mechanismen,” het rapport Zes Belangrijke Stappen voor het Ontwikkelen van Effectief Vendor Management Governance beveelt.

Om het beste uit strategische leveranciers

Naast opkomende leveranciers, strategische leveranciers hebben een cruciale rol te spelen in het realiseren van business doelstellingen en moeten dienovereenkomstig worden behandeld, zegt Duncan Jones, principal analyst bij Forrester.

Jones geeft het voorbeeld van een strategische leverancier die werkzaam is geweest bij het ontwerpen en bouwen van enkele van klantgerichte stuk van technologie, zoals een website of een app.

Hier de normatieve benadering van het beheer van de operationele leveranciers, waar de aanpak is uitgewerkt tot op de letter, kan een slechte pasvorm, zei hij.

“Traditionele outsourcing is het kopen van een schilder, wat moeten organisaties doen is kopen interieurontwerpers,” zei Jones.

Hij adviseert ondernemingen commissie leveranciers die goed gepresteerd hebben op soortgelijke taken in het verleden, en dan geven de leveranciers met de vrijheid om te beslissen hoe te bereiken op hoog niveau-doelen, het vergroten van de betrokkenheid van klanten of voltooide verkoop, bijvoorbeeld.

“Er zijn gevallen waar het bedrijf vertelt dat de opdrachtgever precies wat ze willen doen, en dat de opdrachtgever precies doet wat ze hebben gezegd, en de klant zegt: ‘Dat is niet goed, dat is niet wat ik wilde’, zei hij.

Bijvoorbeeld, in het geval van mobiel bankieren apps, “wat je zoekt is iemand die in staat zal zijn te begrijpen, mobile design, wie kan zeggen ‘Dat is niet hoe je het bouwen van een mobiele app deze dagen”, Jones zei.

“Ze hebben kennis en vaardigheden, en heb je kennis en vaardigheden, en je hebt om deze samen aan de ontwikkeling van het resultaat.”

Beheersen van de kosten is de tafel stakes voor vendor management, zegt Jones, toe te voegen dat ‘next-generation’ – benaderingen voor het beheer van de strategische leveranciers een grotere nadruk op het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen, zoals het verbeteren van die firma ‘ s klantenservice.

In het algemeen, een bijziende focus op service-level agreements (Sla ‘ s) kunt verbergen van ongewenste uitkomsten, waarschuwt hij.

“Als je alleen het meten van de harde service levels die in een contract dat je niet per se te gaan om op te halen op de zachtere dingen over de ervaring van de klant”, zegt hij.

Hij geeft het voorbeeld van een bedrijf waar “de verkoper was het verwezenlijken van hun doelen voor de service levels voor helpdesk tickets, want niemand last van het maken van de helpdesk tickets, want de service was zo slecht was het niet de moeite waard.”

Ook bedrijven mogen niet te opgehangen te krijgen op de leverancier van deals die druk van het risico en de kosten bij de leverancier, zegt Jones, wijst uit dat een besparing van een paar miljoen dollar kan pale onbetekenend in vergelijking met de kosten om de reputatie van een bedrijf als een klant gerichte service gaat.

“Het vereist een aanvaarding die de leverancier gaat om winst te maken uit met jullie samen te werken,” zegt Jones.

“Veel van het verkeerde type van vendor management knijpt de leveranciers, je krijgt ze op te halen alle risico’ s, u de kosten van sancties. Ze maken minder en minder geld, wat betekent dat ze zullen snijd meer en meer hoeken om te proberen en het winstgevende en spiralen naar beneden in een puinhoop.”

“De beste relaties begrijpen dat leveranciers hoeft te maken van een marge, dan zijn ze in staat om te gaan de extra mijl wanneer u ze nodig hebt.”

De eerste stap is om jezelf te kennen

Maar misschien is de grootste les in vendor management is dat veel bedrijven nodig hebben om hun eigen huis eerst op orde.

Ovum chief analyst Spencer Wizard zegt dat de eerste stap voor een bedrijf kiest voor een leverancier of een besluit neemt over een management plan is te begrijpen hoe het bedrijf opereert en haar doelen.

Bedrijven hebben behoefte aan een handvat op “hoe doen ze nodig zijn voor het leveren van diensten, business support en technology services”, zei hij.

“Als ze eenmaal kan begrijpen dat de stap, en het is een deurklink van een veel van het werk, zodra ze kunnen begrijpen en te ontrafelen dat plaatst hen om te begrijpen hoe ze moeten consumeren van diensten van externe partijen, en wat hun licentie-overeenkomsten moeten worden.”

Te strak voorschrijven van technologieën kan een vergissing, zei Wizard, die voelt dat starre contracten met dienstverleners kunnen binden een bedrijf om verouderde of ongewenste tech.

“Laat me je een voorbeeld geven. Uiteraard database technologie verandert regelmatig: Microsoft, Oracle, iedereen brengt nieuwe producten op een jaarlijkse basis,” zei hij.

“Vaak, zult u waarschijnlijk vinden als je een software licentie voor een periode van drie jaar, zult u waarschijnlijk zeggen dat Microsoft zal u dekken voor het kunnen installeren van de volgende versie van de database van de software SQL Server.”

“Uw services contract, echter, heeft in het verleden al heel strak gedefinieerd, niet wintergroen, om te zeggen: ‘Wij ondersteunen de technologie als het werd overhandigd aan ons op de dag werd het contract getekend’.”

In de eerste plaats, het is belangrijk om te proberen voor het beheren van leveranciers op een manier die geeft hen de vrijheid om te wijzigen van de diensten die zij leveren als de behoeften van de business te verschuiven, of die het gevolg zijn van de nieuwe doelstellingen, de veranderende vraag van de klant of van nieuwe technologieën, zei Wizard.

“Er is een niveau van afstemming tussen het bedrijfsleven en dat moet gebeuren,” voegde hij eraan toe.

“Als die zakelijke functies moeten veranderen hoe ze werken, omdat hun industrie wordt bedreigd of is er een nieuwe ruimte die ze nodig hebben om uit te breiden in de IT-dienstverlening moet worden gevoelig genoeg om te leveren aan die nieuwe cadans.”

Ideaal, zo goed als niet te gedetailleerd en dwingend, waar mogelijk, de service provider contracten moeten regelmatig de kans om te worden vernieuwd, zegt hij. Wizard beveelt “een jaarlijkse beoordelingscyclus dat ziet er op het” of “de business strategie en operationele vereisten veranderen’ en hoe die veranderingen zou kunnen vereisen aanpassingen aan het contract.

Als het nummer van de software – en infrastructuur-as-a-service-aanbod verder te groeien, en als klant-gerichte apps en diensten moeten worden gebouwd in een stroomversnelling, bedrijven moeten meer flexibel te zijn in hoe ze omgaan met deze partnerorganisaties zei: Forrester ‘ s Jones.

“Ik zie veel klanten waar hun traditionele inkoop/vendor management is een grote belemmering.

“Ze proberen nog steeds om dingen te doen op de oude manier. Ze proberen nog steeds te doen met een vaste bod contracten voor werken die niet kan worden gedaan op die manier. Of ze proberen om de kosten te beheersen in het werk waar behendigheid en de resultaten zijn belangrijker dan de kosten.

“Forrester spreekt over het verplaatsen van het perfect te snel. Dat betekent dat het krijgen van een minimum waarde van een product uit snel, aan de klant reactie van het itereren snel te verbeteren en problemen. Je kan het gewoon niet doen dat via de traditionele vaste bod model.

“Als andere bedrijven zich sneller, en als je niet steeds sneller, je krijgt links achter.”

Gartner is een set van algemene tips voor het beheren van leveranciers, met aanbevelingen, waaronder:

Maken van een centrale bestuur van de raad, van de leidinggevenden met de bevoegdheid tot het ondertekenen van contracten met leveranciers, en wie kan het vaststellen van beleid en processen, maar ook een criteria voor het toevoegen en verwijderen van leveranciers.Het identificeren van de doelen voor vendor management, de activiteiten die het realiseren van die doelen en die moeten worden betrokken in het toezicht op hen. Naast bedrijven moeten beleidsregels vast te stellen dat de lay-out van de regels die een handleiding hoe deze activiteiten zullen worden uitgevoerd, waarin de aanpak van gebieden, zoals risico en performance management.Opzetten processen die betrekking hebben op gebieden zoals de leverancier van risico-evaluatie, de evaluatie, de inwerk -, risico-monitoring, probleem en escalatie management, contract-en performance management.Kies of de leverancier van het beheer zal worden behandeld met behulp van een centraal, decentraal of hybride aanpak.Gebieden die moeten omvatten het definiëren van business en technologie-eisen, wie heeft de autoriteit om directe leveranciers werken en welke leveranciers doen die werk. Bedrijven moeten ook een plaats van een charge-back proces dat wordt toegewezen kosten aan de business units verbruiken iedere dienst en een monitoring, analysis and forecasting platform dat loep door de leverancier geleverde diensten.Common risico ‘ s voor de succesvolle vendor management voort uit slecht gedefinieerd governance rollen en beleid en een gebrek aan steun van het senior management. Beter senior support kan worden bereikt door meer nauw afstemmen van de doelen van vendor management programma met de business’ mission statement, terwijl het bestuur moeten in overeenstemming worden gebracht met de bredere zakelijke aanpak. Ondertussen vertegenwoordigers van elke steun van de omgeving — HR, legal, finance, risk, security — dient te worden gegeven een input in vendor management beleid.

Lees meer

Hoe projectmanagers kunnen slagen met procurement management (Tech Republiek)4 tips voor het ontwikkelen van een relatie met een nieuwe leverancier (Tech Republiek)HET leader ‘ s guide om het optimaliseren van de leverancier relaties (Tech Pro Onderzoek)het Beheer van leverancier relaties: de tijdsbesteding, de voordelen en de pijn punten (Tech Pro Onderzoek)