Et indeks, der kan forbedre tilgængeligheden af en bog eller et dokument voldsomt, så det viser en liste over vigtige ord og sætninger, og sidetal, de er opført på.
Jeg er ved at skrive min første bog, som i øjeblikket — om Windows 10 Privatlivets fred — og en af de ting, som jeg virkelig ønskede at tilføje, at det er et indeks af de vigtigste ord og sætninger, således at brugerne kunne bruge indekset som en reference til at finde information hurtigt.
Microsoft Word-2016 kommer med muligheder for at oprette et indeks, for at selve processen er ikke kompliceret, men det stadig kan være forvirrende, hvordan at komme i gang.
Oprette et indeks i Word 2016
Mens du kan oprette et indeks til enhver tid, vil jeg foreslå dig at oprette det, når du er færdig med at skrive og redigere bogen eller dokument.
Det er muligt at opdatere indekset, hvis du har startet det under skrivning eller redigering af processen, men hvis du gøre det efter du er færdig med det, behøver du ikke at gøre det, og det er normalt meget lettere og hurtigere.
For at komme i gang, skal du åbne dokumentet i Word-2016. Nu, oprettelse af et indeks er en todelt proces. Du kan markere poster, der skal medtages i indekset i den første, og generere indekset ud af markerede poster bagefter.
Skift til fanebladet henvisninger til at komme i gang. Du kan finde indeks gruppen værktøjer under den pågældende fane. Det vigtigste første skridt er at “markere posten”. Når du vælger det, skal du fortælle det Ord, du ønsker, fremhævet tekst for at være en del af indekset.
Her er hvordan det gøres:
Trin 1: Marker den tekst, som du ønsker, der indgår i indekset, og vælg “markere posten” bagefter.
Dette er temmelig ligetil. Bare fremhæve tekst i dokumentet, og ramme plet indlæg bagefter. Kan du fremhæve enkelte ord hurtigt med et dobbelt-klik på ordet.
Trin 2: Konfigurere opslagsord
Ordet åbner “markér opslagsord” vindue, som du kan bruge til at konfigurere indlæg. Hvis du bare ønsker, at teksten indekseret ramme plet-knappen for at være færdig med det.
Du kan ændre sidetallet format (fed eller kursiv for at fremhæve specifikke tekst), skal du tilføje en subentry, eller bruge varemærket alle funktioner til at automatisere processen.
Word viser tekst, der er markeret med XE “TEKST”, således at du ved, at den har været markeret i forvejen.
Læs også: Sådan redigerer du PDF-dokumenter for fri
Du kan deaktivere stykke mærker og andre skjult formatering oplysninger på Hjem > Vis/Skjul, eller ved at bruge tastaturgenvejen Ctrl-(
Trin 3: Gentag processen
Gå gennem dokument og markere tekst, som du ønsker, der indgår i indekset. Mens du kan automatisere der noget, jeg foreslår, at du behøver ikke så du får mere kontrol over indeksering på denne måde.
Ja, det vil tage længere tid at oprette indekset, men resultatet vil være bedre.
Trin 4: Tilføj indekset til Word-dokument
Når du er færdig med markering af tekst i Word-dokumentet, kan du tilføje indekset til det. Gå til den placering i dokumentet, som du ønsker indekset skal vises på.
Vælg Referencer > Indsæt Indeks for at tilføje det til den placering. Ordet indlæser en konfiguration, vindue, som du kan bruge til at tilpasse indeks.
Du kan bruge det til at ændre antallet af kolonner for eksempel, eller vælg et andet format skabelon for indekset. Et eksempel er vist i vinduet, så du ved, hvordan det ser ud i dokumentet, når du foretager ændringer.
Trin 5: Rette fejl
Jeg foreslå dig at gå gennem indeks bagefter at rette eventuelle problemer, som du kan mærke. Et grundlæggende eksempel er flere indekserede poster, der refererer til den samme type oplysninger, fx reklame, Reklame og Annoncer.
Rette fejl, der er let. Hoppe til det sted i dokumentet, du ønsker at ændre, og du skal blot ændre det i teksten (XE del). Dette ændrer den markerede post.
Alt, hvad der skal ske derefter, er at vælge det indeks, og klik på “update index” – knappen for at anvende ændringerne. XE definerer indlæg, og det kan være forskelligt fra den markerede tekst. Så, for at forene tekst, der skal være opført under en enkelt opslagsord, skal du blot ændre XE elementer og ramte update index-knap bagefter for at anvende ændringerne.