< p class="meta"> di David Gewirtz per DIY-IT | 20 settembre 2021 — 15:51 GMT (16:51 BST) | Argomento: Coronavirus: affari e tecnologia in una pandemia
Come si suol dire, Internet cambia tutto. E così anche la pandemia di COVID-19. Grazie a loro due, ora affrontiamo un futuro in cui gli eventi virtuali avranno un ruolo molto più importante nel nostro modo di fare affari. Gli eventi in loco torneranno alla fine, ma tutti, dai meeting planner ai partecipanti, hanno scoperto che mentre gli eventi online non sono perfetti, possono offrire molti vantaggi rispetto alla tradizionale sala da ballo dell'hotel o alle riunioni del centro congressi.
Questo passaggio al virtuale ha fatto sì che gli altoparlanti si dovessero adattare alle nuove condizioni. Che tu sia un dirigente aziendale che parla a una riunione di vendita regionale, o un leader del settore che partecipa a una conferenza di un'associazione o un oratore professionista che tiene un discorso per una grande azienda, il gioco è cambiato.
Alfred Poor
Alfred Poor sta aiutando queste persone ad adattarsi a quei cambiamenti. Lo conosco da più di un decennio. I lettori ZDNet di lunga data potrebbero ricordare quando mi sono seduto con Alfred nel 2012 per discutere le strategie di acquisto dell'HDTV. Alfred ha una profonda conoscenza di una varietà di discipline (è una delle mie persone di riferimento quando ho domande). Questa conoscenza lo ha reso un oratore professionista molto richiesto ed un esperto di eventi virtuali. Fa parte del Board of Advisors ed è Chief Technology Content Officer di VEG: The Virtual Events Group. Ed è l'ospite del podcast settimanale Speaker Springboard.
Ho chiesto ad Alfred di condividere con il pubblico di ZDNet alcuni dei suoi migliori consigli per i relatori che vogliono fare la migliore impressione con presentazioni virtuali. Nel corso di alcuni giorni, abbiamo avuto una conversazione molto interessante via e-mail. Le mie domande e le sue risposte sono qui sotto.
Cominciamo con il nome che ci è diventato fin troppo familiare: Zoom. Zoom è la strada da percorrere quando si fanno presentazioni o le aziende dovrebbero prendere in considerazione altri strumenti come, ad esempio, ON24 o GoToWebinar?
Questa è una domanda importante a cui è difficile rispondere. È come chiedere “Quale macchina dovrei comprare?” Se devi trasportare compensato e cartongesso, dovresti procurarti un camioncino. Ma se hai bisogno di portare un carico di bambini all'allenamento di calcio, dovresti prendere un minivan. Nessuno dei due funzionerà bene per i compiti dell'altro.
Il punto chiave è che devi iniziare con il risultato; cosa speri di realizzare? Questo ti aiuterà a scegliere lo strumento giusto per il lavoro. Li ho aiutati ad accumulare un database online di oltre 400 piattaforme di eventi virtuali e strumenti e servizi correlati nel mio lavoro con VEG. Non devi cercare all'infinito la scelta ottimale, ma assicurati che la piattaforma scelta sia in grado di gestire tutte le tue esigenze, come funzionalità, analisi, requisiti di configurazione e, naturalmente, budget.
Dati i rapidi cambiamenti nella nostra era di pandemia, qual è lo stato degli eventi virtuali, in loco e ibridi guidato dal COVID?
Lo stato attuale del settore degli eventi è diverso da quello che era ieri e diverso da quello che sarà domani. Le restrizioni ai viaggi internazionali in rapida evoluzione, i capricci dei viaggi aerei commerciali e l'incertezza sui vaccini e sulle varianti COVID si combinano per creare un ambiente altamente instabile per gli eventi in loco. Non solo gli eventi B2B, come il New York Auto Show, ma anche gli impegni di intrattenimento dei consumatori vengono ridotti o cancellati del tutto con poco preavviso.
I meeting planner hanno imparato che gli eventi virtuali offrono vantaggi significativi, soprattutto in questi tempi incerti. I costi sono inferiori perché non è necessario affittare lo spazio, pagare il catering o assumere servizi tecnici per supportare gli eventi sul palco. Gli espositori scoprono che non devono progettare, spedire e assemblare stand complessi o pagare per il personale che si assenta dall'ufficio per una settimana alla volta. E i partecipanti possono partecipare da qualsiasi luogo, spesso secondo il proprio programma. Ciò ha portato ad alcuni eventi in loco che hanno scoperto che le registrazioni aumentano da cinque a dieci volte quando passano al virtuale.
I dirigenti aziendali e i leader del settore devono presentare eventi sia interni (come riunioni di vendita) che esterni (come conferenze di associazioni) per le loro aziende. Per chi ha anni di esperienza nel presentare sul palco, come è diverso l'online?
Una delle sfide più grandi è che non puoi semplicemente camminare su un palco e iniziare a parlare. Non hai qualcun altro per vestire il palco, organizzare le luci e gestire l'audio per te. Devi fornire la tua attrezzatura per tutto questo ed essere in grado di configurarlo e farlo funzionare.
[Per un esempio di questa situazione esatta, leggi la mia storia e guarda il video associato: Costruire uno studio di YouTube: aggiornamento a video di qualità completa per meno di $ 3000 –DG]
Se lavori per un'azienda abbastanza grande, potrebbero essere in grado di fornire questo supporto internamente o sono disposti ad assumere un servizio esterno per aiutarti. Alcuni organizzatori di riunioni stanno persino inviando “kit per presentatori” con telecamere, luci e microfoni per semplificare le cose.
Come bilanciare la sensazione intima di presentarsi da una camera da letto degli ospiti e ancora fare un tuffo e “portarlo” in un modo forte e potente?
La chiave è portare energia alla tua presentazione. Un fattore importante è stabilire un “contatto visivo” con il pubblico, il che significa che devi guardare direttamente l'obiettivo della fotocamera mentre parli. Molte persone trovano questo difficile e imbarazzante perché non ottieni il feedback visibile che avresti da un pubblico di persona. Molti oratori, me compreso, trovano anche che aiuta a stare in piedi quando offrono una presentazione online poiché questo inietta più energia nella tua consegna.
Quali sono alcuni dei problemi che le persone incontrano online e come potrebbero impedire che si verifichino?
Inizia con questa premessa; tutto ciò che hai imparato a parlare su un palco è sbagliato per una presentazione virtuale. Non puoi camminare a grandi passi per la stanza, facendo grandi gesti. Anche se puoi rimanere inquadrato, il movimento sarà fonte di distrazione.
Invece, guarda come i giornalisti forniscono i loro contenuti. Mantieni i movimenti del corpo più piccoli e controllati; usa le espressioni facciali per trasmettere emozioni ed enfasi. E non avvicinarti così tanto alla videocamera da riempire lo schermo con la testa. Questo può far sentire al pubblico che sei troppo vicino a loro e farli sentire a disagio.
Qual è il miglior investimento per migliorare le tue presentazioni online?
Le persone sopporteranno quasi tutto in una presentazione online tranne la scarsa qualità del suono. Se devono sforzarsi per ascoltare quello che stai dicendo, si sintonizzano e scattano. Puoi ottenere un eccellente microfono USB per meno di $ 100 in grado di fornire un suono di qualità professionale. Procurati un buon microfono e fai pratica con esso in modo da essere sicuro di fornire un suono eccezionale al tuo pubblico.
Qual è il modo migliore per offrire una presentazione “esagerata” per un evento?
Purtroppo, non ci vuole molto per essere migliore della maggior parte degli altri oratori. Puoi distinguerti semplicemente avendo uno sfondo ben congegnato, una buona illuminazione e un controllo fluido delle diapositive o di altri materiali. Se puoi utilizzare un software aggiuntivo per fornire uno sfondo virtuale di qualità e un modo semplice per presentare le diapositive senza utilizzare la funzione di condivisione dello schermo della piattaforma, sei sulla buona strada per una presentazione di livello mondiale.
Qual è l'errore numero uno che le persone commettono con le presentazioni online (inclusi relatori e organizzatori di eventi)?
Quante volte hai visto un presentatore salire sul palco e armeggiare con il telecomando, cercando di capire come far avanzare le diapositive? Questo è uno degli errori più comuni ed è facilmente risolvibile facendo anche le più brevi prove tecniche.
Lo stesso vale a picche per gli eventi virtuali. Se l'organizzatore della riunione non suggerisce una prova, insisti per averne una comunque. Le numerose combinazioni di piattaforme, hardware, software e altri componenti indicano che ci sono infiniti modi in cui le cose possono andare terribilmente storte.
Assicurati di sapere come accedere alla piattaforma e come apparirà mentre aspetti il tuo turno per parlare. Alcune piattaforme non hanno una “stanza verde” per i relatori in attesa e potresti trovarti “sul palco” mentre l'altro oratore sta finendo!
Scopri come disattivare l'audio del microfono e del video e come riattivarli. Assicurati che la tua attrezzatura funzioni con la piattaforma. E sappi cosa dovresti fare quando la tua presentazione è finita. Quindici minuti trascorsi a controllare tutto in anticipo possono aiutare a prevenire spiacevoli sorprese quando l'evento va in diretta.
Cosa non prendono in considerazione troppi relatori quando si preparano per una presentazione virtuale?
In una parola: guardaroba. Potresti non pensare troppo a cosa indossi sul palco, o forse hai già un'immagine “di marca” a cui ti attieni. Non tutti gli outfit funzionano per un evento virtuale.
Ad esempio, molte webcam hanno problemi con il rosso brillante; alcuni possono lampeggiare tra il magenta e il cremisi mentre parlano, distraendo. Stampe fini e plaid possono creare motivi di interferenza che possono luccicare, quindi attenersi ai colori a tinta unita ove possibile.
Evita di vestirti di bianco; le fotocamere funzionano meglio con molta luce, ma il bianco puro può sovraccaricare l'immagine della fotocamera. I blu pallido sono quasi sempre una buona scelta.
Dovresti usare le diapositive con la tua presentazione virtuale e, in tal caso, in che modo dovrebbero essere diverse da quelle che potresti usare sul palco?
Tieni presente che il tuo pubblico vedrà le diapositive riempire lo schermo anziché vederle da lontano. Rendili evocativi ma usa meno testo che puoi. Ripensa ad alcune delle presentazioni di Steve Jobs per Apple e a come spesso usava un'immagine gigante con solo una o due parole. Usa le tue diapositive per trasmettere emozioni e contesto e consegna il contenuto con le tue parole pronunciate. Ciò contribuirà a mantenere l'attenzione del pubblico perché non sarà in grado di “leggere in anticipo” e decidere di sapere già cosa dirai.
Concludendo
È chiaro che non puoi resistere alla pandemia nella speranza che tutto torni come prima. Gli eventi virtuali saranno una parte importante del settore delle riunioni e questo offrirà nuove opportunità a coloro che sono abili nel fornire presentazioni online efficaci.
Grazie mille ad Alfred per aver dedicato del tempo con noi. Un'ultima nota: Alfred ha aiutato molti oratori attraverso le sue dimostrazioni gratuite. Si tengono il quarto martedì di ogni mese e puoi registrarti sul suo sito Web Speaker Springboard. Alfred è a posto. Vale sicuramente la pena dedicargli del tempo per ascoltarlo. Imparo sempre qualcosa ogni volta che lo faccio.
Puoi seguire gli aggiornamenti quotidiani del mio progetto sui social media. Assicurati di seguirmi su Twitter su @DavidGewirtz, su Facebook su Facebook.com/DavidGewirtz, su Instagram su Instagram.com/DavidGewirtz e su YouTube su YouTube.com/DavidGewirtzTV.
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