Zero
Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel mese di ottobre 2014. Esso è stato aggiornato ogni anno, da allora, per tenere conto di nuovi strumenti e flussi di lavoro.
Ricordate il vecchio produttività e la suite di office siamo tutti abituati a utilizzare? Non so voi, ma il mio mix di strumenti di produttività ha certamente cambiato nel corso degli anni. Quello che io uso oggi è molto diverso dalla mia produttività quotidiana “suite” degli anni passati.
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Prima di prendere l’utente attraverso gli strumenti e il mio “processo”, vorrei precisare che questa roba è diverso per tutti. Il mio lavoro in questi giorni si compone di gran lunga più di educare e comunicare, e molto meno il tempo trascorso in fogli di calcolo che, nei giorni passati, quando mi sono imbattuto in start-up.
Oggi, in coordinamento con i team, piuttosto che la loro gestione. Gli studenti, piuttosto che dipendenti. I progetti di ricerca, piuttosto che il lancio di nuovi prodotti. La mia produttività giornaliera di flusso, riflette i cambiamenti in carriera ho evoluti dal fondatore di consulente, manager del professore, e un editore di opinionista.
Io uso un enorme numero di strumenti per i miei progetti, e che spesso cambiano da progetto a progetto. Ma che cosa ho intenzione di discutere qui, sono gli strumenti che utilizzo quotidianamente per gestire il mio “flusso”.
Cosa voglio dire con il mio flusso?
Divido la mia giornata di lavoro in due grandi blocchi di tempo, di Comunicazione e di conoscenza di raccolta e di progetto. Ogni giorno è praticamente la stessa di comunicazione e conoscenza le attività di raccolta, che segue un relativamente consistente modello che ha dimostrato di essere altamente produttivo per me. Questi sono la produttività quotidiana attività di cui ho parlato.
Nel mio caso, mattina fino a metà pomeriggio, non è che la produttività giornaliera. Che quando mi collego con e follow-up con tutti i miei elettori, studenti, editori, produttori, ecc…. quando faccio la mia lettura quotidiana per tenere il passo con le news e le nuove tecnologie, e quando posso gestire il mio programma, pianificare le mie attività, effettuare chiamate, scrivere e rispondere alle e-mail.
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L’intero processo è il mio flusso. Oltre le mie molte diverse iterazioni, sono riuscito a ottimizzare questo processo quindi sono in grado di ottenere una quantità enorme fatto in un lasso di tempo relativamente breve.
Ho più di migliaia di ribelli elementi di riempire la mia casella di posta.
L’altra metà della mia giornata è tempo di progetto. Questo è quando lavoro su tutto, dalle pubblicazioni accademiche per le presentazioni, white paper, e webcast faccio per CBSi per lo sviluppo di codice per la maggior parte dei progetti scrivo per il fai-da-te. Tendo a lavorare su progetti nel tardo pomeriggio e la tarda serata, con una pausa in prima serata per il tempo della famiglia e il pranzo o la cena.
Strumenti per il mio flusso quotidiano
Ora che avete capito come sono strutturare il mio lavoro di giorno, cerchiamo di discutere di strumenti che uso tutti i giorni nel mio flusso. Tutto inizia con Gmail…
Prima mattina di Gmail
E ‘ stato circa cinque anni dal
Io ho fatto il passaggio da Outlook a Gmail
e devo dirti, la mia produttività è migliorata enormemente, e dopo quasi un decennio di uso, non mi pento di spostare un po’. Avendo esattamente la stessa interfaccia e-mail su tutte le mie macchine, con una stretta integrazione con il mio iPhone, iPad, e Chromebook, ha fatto la differenza.
Ho più di migliaia di ribelli elementi di riempire la mia casella di posta. In realtà, che è una grande parte di ciò che questa produttività del processo.
La mia giornata inizia con la sveglia. Da sotto le coperte, io di solito raggiungono oltre al mio telefono, dolorosamente crack un occhio aperto, toccare l’applicazione Gmail, e una scansione per vedere se c’è qualcosa sul fuoco. Se non c’è niente di urgente, mi ha colpito il tasto snooze. Dopo aver ripetuto questo rituale due o tre volte, mi alzo, faccio il mio mattina indispensabili, e zombie-walk per il caffè.
Una volta che ho il caffè in mano, io navigare
il cucciolo
torre di strategia di difesa per la mattina, cercando di non ottenere le dita dei piedi bit, versare il caffè, o il passaggio su uno dei suoi ben masticato peluche amici. Alla fine riuscii a raggiungere il divano, gira sul mio divano sul lato del monitor, e ancora una volta a controllare la mia posta.
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A questo punto, io tendo a prendere nota di ciò che è nella mia casella di posta, ma ho né processo, né rispondere. Voglio il caffè.
Ho anche fare una rapida occhiata al mio calendario e la mia to-do list per assicurarsi che quello che so sul ponte per il giorno.
Giornaliero necessario-legge con Tasca
Avanti il prossimo, mi ha colpito il mio giorno più-legge. Naturalmente, inizia con ZDNet, quindi di solito Drudge e Techmeme. Faccio un breve titolo di scansione e tutto ciò che sembra la pena di leggere, mi pulsante destro del mouse e salva in Tasca.
Prima ho usato Tasca, ho usato per aprire tutte le interessanti titoli come nuove schede. Il mio browser è stato spesso sopraffatti con schede del browser, a volte fino al punto di cadere. Se ho acceso il computer, ho dovuto cercare di capire cosa schede avevo aperto, e, comunque, in qualche modo coordinare 10-50 le schede aperte. E ‘ stato un disastro.
Ora, mi basta salvare il tutto in Tasca, per la revisione successiva. Io in realtà in due fasi. Io uso ZDNet, Droni e Techmeme come un modo rapido per scoprire che cosa la grande novità del giorno è. Più tardi la mattina, aprire fino Feedly, e affrontare tutti i siti che ho la sensazione di avere il tempo dalla mia lista di feed. Oppure, potrei scavare in una storia che è interessante e di tendenza, e di cercare qualcosa di più contenuto, che io anche salvare in Tasca.
La parte bella di questo è che posso facilmente fare questo mentre beve il caffè. Posso ottenere un tatto per il giorno dai titoli dei giornali, ma non ho bisogno di avere tutte le cellule del mio cervello online abbastanza così presto.
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Da questo punto di vista, io sono da qualche parte tra i 30 e i 60 minuti nella mia giornata, ho avuto una o due tazze di caffè, e ho una bella sensazione di solidità sia per quello che sta succedendo nel mio vari domini come quello che sta succedendo nel resto del mondo. E ‘ un molto buono, molto veloce modo di arrivare fino a velocità, mentre il risveglio.
A seconda dell’importanza e dell’urgenza dei messaggi nella mia casella di posta Gmail, dovrò andare subito nel mio mattina email ciclo o iniziare la mia giornata leggendo. Io preferisco fare la mattina a leggere prima e-mail, così mi occuperò di quella successiva.
La Tasca-leggere-post-archivio ciclo
Ho letto. Un sacco. Ho bisogno di mantenere fino a data da una quantità enorme di informazioni, sia breaking news correlate e profonda tecnico o informazioni di carattere accademico. Come risultato, una buona percentuale del mio mattino è dedicato alla lettura.
Perché io ho già selezionato gli articoli dal mio superiore delle fonti, posso aprire Tasca e iniziare a leggere. Questa mi piace un sacco, perché ora ho tutti i miei contenuti in un unico luogo.
Ciò che è particolarmente bello Tasca è che funziona non solo il mio divano lato browser Web e su Chrome, ma ci sono versioni di Pocket per iOS e Android. Come risultato, sono in grado di leggere articoli ovunque, anche in necessarium o quando sono fuori e circa.
Mentre io di solito do la mia produttività giornaliera del ciclo, l’utilizzo di questi strumenti significa che posso anche prendere un tablet o un Chromebook e fare lo stesso lavoro da un negozio di caffè locale, se l’atmosfera così mi colpisce. Il fatto è, però, piuttosto che afferrare un tablet o un Chromebook, il mio iPhone 6s Plus (che sto ancora a dondolo dopo tre anni) è abbastanza bene immobile dello schermo per mantenere produttivo.
Parte di mio mattina flusso di pubblicazione sul social network. Purtroppo, questo è cambiato. Ha usato essere che ogni volta che ho trovato un articolo interessante in Tasca collezione, ho sfruttato l’icona di Condivisione in Tasca e quindi Buffer selezionato. Buffer poi ha preso l’articolo, pianificato, e l’ha postata su Twitter, Facebook e LinkedIn. Due click e ho usato per essere in grado condiviso qualcosa di interessante.
Ma Facebook si è rotto. Facebook non permette più strumenti come Buffer e Hootsuite per postare personale di Facebook pagine. Ho passato anni a costruire il mio personale Facebook pagina seguente e non si desidera iniziare una pagina aziendale (o orfani tutti i miei follower), in modo che quando Facebook ha rotto auto-pubblicazione, a farsi male. Ora, io a mano post di Twitter e poi farlo di nuovo su Facebook. LinkedIn ottiene un sacco meno attenzione, e, francamente, I post meno frequentemente.
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Un altro aspetto della mia giornata leggendo che è cambiata è che ho più salvare gli articoli per Evernote. Ho usato per salvare off articoli che mi servono per i progetti a cui sto lavorando, o in generale in risorse per la ricerca. Mentre io uso Evernote per prendere appunti e scrivere articoli, non riesco più ad utilizzare Evernote come il mio hub di tutto. Tasca gestisce gli articoli archiviati bene.
Risciacquare, lavare, ripetere.
Io sono relativamente olistico su my morning processo di lettura. Io lo faccio fino a quando mi annoio o di fame, o si sentono come commutazione ingranaggi e di passare alla gestione della mia email e pianificazione.
Per tutto il giorno, torno a Tasca e fare qualche lettura. Questo funziona alla grande, se ho bisogno di una pausa da qualcos’altro, o mi sono bloccato in attesa (come se io l’ho ordinato in un ristorante e sono in attesa di cibo o sto in ufficio di un medico o in attesa di un keynote Apple per iniziare).
Il punto chiave di tutto questo è che da quando ho spostato in Tasca-leggere-post-archivio ciclo per la mia lettura quotidiana, la mia produttività e la flessibilità è salito enormemente. Io sono sempre di più, e la qualità del processo è di gran lunga più piacevole. Io non sono più legati al mio browser desktop, perché tutti questi strumenti di lavoro su tutti i miei dispositivi.
Il collegamento e la programmazione
Supponendo che non c’è niente di fuoco che ho dovuto affrontare prima cosa, a un certo punto durante la mattina, vado a passare dalla lettura alla comunicazione. Io passerò fuori di Tasca e in Gmail e lavorare la mia strada attraverso la mia e-mail.
Gmail fa un grande lavoro di filtraggio dello spam, ma andrò attraverso gli Aggiornamenti e schede Promozioni e eliminare o contrassegnare come spam qualcosa che non è necessario. Questo è di solito un abbastanza veloce pulizia.
A volte, c’è qualcosa nella mia sezione Aggiornamenti che indica che c’è un elemento di azione. Per esempio, se uno dei miei siti Web ha spinto fuori un avviso di protezione, a seconda della gravità dovrò andare a destra a lavoro per sistemare il problema o l’invio di e-mail per Todoist come un elemento da portare a termine.
Questo è dove l’integrazione di Todoist e Gmail è così bello. Tutto quello che devi fare è toccare il Todoist icona, e posso girare il messaggio di posta elettronica in un articolo, completare con un link al messaggio di posta elettronica originale. Una volta ho pianificato come un elemento (sia per il giorno o di una data successiva), posso quindi archiviare il messaggio e la mia casella di posta.
Utilizzare lo stesso processo per il resto della mia e-mail. Se posso rispondere subito a una query da qualcuno mailing me, io lo faccio. Se non (per esempio, se si richiedono ulteriori ricerche o è davvero un elemento di azione travestito come un messaggio di posta elettronica), ti mando in Todoist come un elemento da portare a termine e chiaro fuori della mia casella di posta.
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Io faccio lo stesso con il calendario di elementi correlati. Per esempio, io sono per i Sistemi informativi e di Gestione del Certificato di Consiglio Consultivo presso la UC Berkeley extension, e quando mi arriva un email che c’è una riunione pianificata, posso destro del mouse sulla data di destra nel mezzo di messaggio di posta elettronica e pianificazione per il calendario. Ancora una volta, l’e-mail che è disponibile un collegamento, in modo che io possa rimuovere dalla mia casella di posta e archivio.
In questo modo, mi può passare la mia casella di posta, rispondere, per l’assegnazione di cose da fare, o di calendario. In un tempo molto breve, ho la mia casella di posta cancellati.
Ora, ad essere onesti, ho una leggera email fetish, così mi faccio un’occhiata alla mia casella di posta, una volta o due volte (o 20 o 30 volte al giorno. Ma ora che la mia casella di posta è generalmente pulito e vuoto, che la pratica non hanno molto a cui aggrapparsi, ed è solo uno spreco di un secondo o due.
Infatti, ora che ho le notifiche di posta integrato nel mio telefono, mi sto trovando sto infrangendo di fatto a me stesso l’abitudine, perché a meno che non sento il tono di notifica, non ho alcun importanti messaggi di posta elettronica in arrivo. Effettivamente ho fatto un paio di ore senza controllare la mia casella di posta elettronica, che è qualcosa di più di un record per me.
La gestione quotidiana di insegnamento opportunità
Come si scopre, di supportare gli utenti è un po ‘ come insegnamento a studenti online.
Un paio di anni fa, ho adottato un sacco di plugin WordPress come un side-project, che mi aiuta a tenere la mia codifica abilità taglienti. Uno dei (inaspettato) di effetti collaterali, è che ora ho gli utenti per il supporto. Yep, anche senza plugin richiedono una certa quantità di supporto.
Il modo di gestire questo ho aggiunto un supporto per il sistema di bigliettazione per il mio note del laboratorio di sito web. Io uso un plugin per WordPress chiamato Supporto Impressionante e, per essere onesti, è abbastanza impressionante. Gli utenti di postare le loro domande e mi arriva un email di notifica. Tutti i dettagli per ogni utente situazione è conservato in un thread sul sito, in modo che quando torno alla conversazione giorni o settimane più tardi, posso vedere quello che precedentemente emerso, tutto in un unico luogo.
Devo solo pensare a quegli utenti che piace di più ai miei studenti. Se tutte le domande che vedi nella mia casella di posta, vado in un sistema di bigliettazione e rispondere alle domande. Io non sono l’assegnazione di utenti lettere, ma in caso contrario, il processo è praticamente la stessa.
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A proposito, questo è anche un buon modo per pensare utenti, che inizialmente era un po ‘ infelice aggiunta al mio lavoro quotidiano. Ma il reframe è questo: io sono un educatore e questi sono più persone che hanno bisogno di assistenza mentre si sta imparando a utilizzare questi plugin. Così, piuttosto che pensare a fornire supporto all’utente come un ulteriore carico di lavoro, penso che gli utenti più dei miei studenti e le loro domande, semplicemente, più opportunità di insegnamento. E ‘ anche un ottimo modo per tenersi sempre aggiornati su ciò che le persone stanno facendo là fuori, e mi dà una molto più “sulla strada” di dialogo con gli utenti, che è inestimabile come tech giornalista e leader di pensiero blowhard pontificator.
Ecco un altro piccolo trucco che uso: ho un sacco di richieste di funzionalità (che io chiamo “cool funzionalità di idee”) dal plugin utenti. Prendo quelle richieste dal mio e-mail o direttamente dal forum di supporto post in cui essi hanno origine utilizzando Todoist. Un clic per li assegna un tag con il nome del plugin e un altro con un “bug report” o “cool caratteristica idea” e ora ho un bug del sistema di gestione integrato con il resto del mio lavoro. Molto bello, e molto veloce.
A fare il mio elenco di cose da fare
Da questo punto, sono di solito la maggior parte del modo attraverso la mattina. La mia e-mail è stato elaborato e azioni sono stati spostati al mio elenco di cose da fare e pianificare gli elementi di calendario. Ho fatto una quantità considerevole di lettura, e sono fino a velocità sulle varie questioni, io sono responsabile per la seguente. Ho classificato studenti e di supporto all’utenza (e aggiunto qualche bug o key follow-up elementi per mia to-do list).
Ora, è il momento di affrontare le cose da fare. Come Tasca e Gmail, Todoist viene eseguito sul mio telefono, il mio tablet, Chromebook, e sul mio desktop in una finestra del browser. Esso funziona anche sul mio Apple Watch. Così posso organizzare e gestire la mia attività da qualsiasi luogo.
La prima cosa che faccio è andare in fondo alla lista e spostare elementi. Alcuni elementi non sono più un oggi la priorità, mentre alcuni hanno aumentato la loro priorità. Ho qualche ripetizione di operazioni (come la classificazione studenti per ognuno dei miei sezioni) che pop-up quando hanno bisogno di.
Prima di andare su per il resto della mia giornata, che sta facendo i miei compiti da fare, e lentamente la migrazione in tempo di progetto, vi dirò la mia nuova arma segreta per la gestione dei to-do voci: Nozione. Ho usato per usare Trello per fare questo, ma ha colpito un paio di pareti. Nozione, che è un po ‘nuovo e un po’ strano, ha un mucchio di possibilità.
Nozione risolve una classica lista di to-do problema: Troppi elementi nella to-do list. Noi tutti soffrono di questa pratica, in cui tutto ciò che potrebbe essere fatto, anche un giorno di elementi e “i’ll get a quando posso”, il futuro delle idee di progetto, e tutto il resto, tutto finisce sulla lista di to-do come priorità bassa oggetti che riempiono l’elenco fino all’orlo.
Alcuni giorni sono trascorsi solo che tutti questi elementi che precedentemente prevista per il, diciamo, il 15 del prossimo mese, e il loro spostamento per il mese successivo, ancora una volta.
Ho dato questo problema un sacco di pensiero e capito che ci sono cose che devi fare, che sono attuabili nel breve periodo, e gli elementi che ha solo bisogno di essere su una lista da qualche parte, che non hanno specifiche priorità.
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Nozione è una combinazione di lavagna, elenco manager, project manager, app engine, e il database. In realtà è abbastanza strano e meraviglioso. Ci vuole un po ‘ per ottenere le braccia intorno tutto si può fare, ma una volta fatto, è incredibilmente utile. Purtroppo, ha un nome sciocco, relativamente poco entusiasmante icona e marketing del sito, quindi mi preoccupo per la sua sopravvivenza. Detto questo, vi sono alcuni gravi finanziamento, così sto sperando per il meglio.
È possibile creare schede di determinate categorie, e all’interno di tali schede, si possono fare delle liste. Ogni elemento della lista è una scheda su una scheda, e si possono scrivere note e interagire con gli altri membri della squadra sul retro di ogni carta. Sembra complesso, ma è incredibilmente intuitivo.
Nozione è disponibile anche su Android e iOS, così come le piattaforme Web, così, ancora una volta, posso lavorare sul mio lavoro da qualsiasi luogo.
Ho impostato un mazzo di Nozione di pagine e di tutti gli elementi che “dovrebbe essere sulla lista”, ma non sono utilizzabili in questa settimana o la prossima andare su un Concetto. Ho regolarmente scavare in quelle pagine, in particolare quando sto lavorando su un progetto corrispondente, e tirare elementi dalla pagina e assegnare loro di Todoist-ma solo se ho intenzione di lavorare su di loro, questa settimana.
Che, per inciso, è l’intera chiave per mantenere la vostra lista di to-do sotto controllo. Se si vuole davvero fare un elemento all’interno di un periodo di tempo ragionevolmente breve di tempo, metterlo sulla vostra lista di to-do. Se si prevede di farlo un giorno, non è un elenco di voce, non un pratico elemento, e si dovrebbe scrivere su un’altra lista da qualche parte. Io uso Trello.
Ho anche impostato Nozione di pagine per ogni stampante 3D, e per la gestione e il monitoraggio delle mie recensioni e i progetti video. È grande come un catch-all per un sacco di dettagli, ma a differenza dei precedenti catch-alls come Evernote, la Nozione permette di assegnare un po ‘ di struttura e il layout per la roba che si sta lavorando.
Ripensare il vostro flusso di
Ogni pochi anni, ho ripensare la mia produttività di flusso, di solito quando mi trovo sempre troppo dietro, o di ottenere che baaaad sensazione che mi sto lasciando le cose scivolare attraverso le fessure. Questa ultima ottimizzazione, in cui ho aggiunto Nozione, ha lavorato per un paio di mesi, e finora è il più efficace flusso ho usato. La maggior parte degli elementi, in particolare io uso Gmail e Tasca, sono stati processi produttivi per anni.
Questo workflow è stato anche abbastanza flessibile per adattarsi alle mie esigenze in evoluzione. L’utente sostenere parte della mia giornata è stata di nuovo e sono stato in grado di aggiungere che nel mio flusso di lavoro quotidiano, senza bisogno di ulteriori strumenti o interrompere il mio flusso di lavoro. La prova di come a prova di proiettile è, però, deriva dal 2017 Uragano Irma. Quando abbiamo evacuato in Florida, ho passato mesi e mesi con nulla, ma secondario del computer portatile e il telefono, e questo processo di farmi rimanere fino a velocità, anche con tutti i miei possedimenti e ingranaggio sull’altro lato del continente.
Come ho accennato in precedenza, il flusso sarà diverso, ma io consiglio vivamente di pensare al vostro lavoro, i processi e ottimizzare le vostre attività quotidiane. Troverete che è molto più efficace e anche che i tuoi giorni sono più piacevoli.
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Che bello, un bel win-win, non è vero?
P. S. Sorprendentemente, non c’è nessun software Microsoft nei miei strumenti di uso quotidiano, ancora. Usato per essere, ho vissuto in Outlook. Io uso ancora PowerPoint pesantemente per le presentazioni, ma la mia produttività giornaliera è ora completamente non-Microsoft. Non era una decisione di carattere politico o economico. Sono un po ‘ come Microsoft. Ho appena cercato e trovato i migliori strumenti per fare il mio lavoro. Se fossi in Microsoft, mi piacerebbe pensare a lungo e duramente su questo.
È possibile seguire il mio giorno per giorno gli aggiornamenti del progetto sui social media. Essere sicuri di follow me on Twitter @DavidGewirtz, su Facebook a Facebook.com/DavidGewirtz su Instagram a Instagram.com/DavidGewirtz e su YouTube YouTube.com/DavidGewirtzTV.
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