Het was een slechte dag als deze dozen aangekomen. Maar na het scannen van alles in, we waren in staat om te zoeken in alle deze documenten in Google Drive.
David Gewirtz
Ik had een heel groot document retrieval uitdaging van deze maand. Gelukkig, Google Drive kwam tot mijn redding. Hier is het volledige verhaal.
Een van de dingen die duidelijk voor mij als ik mijn reis voortzetten in #adulting is dat het af en toe nodig om te produceren matig arcane familie documenten op de vraag. Of het nu gaat om de verzorging van bejaarde ouders, bezit van onroerend goed of de exploitatie van een bedrijf, er zijn tijden wanneer documenten die je al jaren niet hebt gezien (of misschien ooit) moet snel worden opgehaald.
Over een jaar en een half geleden besprak ik hoe ik in staat was om Evernote te gebruiken om mijn Vader ‘ s dood certificaat en zal — tijdens het reizen in het hele land en het evacueren van de Orkaan Irma. Ik had geüpload van de meeste documenten in verband met het beheer van mijn ouders’ ziekte naar Evernote. Omdat Evernote OCRs alles, ik was in staat om te zoeken, het ophalen van het document en faxen, al vanaf mijn telefoon, terwijl het zitten op een Sonic drive-in picknick tafel in het midden van Kansas.
Gelukkig, wanneer dit nieuwe document retrieval probleem geraakt, was ik in ons nieuwe huis in Oregon. Ik was niet langer het leven uit een koffer in een hond-vriendelijke motels, proberen te ontlopen Moeder Natuur.
Deze keer, de reikwijdte van het ophalen was aanzienlijk groter en de uitdaging die moeilijker. Ik moest produceren ongeveer 50 documenten met betrekking tot een oude woning te koop. Niet alle documenten waren in ideale ophalen vorm. Ik moest de ontvangsten van de aannemers die had geproduceerd, met de hand geschreven facturen. Ik had om records te zoeken van leveranciers wiens namen ik niet kon herinneren of nooit wist oorspronkelijk want ik had persoonlijk niet gedeeld met hen. Ik moest zoeken naar documenten van de overheid die ik nooit eerder had gezien.
Gelukkig, bijna alles wat ik nodig had opgeslagen op Google Drive.
Een paar jaar geleden, als onderdeel van de zorgverlening mijn vrouw en ik waren aan het doen voor mijn ouders, kregen we een zending van bankiers’ dozen die al hun volledig ongeorganiseerde records. De dozen vol onze garage.
Het legen van de zojuist gevulde garage is een dringende noodzaak. Het was de werkruimte ik normaal gebruikt om te filmen mijn video ‘ s voor ZDNet, en ik moest terug. We pakten de uitdaging door het scannen van alles wat we kunnen en opslaan van alle in de resulterende Pdf ‘ s op onze interne server.
Te krijgen door middel van het scannen proces zo snel mogelijk, we hebben gescand stapels documenten en stak ze in Pdf-bestanden gelabeld behulpzaam als batch-1, batch-2, enz. We dachten dat we in een keer verlost van de papieren invasie, kunnen we omgaan met het organiseren van de scans in onze vrije tijd. We hebben nooit echt had die vrije tijd.
We hebben ze allemaal gescand, hoewel. We worden opgeslagen — het is zoals het is en ongerepte — op onze server, voor een paar jaar.
Omdat van een beslissing om te gaan papierloze, we hadden ook is het scannen in onze eigen documenten, uit het huis van papieren facturen naar andere belangrijke (en minder dan belangrijke) documenten. Zo veel mogelijk, als het kwam zoals papier, het werd gescand, worden geüpload naar een aandeel of een directory. Vervolgens wordt versnipperd of gooide de originele dode boom weigeren.
Ergens vóór de orkaan getroffen, ik ontdekte Cloud Sync op de Synology server. Zoals ik heb geschreven over vroeger, dit is een elegante oplossing voor het delen van documenten tussen een lokale server en een verscheidenheid van cloud leveranciers. Het werkte zo goed, dat ik besloot om het implementeren van Cloud Synchroniseren met Google Drive voor al mijn documenten. Ik heb een Cloud Sync-map op Google Drive, en onder die, gemaakt afzonderlijke mappen voor elk van mijn server aandelen. Ik stel de Cloud Sync te houden van de aandelen-en cloud-mappen te synchroniseren.
Man, wat was ik blij dat ik dat deed! Ik had om te leven uit de cloud drive voor ongeveer vier maanden na de orkaan getroffen. Ik had nog steeds te werken en zaken te doen — en moesten we op zoek naar een verzekering papieren en andere documenten die werden begraven in het verplaatsen van dozen of misschien verloren geweest, als ons dak kregen beschadigd.
De tijd ging door, echter, en zijn we verhuisd naar ons nieuwe huis ongeveer een jaar geleden. Ik stel de servers, liep de netwerken, en vestigde zich in een iets minder drukke leven.
Dan, in de laatste maand, de behoefte aan meer onvoorziene #adulting weer opgefokt zijn lelijke kop. Ik had om te komen met 50 of documenten die mogelijk zijn opgeslagen en overal. Sommige waren waarschijnlijk in de delen die de inhoud van de bankiers’ vakken. Anderen kunnen in een aantal andere aandelen.
Terwijl Synology heeft een goede zoekfunctie, het niet een kaars houden aan Google ‘ s adem van de zoekfuncties in Google Drive. Dus, in plaats van het zoeken naar individuele aandelen op mijn lokale server, ging ik naar de Cloud Sync-map op Google Drive. Dit is de bovenliggende map van de gespiegelde aandelen.
Dan, met behulp van Jedi-niveau van de Google-fu, begon ik aan mijn zoeken. Het kostte me een dag, maar tegen de tijd dat ik klaar was, vond ik alle documenten die ik nodig had. Sommige werden begraven in grote gescand pakketten, dus moest ik gebruik maken van Google ‘s OCR om het document te zoeken, dan is PDF het zoeken in Acrobat er doorheen te graven en het vinden van de exacte pagina’ s die ik nodig had om te extraheren.
Google, natuurlijk, is niet de enige leverancier bieden full-document OCR en tekst zoeken. Dropbox en OneDrive ook bieden, en hoewel het is niet zo eenvoudig om documenten te uploaden, dus is Evernote. Ik heb liever Google, omdat ik veel opslag als deel van mijn G Suite-account, en ik ben een grote fan van de deep search mogelijkheden die Google biedt.
Ook G Suite: Alles wat u moet weten voordat u zich aanmeldt voor Google ‘ s kantoorpakket CNET
Maar het maakt niet uit wat cloud storage service die u gebruikt, houd rekening met de waarde van de bedrijfscontinuïteit en het document ontdekking. Als u uw gegevens opslaan — en zelfs als je het op te slaan zonder de beste organisatiestructuur – je hebt een goede kans om te herstellen wat u nodig hebt, wanneer u het nodig hebt.
Opslag in de Cloud en diep zoeken nu mijn redding op meerdere gelegenheden. Het was zeker de moeite waard om de documenten te scannen en de storage service om dat mogelijk te maken. Als u geen back-up van uw fysieke documenten als uw digitale documenten, adviseer ik sterk dit te doen.
U kunt het volgen van mijn dag-tot-dag project updates op sociale media. Volg mij op Twitter via @DavidGewirtz, op Facebook op Facebook.com/DavidGewirtz op Instagram op Instagram.com/DavidGewirtz en op YouTube YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Opslag
High-end opslag voor grote en kleine bedrijven en thuisgebruikers
Neem de controle over je Dropbox opslag
De veiligste manier om opslagruimte vrij te maken op uw iPhone of iPad
Google Drive of OneDrive: Hoe kies ik de juiste cloud-opslag (ZDNet YouTube)
Flash-opslag: Een gids voor IT-professionals (TechRepublic)
Het beste van Opslag Apparaten voor 2019 (CNET)
Verwante Onderwerpen:
Digitale Transformatie
Datacenters
CXO
Innovatie
Opslag