Nul
Denne artikel blev oprindeligt udgivet i oktober 2014. Det har været opdateret hvert år eller så siden da for at afspejle nye værktøjer og arbejdsgange.
Husk den gamle produktivitet og office-pakker, vi alle er vant til at bruge? Jeg ved ikke om dig, men min blanding af produktivitetsværktøjer har helt sikkert ændret sig over årene. Hvad bruger jeg i dag er meget forskellig fra min daglige produktivitet “suite” på de forløbne år.
Også: Office 365 vs G Suite: Der productivity suite er bedst
Før jeg tager dig gennem både værktøjer og min “processen,” lad mig påpege, at denne ting er forskellig for alle. Mit arbejde i disse dage består langt mere for at informere og kommunikere, og der er langt mindre tid at leve i regneark end tilbage i de dage, hvor jeg løb nystartede.
I dag koordinerer jeg med hold, snarere end at styre dem. Jeg har elever snarere end medarbejdere. Jeg forskning, projekter i stedet for at lancere produkter. Min daglige produktivitet flow afspejler ændringer i den karriere, som jeg har udviklet sig fra at være stifter til rådgiver, leder til professor, og udgiver til en klummeskribent.
Jeg bruger en enorm række af værktøjer til mine projekter, og de ofte ændre sig fra projekt til projekt. Men det, jeg vil diskutere her er de værktøjer, jeg bruger på daglig basis, til at styre mit “flow”.
Hvad mener jeg med min flow?
Jeg deler mit arbejde dagen i to bidder af tid: Kommunikation og viden indsamling tid, og projektet tid. Hver dag er stort set den samme, kommunikation og indsamling af viden aktiviteter, der følger et relativt ensartet mønster, som har vist sig at være yderst produktiv for mig. Disse er de daglige produktivitet aktiviteter, jeg har været tale om.
I mit tilfælde, morgen til midt på eftermiddagen er, at den daglige produktivitet gang. Det er, når jeg har kontakt med og følge op med alle mine vælgere, studerende, redaktører, producenter, mv., når jeg gør min daglige læsning til at holde op med både nyheder og ny teknologi, og når jeg forvalter min kalender, planlægge mine opgaver, foretage opkald og skrive og svare på e-mail.
Også: Kan en smart office gøre dit team mere produktive?
At hele processen er min flow. Over mine mange forskellige iterationer, jeg har formået at optimere denne proces, så jeg er i stand til at få en enorm mængde gøres på relativt kort tid.
Jeg ikke længere har tusindvis af uregerlige elementer fylde min indbakke.
Den anden halvdel af min dag er projektet i gang. Dette er, når jeg arbejder på alt fra videnskabelige artikler, til præsentationer, white papers, og webcasts jeg gøre for CBSi til at udvikle kode til de fleste af de projekter, jeg skriver om for DIY-DET. Jeg har en tendens til at arbejde på projekter i den sene eftermiddag og sen aften, med en pause i de tidlige aften for tid til familien og frokost eller middag.
Værktøjer til mit daglige flow
Nu, at du forstår, hvordan jeg strukturere mit arbejde dagen, lad os diskutere de værktøjer, jeg bruger i mit daglige flow. Det hele starter med Gmail…
Første morgen Gmail
Det har været omkring fem år siden
Jeg har gjort skifte fra Outlook til Gmail
og jeg er nødt til at fortælle dig, at min produktivitet er blevet forbedret voldsomt, og efter næsten et halvt årti i brug, jeg fortryder ikke farten en smule. Har nøjagtig samme e-mail interface på alle mine maskiner, med tæt integration til min iPhone, iPad, og Chromebook, har gjort hele forskellen.
Jeg ikke længere har tusindvis af uregerlige elementer fylde min indbakke. I virkeligheden, det er en stor del af, hvad denne daglige produktivitet proces handler om.
Min dag starter med min alarm gik af. Fra under dynen, jeg plejer at nå over til min telefon, smerteligt knæk det ene øje åbent, og tryk på Gmail-programmet, og scan for at se om der er noget i brand. Hvis der er noget presserende, jeg ramte snooze-knap. Efter at du har gentaget dette ritual to eller tre gange, får jeg op, gøre min morgen nødvendigheder, og zombie-gang til-og kaffefaciliteter.
Når jeg har kaffe i hånden, jeg navigere
hvalpen er
tower defense strategi til morgen, forsøger ikke at få mine tæer lidt, spilde min kaffe, eller træde på en af sine godt tygget udstoppede dyr venner. I sidste ende, kan jeg nå sofaen, flip på min sofa-side overvåge, igen og igen og tjekke min mail.
Også: Laptops, hybrider, smartphones og tablets: Picking den rigtige blanding
På dette punkt, jeg har tendens til at tage til efterretning, hvad der er i min indbakke, men jeg hverken behandle det, heller ikke reagere på det. Jeg ønsker at lade og tage fat.
Jeg tager også et hurtigt kig på min kalender og min to-do liste til at gøre sikker på, at jeg ved, hvad der er på dæk for dagen.
Dagligt skal-læser med Lomme
Næste op, ramte jeg mit daglige mest-læser. Af kursus, dette starter med ZDNet, så normalt slid og slæb og Techmeme. Jeg gør en hurtig overskrift scanning og alt, hvad der synes værd at læse, jeg højre-klik og gem på Lommen.
Før jeg brugte Lomme, jeg brugte til at åbne alle de interessante overskrifter som nye faner. Min browser var ofte overvældet med faner i browser, nogle gange til det punkt, at crashe. Hvis jeg skiftede computere, jeg var nødt til at prøve at finde ud af, hvad faner jeg havde åbne, og ellers på en eller anden måde koordinere 10-50 åbne faner. Det var en rod.
Nu, jeg bare gemme alt i Lommen, for senere revision. Jeg kan faktisk gøre dette i to faser. Jeg bruger ZDNet, slid og slæb, og Techmeme som en hurtig måde at finde ud af, hvad den store nyhed af dagen. Senere i morgen, vil jeg åbne op Feedly, og løse så mange steder som jeg føler, at jeg har tid til, fra min store liste af feeds. Eller, jeg kunne grave ind i en historie, der er interessant og tendenser, og se efter mere indhold, hvilket jeg vil også gemme i Lommen.
Den nice del om det er, kan jeg nemt gøre dette, mens du drikker kaffe. Jeg kan få en fornemmelse for dagen fra de overskrifter, men jeg behøver ikke at have alle mine hjerneceller online helt så tidligt.
Også: Hvordan hjemmesiden filtrering påvirker arbejdspladsen produktivitet
Ved dette punkt, jeg er et sted mellem 30 og 60 minutter ind i min dag, jeg har haft en eller to kopper kaffe, og jeg har en ret solid fornemmelse for både, hvad der foregår i mine egne forskellige domæner samt, hvad der foregår i resten af verden. Det er en meget god, meget hurtig måde at komme op i fart samtidig med at vågne op.
Afhængigt af vigtigheden og nødvendigheden af beskeder i min indbakke i Gmail, vil jeg enten gå direkte ind på min morgen e-mail-cyklus eller starte min morgen med at læse. Jeg foretrækker at gøre morgen læsning før e-mail, så jeg vil diskutere det på næste.
Lommen-læse-skrive-cyklus arkiv
Jeg læser. En masse. Jeg er nødt til at holde op til dato, en enorm mængde af information, både breaking news relaterede og dybe tekniske eller faglige oplysninger. Som et resultat, en god procentdel af min morgen er brugt på at læse.
Fordi jeg har allerede udvalgte artikler fra min top kilder, jeg kan åbne op ad Lommen og begynde at læse. Jeg kan lide det en masse, fordi jeg nu har alt mit indhold på ét sted.
Hvad er særligt godt om Pocket er, at det kører på, ikke kun min sofa-side Web-browseren og Chrome, men der er versioner af Lommen for iOS og Android. Som et resultat, jeg kan læse artikler hvor som helst-selv i necessarium eller når jeg er ude og omkring.
Mens jeg plejer min daglige produktivitet cyklus, ved hjælp af disse værktøjer betyder, at jeg også kan få fat i en tablet eller en Chromebook og gøre det samme arbejde fra en lokal kaffebar, hvis stemningen, så slår det mig. Faktum er dog, snarere end at snuppe enten en tablet eller en Chromebook, min iPhone 6s Plus (som jeg stadig rockende efter tre år) har nok skærmplads til at holde mig produktive alle på sin egen.
En del af min morgen flow er udstationering til sociale netværk. Desværre, det har ændret sig. Det plejede at være der, når jeg har fundet en artikel, der var interessant i min Lomme samling, jeg bankede på ikonet Del i Lommen og så valgte Buffer. Buffer derefter tog den artikel, der er planlagt det, og sendt det til Twitter, Facebook og LinkedIn. To klik, og jeg plejede at være i stand delt noget interessant.
Men Facebook brød. Facebook ikke længere giver værktøjer som Buffer og Hootsuite til at skrive til personlige Facebook-sider. Jeg har brugt år på at opbygge min personlige Facebook side, der følger efter, og ikke ønsker at starte en corporate side (eller forældreløse alle mine tilhængere), så når Facebook brød auto-udstationering, det gør ondt. Nu, jeg hånd post til Twitter og derefter gøre det igen på Facebook. LinkedIn får en masse mindre opmærksomhed, og, helt ærligt, jeg vil skrive så ofte.
Også: Top iOS apps for produktivitet: Få mere fra hånden med din iPhone
Et andet aspekt af min morgen læsning, der har ændret sig, er jeg ikke længere gemme artikler til Evernote. Jeg plejede at gemme off artikler, der ville tjene mig for enten projekter, jeg arbejder på eller almindelige ressourcer til forskning. Samtidig bruger jeg Evernote til at holde noter og skrive artikler, har jeg ikke længere kan bruge Evernote som min centrum for alt. Pocket håndterer arkiverede artikler fint.
Skyl, vask, gentag.
Jeg er forholdsvis holistisk om min morgen læseprocessen. Jeg gør det indtil jeg keder mig, eller er sulten, eller lyst til at skifte gear og går videre til at styre min e-mail og tidsplan.
Hele dagen vil jeg komme tilbage til Lommen og gøre nogle læsning. Dette virker fantastisk, hvis jeg har brug for en pause fra noget andet, eller jeg sidder og venter (ligesom hvis jeg har bestilt på en restaurant, og jeg venter på mad eller jeg er i en læge kontor eller venter på en Apple keynote til at begynde).
Det centrale punkt er, at alt dette er, at lige siden jeg flyttede til denne Lomme-læse-skrive-arkiv cyklus for min daglige læsning, min produktivitet og fleksibilitet er steget voldsomt. Jeg får mere fra hånden, og kvaliteten af den proces, der er langt mere behageligt. Jeg er ikke længere bundet til min desktop browser, fordi alle disse værktøjer fungerer på alle mine enheder.
Tilslutning og planlægning
Hvis der er noget på ild, at jeg har haft til at håndtere første ting, på et tidspunkt i løbet af formiddagen, jeg vil skifte fra at læse til at kommunikere. Jeg vil skifte ud af Lommen, og i Gmail og arbejde min vej gennem min e-mail.
Gmail gør et stort stykke arbejde for at filtrere spam, men jeg vil gå gennem Opdateringer og Kampagner faner og slette eller markere som spam noget, der ikke er nødvendige. Dette er normalt en temmelig hurtig oprydning.
Nogle gange, er der noget i mine Opdateringer afsnit, der indikerer at der er et action-element. For eksempel, hvis en af mine Web-steder er skubbet ud en sikkerhedsadvarsel, afhængig af sværhedsgraden, jeg vil enten gå til højre for at arbejde med fastsættelse af problemet eller sende den mail til Todoist som en huskeliste.
Dette er, hvor integrationen af Todoist og Gmail er så rart. Alt hvad jeg behøver at gøre, er at trykke på den Todoist ikonet, og jeg kan slå e-mail-besked, i en to-do item, komplet med et link tilbage til den oprindelige e-mail. Når jeg har planlagt det som en to-do item (enten i dag eller på et senere tidspunkt), og jeg kan derefter gemme den besked, og det er ud af min indbakke.
Jeg bruger den samme proces for resten af min e-mail. Hvis jeg kan svare straks, at en forespørgsel fra en person, maile mig, jeg gør. Hvis ikke (for eksempel, hvis det vil kræve yderligere forskning, eller er det virkelig en indsats element, der er forklædt som en e-mail), jeg sender det over til Todoist som en huskeliste og klare det ud af min indbakke.
Også: Top produktivitet apps til Android og iOS
Jeg gør det samme med kalender-relaterede emner. For eksempel, jeg er på informationssystemer og Ledelse Certifikat Advisory Board på UC Berkeley extension, og når jeg får en mail om at der er planlagt møde, jeg kan højre-klik på den dato, der er lige i midten af e-mail-besked og få den til kalenderen. Igen, den oprindelige e-mail er tilgængelig som et link, så jeg kan fjerne det fra min indbakke og arkiv.
På denne måde, kan jeg magt gennem min indbakke, svarer, at tildele to-do-punkter, eller til kalenderen. Inden for meget kort tid, jeg har min indbakke ryddet.
Nu, for at være fair, jeg har en lille e-mail-fetish, så jeg kan tjekke tilbage til min indbakke, én eller to gange (eller 20 eller 30 gange om dagen. Men nu, at min indbakke er generelt rene og tomme, at praksis ikke har meget at få fat på, og det er kun et spild af et sekund eller to.
Faktisk, nu hvor jeg har e-mail-meddelelser, der er integreret i min telefon, jeg synes, jeg er faktisk bryde mig af med den vane, fordi medmindre jeg hører anmeldelsen tone, jeg ikke har nogen vigtige e-mails, der kommer ind. Jeg har faktisk gået et par timer uden at tjekke min e-mail indbakke, der er noget af en rekord for mig.
Håndtering af min daglige undervisning
Da det viser sig, at støtte brugere er en masse godt lide at undervise online studerende.
For et par år siden, jeg blev vedtaget en flok af WordPress plugins, som et side-projekt, der hjælper mig med at holde min kodning færdigheder skarpe. En af den (uventede) bivirkninger af det er, at jeg nu har brugere til at støtte. Jep, endda gratis plugins kræver en vis mængde af støtte tiden.
Den måde, jeg formår dette, er at jeg har tilføjet en support-billetsystem til min lab noter hjemmeside. Jeg bruger en WordPress plugin, der hedder en Fantastisk Support, og for at være ærlig, det er ret fantastisk. Brugere sende deres spørgsmål, og jeg får en e-mail-meddelelse. Alle detaljer for hver brugernes situation er holdt i en tråd på websitet, så når jeg går tilbage til den samtale, dage eller uger senere, kan jeg se, hvad der tidligere er hændt, alle på ét sted.
Jeg skal bare tænke på de brugere, som flere af mine elever. Hvis der er nogen spørgsmål op i min indbakke, jeg går ind i billetsystemet og besvare spørgsmål. Jeg er ikke tildele brugere brev kvaliteter, men ellers er stort set den samme.
Også: 5 produktivitet apps til at hjælpe med at gøre arbejdet mindre overvældende TechRepublic
Af den måde, dette er også en fantastisk måde at tænke på brugere, som jeg i første omgang var en smule utilfreds med at tilføje til min daglige arbejdsopgaver. Men placeringen er dette: jeg er pædagog, og disse er flere mennesker, der har behov for hjælp, mens de er ved at lære at bruge disse plugins. Så, snarere end at tænke på at yde brugersupport som en ekstra arbejdsbyrde, jeg tror brugerne, da flere af mine elever og deres spørgsmål, som simpelthen flere muligheder for at undervise. Det er også en god måde at holde op på, hvad folk laver derude, og giver mig et meget mere “på gaden” dialog med brugere, som er af uvurderlig betydning som en tech-journalist og tænkte leder blowhard pontificator.
Her er en anden lille trick, jeg bruger: jeg får en masse af anmodninger om (som jeg kalder “cool feature ideer”) fra plugin brugere. Jeg få fat i dem anmodninger enten fra min e-mail eller direkte på support forum-indlæg, hvor de stammer fra, ved hjælp af Todoist. Et hurtigt klik og tildeler dem et tag med plugin navn og en anden med enten en “fejlrapport” eller “cool feature idé”, og jeg har nu en bug management system, der er integreret med resten af mit arbejde. Meget cool, og meget hurtigt.
For at gøre min to-do liste
Ved dette punkt, er jeg som regel det meste af vejen gennem den morgen. Min e-mail er blevet behandlet, og tiltag er blevet flyttet til min to-do liste og tidsplan poster til min kalender. Jeg har gjort en betydelig mængde af læsning, og jeg er op til hastighed på de forskellige spørgsmål, som jeg er ansvarlig for følgende. Jeg har klassificeret studerende og støttet brugere (og tilføjet nogen fejl eller centrale opfølgning punkter på min to-do liste).
Nu, det er tid til at tage den to-do-punkter. Som Pocket og Gmail, Todoist kører på min telefon, min tabletter, din Chromebook, og på mit skrivebord i et browser-vindue. Det kører selv på min Apple Ur. Så jeg kan organisere og administrere min to-do-punkter fra hvor som helst.
Den allerførste ting, jeg gør, er at gå ned på listen, og flyt rundt på elementer. Nogle elementer er ikke længere i dag prioritet, mens nogle har øget prioritet. Jeg har nogle gentage opgaver (som sortering af eleverne til hver af mine sektioner), der dukker op, når de har brug for.
Før jeg går videre til resten af min dag, som er at gøre min to-do opgaver og langsomt migrere ind i projektet tid, jeg vil fortælle dig min nye hemmelige våben til at styre to-do punkter: Begrebet. Jeg plejede at bruge Trello til at gøre dette, men ramte et par vægge. Begrebet, som er lidt ny, og en smule mærkeligt, har en hel bunke af muligheder.
Begrebet løser en klassisk to-do liste problem: der er For mange punkter på to-do-lister. Vi alle lider under denne praksis, er noget, der kan gøres, endnu en dag, elementer og “jeg vil komme til det, når jeg kan” elementer, fremtidige projektidéer, og alle de andre alle ender på den to-do liste så lavt-prioriterede emner, der fylder listen til randen.
Nogle dage er brugt kun at tage alle de elementer, der tidligere var planlagt til, siger, 15. i næste måned, og flytte dem til den følgende måned igen.
Jeg gav dette problem en masse tanker og indså, at der er ting, jeg skal gøre, der er realiserbare på kort sigt, og elementer, der bare skal være på en liste et eller andet sted, der ikke har særlig prioritet.
Også: fjernarbejde 101: Professionel guide
Begrebet er en kombination tavle, liste manager, project manager, app engine, og databasen. Det er faktisk ret underligt, og helt vidunderligt. Det tager et stykke tid for at få din arme omkring alt, hvad det kan gøre, men når du gør, det er utroligt hjælpsomme. Desværre, det har fået et fjollet navn, en forholdsvis uinspirerende ikonet og markedsføring webstedet, så jeg bekymre sig om sin overlevelsesevne. Som sagt, det har nogle alvorlige finansiering bag det, så jeg håber på det bedste.
Du kan oprette bestyrelser for visse kategorier, og inde i disse bestyrelser, du kan lave lister. Hvert element på listen er et kort på et bord, og du kan skrive noter og interagere med andre medlemmer af et team på bagsiden af hvert kort. Det lyder kompliceret, men det er utroligt intuitiv.
Begrebet er også tilgængelig på Android og iOS samt Web-platforme, så igen, jeg kan arbejde på mit arbejde fra hvor som helst.
Jeg har oprettet en flok af Begrebet sider, og alle de elementer, der “bør være på listen”, men er ikke anvendelig i denne uge eller næste gå ind på en Forestilling. Jeg regelmæssigt grave ind på disse sider, især når jeg arbejder på et tilsvarende projekt, og trække elementer fra den side og tildele dem til Todoist — men kun hvis jeg ønsker at arbejde på dem lige med det samme, i denne uge.
Der, ved den måde, er hele nøglen til at holde din to-do liste under kontrol. Hvis du rent faktisk har til hensigt at gøre et emne inden for en rimelig kort periode af tid, kan du sætte det på din to-do liste. Hvis du forventer at gøre det en dag, det er ikke en to-do-liste element, ikke en aktiv konto, og du skal skrive dem på en anden liste et eller andet sted. Jeg bruger Trello for det.
Jeg har også oprettet Begrebet sider for hvert 3D-printer, og til administration og sporing af mine anmeldelser og video projekter. Det er fantastisk som en catch-all for masser af detaljer, men i modsætning til tidligere fange-alls, som Evernote, Begrebet giver dig mulighed for at tildele nogle af struktur og layout til de ting, du arbejder med.
Nytænkning dit flow
Hvert par år, vil jeg genoverveje min produktivitet, flow, normalt når jeg finder mig selv at komme alt for langt bagud, eller at få den baaaad følelse af, at jeg er at lade tingene glide gennem revner. Denne seneste optimering, hvor jeg har tilføjet Begreb, der har fungeret i et par måneder nu, og så langt det er den mest effektive flow, jeg har brugt. De fleste af de elementer, navnlig på, hvordan jeg bruger Gmail og Lomme, har været produktive processer for år.
Denne arbejdsproces også været fleksible nok til at tilpasse sig til mine skiftende krav. Brugeren støtte en del af min dag var nye, og jeg var i stand til at tilføje, at i mit daglige arbejde, uden behov for yderligere værktøjer eller afbryde min arbejdsproces. Et bevis på, hvordan skudsikre det er, selv, kommer fra 2017 er Orkanen Irma. Når vi evakueret Florida, jeg tilbragte måneder med ingenting, men en sekundær laptop og min telefon, og denne proces lad mig holde dig til hastighed, selv med alle mine ejendele og gear på den anden side af kontinentet.
Som jeg nævnte tidligere, dit forløb vil være forskellige, men jeg anbefaler kraftigt, at du synes om dine arbejdsprocesser og optimere dine daglige aktiviteter. Du vil opdage, at du er mere effektiv og også, at dine dage er mere behageligt.
Også: Bedste gaver: Top tech gadgets og værktøjer til remote worker
Det er temmelig meget en dejlig win-win, ikke?
P. S. Overraskende nok, er der ingen Microsoft-software i min daglige værktøjer, der stadig. Plejede at være, jeg boede i Outlook. Jeg kan stadig bruge PowerPoint stærkt for præsentationer, men min daglige produktivitet er nu fuldstændig ikke-Microsoft. Der var ikke en politisk afgørelse eller erklæring. Jeg kan godt lide Microsoft. Jeg har lige kigget efter og fundet de bedste værktøjer for at gøre mit job. Hvis jeg var Microsoft, ville jeg tænke længe og grundigt over det.
Du kan følge min dag-til-dag-projekt opdateringer på sociale medier. Sørg for at følge mig på Twitter på @DavidGewirtz, på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz på Instagram på Instagram.com/DavidGewirtz og på YouTube på YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Relaterede historier:
4 grunde til hvorfor du bør hyre eksterne arbejdstagere, TechRepublic
Hvordan kan DET hjælpe eksterne arbejdstagere være mere produktive, TechRepublic
3 Mac-apps for at få og bevare overblikket CNET
10 Mac-apps, der alle skal være med CNET
iPhone quick tip: Hurtigt at finde apps, der ønsker din opmærksomhed
De bedste VPN-tjenester: Vores 10 foretrukne leverandører
Relaterede Emner:
Apple
Digital Transformation
Datacentre
CXO
Innovation
Opbevaring
0