Hur du håller dina Zoom-möten säkra och säkra

I början av covid-19-pandemin upptäckte människor som ville träffas samtidigt som de var säkra från infektion att de kunde träffa vänner, familjer och kollegor via programvara för videokonferenser. Kanske för att många av dem redan använde Zoom på jobbet för videokonferenser, blev den appen nästan omedelbart dagens smak.

Det fanns några hickningar längs vägen – möjligen för att Zoom var tänkt att i första hand vara en affärsapp. Till en början, medan Zoom inkluderade några metoder som kunde användas för att skydda möten, kunde dessa funktioner vara svåra att hitta, särskilt om du inte hade använt appen tidigare. Möten började avbrytas av oönskade inkräktare som medvetet orsakade störningar, ofta på extremt otäcka sätt (ett problem som snart fick namnet “Zoombombing”).

Relaterat

De bästa gratisapparna för videosamtal

Inte överraskande ledde detta till en avsevärd motreaktion, mycket av det rörde bristen på säkerhet för användarna. Som svar vidtog företaget ytterligare säkerhetsåtgärder. Till exempel aktiverade den automatiskt virtuella väntrum och lösenord för konton i sina gratis och lägst betalda nivåer, och uppmuntrade människor att använda unika mötes-ID:n snarare än sina permanent tilldelade personliga ID:n.

Att behöva hantera lösenord och virtuella väntrum kan ge ett lite mindre vänligt gränssnitt, men det betyder också att det är mindre troligt att någon du inte känner kommer att dyka upp i din familjeträff.

Även om det finns ett antal alternativa videokonferenstjänster är Zoom fortfarande ett populärt val. Så om du använder den kostnadsfria versionen av Zoom, här är några sätt att hålla dina möten säkra.

Använd ett unikt mötes-ID och lösenord

Zoom lägger automatiskt till lösenord till konton, och dessa lösenord kan bäddas in i möteslänkarna. Om du till exempel schemalägger ett möte ser du att länken innehåller ditt mötes-ID och, direkt efter det, lösenordet för mötet. Alla du skickar den länken till kommer omedelbart att kunna få tillgång till ditt möte utan att behöva lägga upp ett lösenord separat – och om de bestämmer sig för att publicera den länken offentligt, kommer det att förneka all säkerhet som lösenordet kan ha gett.

Så även om alla som använder Zoom har ett personligt mötes-ID, innebär det att använda det ID:t för alla dina möten att fler och fler människor kommer att känna till det ID:t, och det ökar chansen att någon ovälkommen kan hitta in.

Av denna anledning, när du schemalägger ett möte, antar Zoom nu att du vill använda ett automatiskt genererat unikt mötes-ID istället för ditt personliga mötes-ID. Faktum är att det finns få anledningar att använda det personliga ID:t – även om du har en regelbunden konferens med vänner kan du helt enkelt skicka ut en ny inbjudan (med ett nytt mötes-ID) för varje möte, bara för att vara säker.

Om du ännu inte har skapat ett möte är det här processen som du förmodligen kommer att följa:

• Om du använder Zoom-appen klickar du på knappen “Schema”. Om du använder webbgränssnittet klickar du på “Schemalägg ett möte” på den översta raden. I båda fallen visas fönstret “Schemalägg möte”.
• Om du vill kan du ange ett mötesämne och beskrivning. Ange datum, tid och varaktighet för ditt möte. (Om du har den kostnadsfria planen och det kommer att vara fler än två personer i ditt möte, är du begränsad till 40 minuter.)
• Leta efter “Mötes-ID” och se till att “Generera automatiskt” är valt. Detta kommer att generera ett unikt ID för mötet istället för att använda ditt personliga mötes-ID.
• Under rubriken Säkerhet kommer du att tilldelas ett lösenord; du kan ändra det om du vill.

• Under det rekommenderas det starkt att du aktiverar “Väntrum”, så att du kan godkänna alla som vill komma in i mötesutrymmet. (Vi kommer att diskutera det mer om ett ögonblick.)
• Klicka på “Avancerade alternativ” om du vill tillåta deltagare att gå med utan att behöva använda väntrummet (rekommenderas inte), stäng av dem vid inträde, spela in mötet automatiskt eller godkänn eller blockera inlägg från specifika geografiska områden.
• Klicka på “Spara.”
• Du kommer med största sannolikhet att komma till en sida där du kommer att se alla alternativ för det mötet. Halvvägs ner kan du klicka på “Kopiera inbjudan” för att enkelt spara informationen så att du kan skicka den till dina deltagare.
• Och det är allt. När du är redo kan du klicka på den blå “Starta detta möte”-knappen eller använda den genererade möteslänken.

Använd det virtuella väntrummet

Som nämnts tidigare kan du godkänna alla som vill gå med i ett möte genom att använda ett virtuellt väntrum, varifrån du sedan antingen kan släppa in dem – eller inte.

När varje deltagare klickar på sin länk kommer de att bli ombedda att vänta, medan du får ett meddelande högst upp på skärmen om att någon har kommit in i väntrummet. Du kan antingen omedelbart acceptera dem eller klicka på “Visa”.

En sidofält visar dig alla som väntar på att komma in i mötet; du kan sedan antingen acceptera dem, ta bort dem från väntrummet (och från valfri chans att komma in i mötet) eller skicka ett meddelande till dem.

Du kan använda väntrummet för att se till dina deltagare.

Att behöva godkänna alla som vill gå med kan vara jobbigt att hantera, speciellt om du förväntar dig många människor, men det kommer att säkerställa att alla som dyker upp i din mötet hör faktiskt hemma där.

Lås ner, dela inte, kasta ut dem

Det finns andra Zoom-säkerhetsfunktioner som du kan använda för att skydda dig själv och andra deltagare.

Om du vet exakt vem som hör hemma i ditt möte och alla finns där, kan du låsa möte genom att klicka på länken “Säkerhet” längst ned på skärmen och välja “Lås möte”. När du väl har gjort det kan inte ens någon som har mötes-ID och lösenord komma in.

Om du använder samma meny kan det också vara en bra idé, särskilt om du håller ett möte med många människor, att avmarkera alternativet “Dela skärm”. Om av otur någon som vill störa mötet tillåts dela sin skärm, kan de göra saker extremt obekvämt för resten av deltagarna. (Om en deltagare vid något tillfälle har ett legitimt behov av att dela sin skärm, kan du återaktivera delning när som helst.)

Om en deltagare börjar missköta sig men du inte nödvändigtvis vill sparka ut dem (eller om du vill diskutera vad du ska ge dem på födelsedagen), kan du lägga tillbaka dem i väntrummet. Klicka på ikonen “Deltagare” längst ner på skärmen, hitta namnet på deltagaren på den resulterande sidopanelen, håll muspekaren över deras namn och klicka sedan på “Mer” > “Sätt i väntrummet.” Deltagaren kommer inte längre att ha tillgång till mötet; i själva verket kommer de att vara tillbaka i väntrummet tills du bestämmer dig för att låta dem återvända.

Säkerhetsikonen leder till flera sätt du kan hantera en problemdeltagare.

Naturligtvis kan du sparka ut någon från mötet helt och hållet genom att använda samma rullgardinsmeny och klicka på “Ta bort.” Om det blir nödvändigt kan det förresten vara en bra idé att sedan låsa mötet så att de inte kan försöka ta sig in igen.

Om det går riktigt överstyr. , klicka på säkerhetsikonen och välj “Stäng av deltagaraktiviteter.” Enligt Zoom kommer detta att stoppa “all video, ljud, chatt på möten, kommentarer, skärmdelning och inspelning under den tiden” och som värd kommer du att bli tillfrågad om du vill rapportera någon speciell användare. Du kommer också att kunna tillhandahålla detaljer om problemet, tillsammans med skärmdumpar. Den personen kommer att tas bort från mötet (och rapporteras till Zooms “Trust and Safety”-team), och du kan sedan återaktivera dina olika funktioner och fortsätta ditt möte.

Uppdatering 13 januari 2022, 09:00 ET: Den här artikeln publicerades ursprungligen den 17 april 2020 och har uppdaterats för att återspegla ändringar i Zoom.