È stata una brutta giornata quando queste caselle è arrivato. Ma dopo la scansione di tutto, siamo stati in grado di cercare tutti questi documenti in Google Drive.
David Gewirtz
Ho avuto davvero una grande recupero dei documenti sfida di questo mese. Fortunatamente, Google Drive è venuto in mio aiuto. Ecco la storia completa.
Una delle cose che è diventato chiaro per me come continuare il mio viaggio in #adulting è che talvolta la necessità di produrre moderatamente arcana famiglia documenti su richiesta. Se correlati alla cura dei genitori anziani, in possesso di una proprietà o la gestione di un business, ci sono momenti in cui i documenti non si vedeva da anni (o forse mai) deve essere rapidamente recuperato.
Circa un anno e mezzo fa, ho discusso di come sono stato in grado di utilizzare Evernote per trovare il mio Papà certificato di morte e la volontà, mentre viaggia in tutto il paese e l’evacuazione dall’Uragano Irma. Mi aveva caricato la maggior parte dei documenti relativi alla gestione dei miei genitori, la malattia di Evernote. Perché Evernote OCRs tutto, sono stato in grado di fare una ricerca, recuperare il documento e inviarlo via fax, a tutti dal mio cellulare, mentre seduto a un Sonic drive-in e tavolo da picnic in mezzo del Kansas.
Per fortuna, quando questo documento nuovo problema di recupero di colpo, era nella nostra nuova casa in Oregon. Ho smesso di vivere di una valigia in un cane, questo motel, cercando di correre più veloce di Madre Natura.
Questa volta, l’ambito del recupero è stata sostanzialmente più grande e la sfida più difficile. Ho dovuto produrre circa 50 documenti relativi a un vecchio immobile in vendita. Non tutti i documenti sono ideali per il recupero di forma. Ho bisogno di trovare conferme da parte di appaltatori che aveva prodotto scritti a mano bollette. Ho dovuto trovare i record da fornitori i cui nomi ho potuto non ricordare o non sapeva origine, perché io non l’avevo personalmente affrontato con loro. Ho dovuto trovare documenti del governo non avevo mai visto.
Fortunatamente, quasi tutto ciò di cui avevo bisogno era archiviati su Google Drive.
Un paio di anni fa, come parte del lavoro di cura mia moglie ed io stavamo facendo per i miei genitori, abbiamo ricevuto una spedizione di banchieri scatole che contenevano tutti loro completamente disorganizzati record. Scatole riempite il nostro garage.
Svuotamento che appena riempito il garage era una necessità. E ‘ stato il lavoro io di solito usato per il film il mio video per ZDNet, e ho bisogno di nuovo. Abbiamo affrontato la sfida con la scansione di tutto e riponete il tutto in file Pdf risultante sul nostro server interno.
Per ottenere attraverso il processo di scansione più veloce possibile, abbiamo acquisito batch di documenti e bloccato in Pdf etichettato utilmente come lotto-1, lotto 2, ecc. Abbiamo pensato che una volta che ci siamo liberati di carta invasione, si potesse trattare di organizzare le scansioni a nostro piacimento. Non abbiamo mai veramente avuto che il tempo libero.
Abbiamo fatto arrivare tutti esaminati, però. Abbiamo memorizzato i loro — e incontaminata — sul nostro server per un mucchio di anni.
A causa di una decisione di andare senza carta, vi era stata anche la scansione nei nostri documenti di lavoro, da casa il lavoro di ufficio per le bollette di altri importanti (e meno importante) i documenti. Per quanto possibile, se è arrivato come carta, ha analizzato, caricato di una quota o di una directory. Quindi, abbiamo triturati o buttato l’originale albero morto rifiutare.
A volte prima di un uragano ha colpito, ho scoperto il Cloud Sync sul server Synology. Come ho scritto prima, questa è una soluzione elegante per la condivisione di documenti tra un server locale e una varietà di fornitori di cloud. Ha funzionato così bene che ho deciso di implementare la Sincronizzazione Cloud di Google Drive per tutti i miei documenti. Ho creato una Nuvola di Sincronizzazione di directory in Google Drive, e al di sotto, creato directory individuali per ciascuno dei miei server azioni. Ho poi impostato il Cloud Sync per mantenere le azioni e cloud directory sync.
Ragazzo, ero contento di aver fatto! Ho dovuto vivere con il cloud drive per circa quattro mesi dopo il passaggio dell’uragano. Ho comunque dovuto lavorare e condurre il business-e abbiamo dovuto trovare un lavoro di ufficio di assicurazione e altri documenti che sono stati sepolti in caselle di movimento o potrebbe essere stato rovinato quando il tetto ha danneggiato.
Passava il tempo, tuttavia, e ci siamo trasferiti nella nostra nuova casa, circa un anno fa. Ho impostato il server, corse reti, e si stabilirono in una leggermente meno intensa vita.
Poi, il mese scorso, la necessità di ulteriori imprevisti #adulting ancora una volta allevato la sua brutta testa. Ho dovuto venire con 50 o più documenti che potrebbero essere memorizzati in qualsiasi punto. Alcuni erano probabilmente in condivisione, in possesso di tutti i contenuti di quei banchieri’ le scatole. Altri avrebbe potuto essere un qualsiasi numero di altre azioni.
Mentre Synology ha una buona funzione di ricerca, non tenere una candela per Google respiro di funzionalità di ricerca di Google Drive. Così, piuttosto che la ricerca attraverso le singole azioni sul mio server locale, sono andato in una Nuvola di Sincronizzazione di directory in Google Drive. Questa è la directory principale di tutto il mirroring azioni.
Quindi, utilizzando Jedi a livello di Google-fu, ho iniziato la mia ricerca. Mi ci è voluto più di un giorno, ma con il tempo ho fatto, ho trovato tutti i documenti di cui avevo bisogno. Alcuni sono stati sepolti in grandi acquisita pacchetti, così ho dovuto usare Google OCR per trovare il documento, PDF ricerca in Acrobat per scavare attraverso e trovare l’esatta pagine ho bisogno di estrarre.
Google, ovviamente, non è l’unico fornitore in grado di offrire full-documento OCR e il testo di ricerca. Dropbox e OneDrive offre anche, e anche se non è facile per caricare i documenti, così non Evernote. Io preferisco Google perché ho un sacco di spazio di archiviazione come parte del mio G Suite conto, e io sono un grande fan della profonda capacità di ricerca di Google offre.
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Ma non importa quale servizio di cloud storage in uso, tenere a mente il valore di business continuity e di scoperta del documento. Se si memorizzano i dati-e anche se lo store, senza la migliore struttura organizzativa – hai una buona possibilità di recupero di che cosa avete bisogno, quando ne avete bisogno.
Cloud storage e profonda ricerca sono ora venuti in mio aiuto in molte occasioni. Vale la pena di uno sforzo per eseguire la scansione di documenti e di istituire il servizio di archiviazione per rendere possibile. Se non hai il backup di documenti fisici così come i vostri documenti digitali, ti consiglio vivamente di farlo.
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