Här är scenariot. Du tillbringar tre dagar att skriva ett utmärkt dokument. Du forskning det försiktigt, du baserar det på kontur du och ditt team överens om, och du gör en stark redigera passera innan du delar den.
CNET: G-Sviten: Allt du behöver veta innan du registrerar dig för Google office suite
Sedan delar du det med ditt team. Eftersom alla som du har delat det med en vuxen, och på samma lag kan du ange inställningar för videodelning för att “Alla med länken kan redigera.”
Fler snabba tips:
Gmail quick tips: Använd färgkodade etiketter för att organisera din inkorgi Gmail quick tips: Hur man söker i din inkorg Primär kategori
Har detta någonsin hänt dig?
Efter ett par dagar, får du ett meddelande från din chef, “Ser ut som att alla kommentarer är i, men dokumentet är nu en enda röra. Kan du städa upp det? Kolla in några av kommentarerna, men jag tycker att vi ska mest gå med på vad du har ursprungligen lämnades in.”
Du öppnar upp dokumentet och det är en fruktansvärd röra av kommentarer och sms: a ersättare. Bara av morbid nyfikenhet du titta på delningsinställningar. Du upptäcka att istället för att bara fyra personer i den ursprungliga konferenssamtal, noggrant framställda dokument har visats av 27 personer.
Det blir värre. Någon hackade bort på vad du skrev tycktes överge. Någon annan inte gillar dessa förändringar och hackade bort på de. En ond cirkel har skapats med en deltagare efter den andra för att skära och lägga fram vad du sluta att titta på har ingen likhet med vad du har lämnat in.
Har detta någonsin hänt dig? Ja, vi har alla varit där.
Nu städa upp det
Någonstans under allt det härliga samarbetet var ett användbart dokument, din original. Det enda problemet är att gräva ut det. Tydligt, att försöka gå ut varje bidragsgivare förändringar skulle vara en mödosam och i slutändan fruktlösa strävan.
Dessutom: Hur backup Gmail: Den ultimata guiden
Det måste finnas ett bättre sätt.
Lyckligtvis, det finns det. Det beror på att Google är också en samverkande organisation och folk det har upplevt precis samma kommentar och redigera graffiti du har.
Tricket är att gå under Arkiv-menyn i Google Docs och leta efter “Version historia.” Under att du kommer att hitta en punkt som heter “Se versionshistorik.” När du väljer den kommer du att se dina dokument med en lista av versioner i en panel till höger.
Du kan klicka på någon av de listor i panelen och du kommer att se de dokument som det var. Om du vill gå tillbaka i tiden och återfå ett av dessa listor, klicka på den stora blå knappen överst på sidan som säger att “Återställa denna version.”
Boom! Sanity är återställd.
Bonus tips
Här är ett par bonus tips inom ett tips. Om du tittar under Google Docs Arkiv->Version historia menyalternativet igen, du kommer se “Namn nuvarande version.” Använd detta för att… vänta på det… namn den aktuella versionen. På det sättet, när du kollade tillbaka genom alla tidigare ändringar, kan du hitta den version som du vill.
Här är en bästa praxis för att öka din produktivitet. Precis innan du skickar ett dokument till teamet för att redigera namnet på den nuvarande versionen är något du kommer att minnas. Jag gillar att använda versionsnummer, så att jag ofta mitt namn något som DG_01, DG_02, etc. Dessa är de versioner precis innan kaos.
Sedan, när jag har för att komma tillbaka till dem, jag kan bara se till version med rätt namn, eller – och det här är magi på flaska – jag bara vända på “visa Bara heter versioner,” och det är som en fläkt av frisk luft.
Bara den som heter versioner visas. Eftersom mina medarbetare brukar inte namnge sina versioner, det är bara en fråga om sekunder för att hitta och återställa en ren handling, gratis för alla att redigera röran.
Har du några Google Docs redigering skräckhistorier? Vad gjorde du? Dela nedan, så att vi kan känna din smärta eller lära sig från din framgång. Också, vill du ha ett snabbt tips, eller ett problem du vill lösa med ett snabbt tips? Om så är fallet, dela med oss i kommentarerna nedan.
Du kan följa min dag-till-dag-projektet uppdateringar på sociala medier. Se till att följa mig på Twitter på @DavidGewirtz, på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz på Instagram på Instagram.com/DavidGewirtz och på YouTube på YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Relaterade Ämnen:
Cloud
Smart Office
CXO
Små och medelstora företag
Tech-Industrin
Affärssystem