Noll
Denna artikel var ursprungligen publicerad i oktober 2014. Det har uppdaterats varje år eller så sedan dess för att återspegla nya verktyg och arbetsflöden.
Kom ihåg den gamla produktivitet och office suites vi alla vana att använda? Jag vet inte om dig, men min mix av verktyg för produktivitet har verkligen förändrats under åren. Vad jag använder idag är väldigt annorlunda från min produktivitet “suite” från tidigare år.
Också: Office 365 vs G Suite: Som productivity suite är bäst
Innan jag tar dig genom både verktyg och min “process”, låt mig påpeka att det här är olika för alla. Mitt arbete dessa dagar består mycket mer av att utbilda och kommunicera, och långt mindre tid att leva i kalkylblad än tillbaka på den tiden när jag sprang startups.
Idag, jag samordnar med lag, snarare än att förvalta dem. Jag har studenterna snarare än anställda. Jag forskningsprojekt snarare än att lansera produkter. Min dagliga produktiviteten flöda speglar förändringar i karriär som jag har utvecklats från att grundaren till rådgivare, manager till professor och ansvarig utgivare att krönikör.
Jag använder ett mycket stort antal verktyg för mitt projekt, och de ändras ofta från projekt till projekt. Men vad ska jag diskutera här är de verktyg jag använder på daglig basis för att hantera mitt “flow”.
Vad menar jag med mitt flöde?
Jag delar in mitt arbete dag i två stora bitar av tid: Kommunikation och kunskap att samla tid, och projekt. Dagen har vart ganska mycket samma kommunikation och kunskap för att samla aktiviteter som följer ett relativt enhetligt mönster som har visat sig vara mycket givande för mig. Detta är den dagliga produktiviteten aktiviteter jag har pratat om.
I mitt fall, morgon till eftermiddagen är att den dagliga produktiviteten tid. Det är när jag kontakt med och följa upp med alla mina väljare, studenter, redaktörer, producenter, etc., när jag gör min dagliga läsning för att hålla upp med både nyheter och ny teknik, och när jag hantera mitt schema, schema mina uppgifter, ringa samtal och skriva och svara på e-post.
Också: Kan en smart office göra ditt team mer produktiva?
Att hela processen är mitt flöde. Under mina många olika iterationer, jag har lyckats att optimera denna process så jag kan få oerhört mycket gjort på en relativt kort tid.
Jag inte längre har tusentals oregerliga poster att fylla min inbox.
Den andra halvan av min dag är projektets gång. Här är när jag jobbar på allt från akademiska uppsatser till presentationer, white papers, och webbsändningar jag göra för CBSi att utveckla koden för att de flesta av de projekt som jag skriver om för DIY-DET. Jag tenderar att arbeta med projekt i den sena eftermiddagen och sent på kvällen, med en paus i början av kvällen för tid för familjen och lunch eller middag.
Verktyg för mitt dagliga flöde
Nu när du förstår hur jag strukturerar mitt arbete dag, låt oss diskutera de verktyg jag använder i mitt dagliga flöde. Det hela börjar med Gmail…
Första morgonen Gmail
Det har varit ungefär fem år sedan
Jag gjorde övergången från Outlook till Gmail
och jag måste berätta för dig, min produktivitet har förbättrats enormt, och efter nästan ett halvt decennium av användning, jag ångrar inte flytta en bit. Har exakt samma e-gränssnittet på alla mina maskiner, med tät integration i min iPhone, iPad, och Chromebook har gjort hela skillnaden.
Jag inte längre har tusentals oregerliga poster att fylla min inbox. I själva verket, det är en stor del av vad denna produktivitet processen handlar om.
Min dag börjar med att mitt alarm går av. Från under täcket, brukar jag nå över till min telefon, smärtsamt spricka med ena ögat öppet, knacka på Gmail-appen och skanna för att se om det finns något i brand. Om det är något brådskande, jag trycker på snooze-knappen. Efter att upprepa denna ritual två eller tre gånger, jag går upp, gör min morgon säd, och zombie-walk till kaffebryggaren.
När jag har kaffe i handen, jag navigera
den valp
tower defense strategi för morgonen, försöker att inte få mina tår bit, spill mitt kaffe, eller steg på en av hans väl tuggade uppstoppade djur vänner. Så småningom kommer jag upp i soffan, knäppa på min soffa-sidan skärmen, och än en gång kolla min mail.
Också: Bärbara datorer, hybrider, smartphones och surfplattor: att välja rätt mix
Vid denna punkt, jag tenderar att ta del av vad som finns i min inkorg, men jag varken process, inte heller svara på det. Jag vill låta det eller ta ned.
Jag vill också ta en snabb titt på min kalender och min att-göra-lista för att se till att jag vet vad som är på däck för dagen.
Dagligen måste-läser med Ficka
Nästa upp, jag slog mitt dagliga mest läser. Naturligtvis, det börjar med ZDNet, då brukar Drudge och Techmeme. Jag gör en snabb rubriken skanna och något som verkar vara värt att läsa, jag höger-klicka och spara till Pocket.
Innan jag använde Ficka, jag som används för att öppna alla intressanta rubriker som nya flikar. Min webbläsare var ofta överväldigad med flikar i webbläsaren, ibland så till den grad att krascha. Om jag bytte datorer, jag var tvungen att försöka lista ut vilka flikar som jag hade öppet, och annars på något sätt samordna 10-50 öppna flikar. Det var en enda röra.
Nu ska jag bara spara allt i Fickan, för senare granskning. Jag gör faktiskt det i två faser. Jag använder ZDNet, Drudge, och Techmeme som ett snabbt sätt att ta reda på vad den stora nyheten för dagen är. Senare på morgonen, jag ska öppna upp Feedly, och ta itu med så många platser som jag känner att jag har tid för, från min stora lista över flöden. Eller, jag kan gräva i en story som är intressant och trender, och leta efter mer innehåll, som jag kommer också att spara i Fickan.
Det fina med detta är att jag enkelt kan göra detta när man dricker kaffe. Jag kan få en känsla för dag från och med de rubriker, men jag behöver inte ha alla mina hjärnceller online ganska så tidigt.
Dessutom: Hur webbplatsen filtrering påverkar arbetsplatsen produktivitet
Vid denna punkt, jag är någonstans mellan 30 och 60 minuter i min dag, jag har haft en eller två koppar kaffe, och jag har en ganska gedigen känsla för både vad som händer i mitt eget olika domäner samt vad som händer i resten av världen. Det är en väldigt bra och snabbt sätt att komma igång medan vakna upp.
Beroende på hur viktigt och brådskande meddelanden i min inkorg i Gmail, ska jag antingen gå direkt in på min morgon e-post cykel eller börja min morgon med att läsa. Jag föredrar att göra morgonen läsa innan e-post, så jag kommer att diskutera det nästa.
Pocket-läsa-post-arkiv cykel
Jag läser. En hel del. Jag behöver för att hålla dig uppdaterad på en enorm mängd av information, både nyheter relaterade och djupa tekniska eller akademiska information. Som ett resultat, ett bra utbud av min morgon åt läsning.
Eftersom jag redan har valt artiklar från mina källor, jag kan öppna upp Fickan och börja läsa. Jag gillar detta mycket, eftersom jag nu har alla mina innehåll på en plats.
Vad är särskilt trevligt om Fickan är att det körs på, inte bara min soffa-side-webbläsaren och Chrome, men det finns versioner av Ficka för iOS och Android. Som ett resultat, kan jag läsa artiklarna var som helst-även i necessarium eller när jag är ute och omkring.
Samtidigt som jag brukar göra min dagliga produktiviteten cykel, med hjälp av dessa verktyg innebär att jag kan också ta en tablett eller en Chromebook och göra samma arbete från ett lokalt kafé, om stämningen så slår det mig. Faktum är dock, snarare än att ta tag antingen en tablett eller en Chromebook, min iPhone 6s Plus (som jag fortfarande skakar efter tre år) har tillräckligt med skärmyta för att hålla mig produktiv alla på egen hand.
En del av min morgon flöde är ett inlägg i sociala nätverk. Tyvärr har detta ändrats. Det brukade vara så att när jag hittade en artikel som var intressant i min Ficka samling, jag klappade på Dela-ikonen i Fickan och sedan valt Buffert. Buffert sedan tog artikel, planerat det, och det som skickas till Twitter, Facebook, och LinkedIn. Två klick och jag som används för att kunna delade något intressant.
Men Facebook bröt. Facebook går inte längre tillåter verktyg som Buffert och Hootsuite för att lägga till personliga Facebook-sidor. Jag har spenderat år att bygga upp min personliga Facebook sida efter och inte vill starta ett företags sida (eller överge alla mina followers), så när Facebook bröt auto-inlägg, det gjorde ont. Nu, jag hand inlägg på Twitter och sedan göra det igen på Facebook. LinkedIn får mycket mindre uppmärksamhet, och, ärligt talat, att jag lägger mindre ofta.
Också: Top iOS-appar för produktivitet: Få mer gjort med din iPhone
En annan aspekt av min morgon behandlingen som har förändrats är att jag inte längre spara artiklar till Evernote. Jag brukade spara mindre artiklar som skulle tjäna mig för antingen projekt som jag arbetar på eller allmän forskning resurser. Samtidigt som jag använder Evernote för att föra anteckningar och skriva artiklar, att jag inte längre använder Evernote som mitt navet i allt. Ficka hanterar arkiverade artiklar bara bra.
Skölj, tvätta, upprepa.
Jag är relativt holistisk om min morgon behandlingen. Jag gör det tills jag är uttråkad eller hungrig, eller känner för att byta växlar och går vidare till att hantera min e-post och schemalägga.
Hela dagen, jag ska komma tillbaka till Pocket och har en del att läsa. Detta fungerar bra om jag behöver en paus från något annat, eller att jag är fast väntar (som om jag har beställt på en restaurang och jag väntar på mat eller att jag är på en läkarmottagning eller väntar på en Apple keynote för att börja).
Det viktigaste av allt detta är att ända sedan jag flyttade till denna Pocket-läsa-post-arkiv cykel för min dagliga läsning, min produktivitet och flexibilitet har gått upp enormt. Jag får mer gjort och kvalitet i processen är långt mer angenäm. Jag är inte längre bunden till min desktop-webbläsare, eftersom alla dessa verktyg fungerar på alla mina enheter.
Ansluta och schemaläggning
Om man antar att det finns ingenting på elden för att jag har haft att hantera första, någon gång under morgonen, jag ska byta från att läsa till att kommunicera. Jag ska byta ut ur Fickan och in på Gmail och arbeta mig genom min e-post.
Gmail gör ett bra jobb för att att filtrera bort spam, men jag ska gå igenom Uppdateringar och Kampanjer flikarna och ta bort eller markera som spam något som inte är nödvändigt. Detta är oftast en ganska snabb sanering.
Ibland, det är något i mina Uppdateringar avsnitt som visar att det finns en åtgärd för objektet. Till exempel, om en av mina webbplatser har drivit ut en säkerhetsvarning, beroende på svårighetsgraden ska jag antingen gå rätt till arbete åtgärda problemet eller skicka e-post till Todoist som en att-göra-punkt.
Det är där integrationen av Todoist och Gmail är så fin. Allt jag behöver göra är att peka på Todoist ikon, och jag kan stänga av e-postmeddelandet till en att-göra-punkt, komplett med en länk tillbaka till den ursprungliga e-postmeddelandet. När jag har planerat in det som en att-göra-punkt (antingen för att en dag eller ett senare datum), då kan jag arkivera meddelandet och den är slut i min inkorg.
Jag använder samma process för resten av min e-post. Om jag kan svara direkt på en fråga från någon som e på mig, jag vet. Om inte (till exempel, om det kommer att kräva ytterligare forskning, eller är det verkligen en uppgift förklädd till ett e-postmeddelande), jag ska skicka den till Todoist som en att-göra-punkt och rensa ut i min inkorg.
Också: Top nyttoprogram för Android och iOS
Jag gör samma sak med kalender-relaterade artiklar. Till exempel, jag är på informationssystem och Management Certificate Advisory Board vid UC Berkeley extension, och när jag får ett mail om att det är ett schemalagt möte, jag kan höger-klicka på det datum som är rätt i mitten av e-postmeddelandet och schemalägga det så att kalendern. Återigen, det ursprungliga e-postmeddelandet finns en länk, så jag kan ta bort det från min inkorg och ett arkiv.
På detta sätt, jag kan driva igenom min inkorg, svara, tilldela till att göra-poster, eller till kalendern. Inom en mycket kort tid, jag har rensat min inkorg.
Nu, att vara rättvis, jag har en liten e-fetisch, så jag kollar tillbaka i min inkorg, en eller två gånger (eller 20 eller 30 gånger om dagen. Men nu är att min inkorg är i allmänhet rena och tomma, att praxis inte har mycket att ta på, och det är bara ett slöseri av en sekund eller två.
I själva verket, nu när jag har e-postmeddelanden integrerade i min telefon, jag hitta jag är faktiskt att bryta mig själv av gammal vana, eftersom om jag inte hör anmälan ton, att jag inte har alla viktiga e-postmeddelanden som kommer in. Jag har faktiskt gått ett par timmar utan att kontrollera min e-post inkorg, vilket är något av ett rekord för mig.
Hantera min dagliga undervisning möjligheter
Som det visar sig, att stödja användare är en hel del som undervisar online-studenter.
För några år sedan antog jag ett gäng WordPress plugins som ett sida-projekt som hjälper mig att hålla mina programmeringskunskaper skarp. En (oväntad) biverkningar av är att jag nu har användare att stödja. Japp, till och med gratis plugins som kräver en viss mängd av stöd tid.
Det sätt jag hantera detta är att jag har lagt till stöd biljettsystem till min lab notes hemsida. Jag använda en WordPress plugin som heter Awesome Stöd och för att vara ärlig, det är ganska häftigt. Användarna ställa sina frågor och jag får ett e-postmeddelande. Alla detaljer för varje användare situation som hålls i en tråd på plats, så när jag går tillbaka till samtalet dagar eller veckor senare, kan jag se vad som tidigare framkommit, allt på ett ställe.
Jag tycker bara de användare som flera av mina elever. Om några frågor dyker upp i min inkorg, jag går in biljettsystem och svara på frågor. Jag är inte tilldela användare brev grader, men annars är det ganska mycket samma.
Också: 5 produktivitet apps för att göra arbetet mindre överväldigande TechRepublic
Förresten, detta är också ett bra sätt att tänka om användare, som jag i början var lite missnöjd med att lägga till min dagliga arbetet. Men omvärdera är detta: jag är en pedagog och dessa är fler människor i behov av stöd medan de är att lära sig att använda dessa plugins. Så, snarare än att tänka på att ge användaren stöd som en extra arbetsbörda, jag tänker på den användare som flera av mina elever och deras frågor som helt enkelt mer undervisning möjligheter. Det är också ett bra sätt att hänga med på vad folk gör ute, och ger mig en mycket mer “på gatan” för en dialog med användarna, vilket är ovärderligt som en teknisk journalist och tänkte ledare blowhard pontificator.
Här är ett annat litet trick som jag använder: jag får en hel del önskemål (som jag kallar för “cool funktion idéer”) från plugin-användare. Jag ta tag i de förfrågningar antingen från min e-post eller direkt från support forum inlägg där de har sitt ursprung med Todoist. Ett snabbt klick tilldelar dem ett tag med plugin namn och en annan med antingen “felrapport” eller “cool funktion idé” och nu har jag en bugg management system som är integrerade med resten av mitt arbete. Mycket cool, och mycket snabbt.
Att-göra min att-göra-lista
Vid denna punkt, jag brukar mest av vägen genom morgonen. Min e-post har behandlats och åtgärder har flyttats till min att-göra-lista och schema objekt till min kalender. Jag har gjort en betydande mängd av att läsa, och jag upp till hastigheten på de olika frågor som jag ansvarar för följande. Jag har graderade elever och stöds användare (och lagt till några buggar eller viktiga punkter på min att-göra-lista).
Nu är det dags att ta itu med det att göra-poster. Som Pocket och Gmail, Todoist går på min telefon, mina tabletter Chromebook, och på mitt skrivbord i ett webbläsarfönster. Det körs även på min Apple-Klocka. Så jag kan organisera och hantera min att-göra-poster från var som helst.
Det allra första jag gör är att gå nedåt i listan och flytta runt objekt. Vissa objekt är inte längre en idag prioritet, medan vissa har ökat i prioritet. Jag har en del att upprepa arbetsuppgifter (som studenter gradering för vart och ett av mina avsnitt) som dyker upp när de behöver.
Innan jag går vidare till resten av min dag, som gör min att-göra-uppgifter och sakta flyttar till projektets gång ska jag berätta om mitt nya hemliga vapen för att hantera att göra-poster: Begreppet. Jag brukade använda Trello för att göra detta, men träffar ett par väggar. Begreppet, som är lite nytt och lite konstigt, har en hel hög av möjligheter.
Begreppet löser en klassiker att-göra-lista problem: För många saker på att-göra-listor. Att vi alla lider av denna praxis, där allt som kan göras, även en dag poster och “jag ska få till det när jag kan” – poster, framtida projekt, idéer, och alla vila hela vinden upp på att-göra-lista som låg prioritet poster som fyller listan till brädden.
Vissa dagar är förbrukade bara ta alla de poster som tidigare var planerat för, säg, 15: e i nästa månad, och flytta dem till nästa månad igen.
Jag gav detta problem har en hel del tankar och insåg att det är saker jag behöver göra, som är genomförbara på kort sikt, och saker som bara måste finnas med på en lista någonstans, som inte har någon särskild prioritet.
Också: distansarbete 101: – Professionell guide
Begreppet är en kombination whiteboard, lista manager, projektledare, app engine, och databasen. Det är faktiskt ganska udda och helt underbar. Det tar ett tag att få dina armar runt allt det kan göra, men när du gör det otroligt bra. Tyvärr, det fick ett fånigt namn, en relativt oinspirerande ikonen och marknadsföring webbplats, så jag bekymra sig om sin överlevnadsförmåga. Som sagt, det har några allvarliga finansiering bakom det, så jag hoppas på det bästa.
Du kan skapa styrelser för vissa kategorier, och inom dessa styrelser, kan du göra listor. Varje objekt är ett kort på ett bräde, och du kan skriva anteckningar och interagera med andra medlemmar av ett team på baksidan av varje kort. Det låter komplicerat, men det är otroligt intuitivt.
Tanken är också tillgänglig för Android och iOS samt Webb-plattformar, så än en gång, jag kan jobba på mitt arbete från var som helst.
Jag har satt upp ett gäng av Begreppet sidor och alla poster som “bör finnas med på listan” men är inte väckas denna vecka eller nästa för att gå på en Föreställning. Jag brukar gräva i dessa sidor, särskilt när jag jobbar på ett motsvarande projekt, och dra objekt från den sidan och tilldela dem till Todoist-men bara om jag har för avsikt att arbeta med dem direkt, att vecka.
Som förresten är hela nyckeln till att hålla din att-göra-lista under kontroll. Om du faktiskt har för avsikt att göra en post inom en rimlig tid, lägga den på din att-göra-lista. Om du räknar med att göra det en dag, det är inte en att-göra-lista, inte något objekt, och du skall skriva dem på en annan lista någonstans. Jag använder Trello för det.
Jag har också satt upp Begreppet sidor för varje 3D-skrivare, och för hantering och spårning mina recensioner och video projekt. Det är stor som en catch-all) för massor av detaljer, men till skillnad från tidigare catch-overaller som Evernote, Tanken gör att du kan tilldela en viss struktur och layout till saker som du arbetar med.
Omvärdera ditt flöde
Alla åren jag att tänka på min produktivitet flöde, oftast när jag hittar mig själv blir för långt bakom, eller få som baaaad känsla av att jag låter saker slinker igenom. Denna senaste optimering, där jag lagt till Begreppet, har jobbat i några månader nu, och så långt det är det mest effektiva flödet som jag har använt. De flesta av de element, i synnerhet hur jag använder Gmail och Pocket, har varit produktiva processer för år.
Detta arbetsflöde också varit flexibel nog att anpassa sig till min förändrade krav. Användaren stöd delen av min dag var ny och jag kunde lägga in det i mitt dagliga arbetsflöde utan att behöva extra verktyg eller avbryta mitt arbetsflöde. Ett bevis på hur bulletproof det är, men kommer från och med 2017 Orkanen Irma. När vi evakuerade Florida, jag har spenderat månader med inget annat än en sekundär bärbar dator och min telefon, och denna process låt mig stanna upp farten, även med alla mina ägodelar och redskap på den andra sidan av kontinenten.
Som jag nämnde tidigare, ditt flöde kommer att vara annorlunda, men jag rekommenderar starkt att du tycker om ditt arbete processer och optimera dina dagliga aktiviteter. Du hittar du mer effektivt och dessutom att dina dagar är mer behaglig.
Också: Bästa gåvor: Topp tech-prylar och verktyg för att avlägsna arbetstagaren
Det är ganska mycket en bra win-win, är det inte?
P. S. Förvånansvärt nog, det är ingen Microsoft-programvara i mitt dagliga verktyg, fortfarande. Brukade vara, jag bodde i Outlook. Jag använder fortfarande PowerPoint tungt för presentationer, men min produktivitet är nu helt icke-Microsoft. Det var inte ett politiskt beslut eller uttalande. Jag gillar inte Microsoft. Jag bara sökt och hittat de bästa verktygen för att göra mitt jobb. Om jag var i Microsoft, skulle jag tänka länge och hårt om det.
Du kan följa min dag-till-dag-projektet uppdateringar på sociala medier. Se till att följa mig på Twitter på @DavidGewirtz, på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz på Instagram på Instagram.com/DavidGewirtz och på YouTube på YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Relaterade artiklar:
4 skäl till varför du ska hyra avlägsna arbetstagare TechRepublic
Hur DET kan hjälpa till att avlägsna arbetstagare vara mer produktiva TechRepublic
3 Mac apps för att komma och hålla ordning på CNET
10 Mac apps-alla bör använda CNET
iPhone snabba tips: för att Snabbt hitta appar som vill ha din uppmärksamhet
Den bästa VPN-tjänster: Våra 10 favorit leverantörer
Relaterade Ämnen:
Apple
Digital Omvandling
Datacenter
CXO
Innovation
Förvaring
0