Cloud-innehållshanteringsleverantören Box har släppt sin inbyggda e-signaturfunktion, Box Sign, till företagskunder och företagskunder. Företaget har inkluderat detta som en del av sin övergripande livscykel för att hantera innehåll kontra att sälja det som en fristående produkt.
Pandemi skyndade på användning av e-signaturer
Användningen av e-signaturer såg en kraftig ökning under vistelsen hemma i COVID-19-pandemin. Det finns många processer som före pandemi krävde en faktisk våt signatur som skiftade till e-signaturer på grund av behovet av fysisk distansering. Detta inkluderar fastighetstransaktioner, försäljningskontrakt och till och med vissa juridiska handlingar, såsom anställd ombord. Nu när människor har blivit vana vid att e-signaturer är lätta eftersom företag litar på processen, kommer den ökade användningen av dem sannolikt att stanna och till och med växa.
Det finns många fristående signaturtjänster, men användningen av dem kan orsaka vissa affärsutmaningar, särskilt i stora volymer. Den första är helt enkelt tilläggskostnaden för att betala för en tjänst. Vissa debiteras av dokumentet, andra av användaren, vissa har kapacitetsbegränsningar etc. Det kan också finnas problem med versionskontroll när dokumentet skapas.
Till exempel kan en säljare skapa ett dokument i Word och sedan ladda upp det till en fristående tjänst för att skicka till kunden. Om kunden sedan ber om en ändring uppdateras Word-filen och laddas upp på nytt, vilket skapar en ny kopia – om originalet inte raderas. Sedan finns det processen att skydda, arkivera och lagra genomförda avtal. Vanligtvis har varje e-signaturstjänst sin egen fillagring, och användaren måste komma ihåg att ladda ner dokumentet från den tjänsten och sedan ladda upp det till företagets innehållshanteringssystem.
Det är här Boxs tillvägagångssätt är annorlunda, eftersom det tänker på livscykeln för e-signaturen, som inkluderar den faktiska signaturen men också processerna uppströms och nedströms. Tänk till exempel på att ett kontrakt skapas där säljteamet och det juridiska teamet skulle behöva samarbeta och skicka versioner fram och tillbaka, göra kommentarer, tilldela uppgifter och så vidare. Detta görs enkelt med Core Box-plattformen jämfört med något som e-post, eftersom alla arbetar med samma dokument. Istället för att behöva logga in på ett separat verktyg görs e-signaturprocessen i Box, vilket betyder att det inte finns något att ladda upp. När kontraktet har undertecknats förblir det kvar i rutan och alla typer av styrningspolicyer kan tillämpas på det. Detta kan inkludera något som att se till att endast vissa nyckelpersoner kan komma åt dokumentet när det är signerat.
Skillnad mellan e-signaturer och digitala signaturer
De som är nya inom detta område bör förstå att det finns en skillnad mellan e-signaturer och digitala signaturer. En digital signatur är en e-signatur med förbättrad säkerhet. När ett dokument går igenom signeringsprocessen autentiseras signaturen för att validera personens identitet. Den informationen lagras i dokumentet och kommer att visa om någon manipulerar med dokumentet efter att det har undertecknats.
Jag frågade Box om tjänsten, och en talesman förklarade att företaget börjar med e-signaturer men arbetar med verifieringsfunktioner för digital signatur för release senare i år. Detta inkluderar möjligheten att använda SMS och/eller lösenord. Parallellt arbetar Box med att integrera med en tredje parts förtroendeleverantör för att få full digital signaturfunktion. Kunder som behöver detta idag kan arbeta med ett antal partners, till exempel DocuSign.
Box lanserar även Enterprise Plus-verktygen med verktyg
Box introducerade också sin Enterprise Plus-svit. Detta är en ny plan som innehåller följande tillägg: Box Shield, Box Governance, Box Relay, Box Platform och Box Sign. Sviten inkluderar också möjligheten att skicka dokument för signatur direkt från Salesforce. Enterprise Plus är nu tillgängligt för Box-kunder. Företag som för närvarande använder Box Digital Suites kan behålla sin nuvarande plan eller uppgradera till Enterprise Plus utan extra kostnad.
Box har gjort ett bra jobb med utvecklingen av sin produkt för att möta de ständigt föränderliga kraven i en alltmer digitaliserad värld. När termen “samarbete” används tänker många på produkter som Webex och Zoom. Även om det verkligen är viktigt samarbetar arbetare genom att dela, redigera, säkra och nu signera innehåll; ingen gör det bättre än Box, och jag ser på detta företag som en av de leverantörer som gör det möjligt för företag att flytta till komponerbara organisationer.
Pandemin hade en intressant inverkan på samhället, eftersom den tvingade oss att prova många saker som vi kanske inte har varit bekväma med tidigare, som att underteckna dokument elektroniskt. Nu när människor har utsatts för detta och upplevt fördelarna, kommer efterfrågan sannolikt att vara hög. När företag antar e-signaturer är det viktigt att tänka på detta som en del av den övergripande dokumenthanteringsprocessen, mot något som görs isolerat.
Moln
De bästa molnleverantörerna Vad är cloud computing? Allt du behöver veta De bästa molnlagringstjänsterna OneDrive-tips och tricks: Hur du behärskar Microsofts gratis molnlagring
Relaterade ämnen:
Säkerhet Smart Office Productivity Enterprise Software CXO 