Microsoft met à jour Outlook, Teams et PowerPoint pour qu'ils soient prêts pour le travail hybride

Microsoft a été l'une des premières entreprises à avertir les autres entreprises que la pandémie allait changer à jamais les habitudes de travail. Deux ans plus tard, Microsoft a adopté le travail à distance à la fois dans ses produits et dans la pratique en ce qui concerne comment et où ses employés travaillent. Aujourd'hui, il annonce des modifications apportées au matériel Microsoft Teams, Outlook, PowerPoint et même Surface pour améliorer les réalités hybrides du travail à distance et au bureau.

Alors que de plus en plus d'entreprises retournent au bureau et envisagent une combinaison de travail à distance et de bureau, Microsoft met à jour Outlook pour permettre de voir plus facilement si des collègues prévoient d'assister à des réunions en personne ou non. Une nouvelle fonctionnalité Outlook RSVP apparaîtra en préversion publique dans la version Web d'Outlook au deuxième trimestre, permettant aux participants à la réunion de choisir s'ils se joignent virtuellement ou en personne.

Nouvelle interface Outlook RSVP. Image : Microsoft

“Ce n'est qu'un élément qui, je pense, aidera vraiment les employés à comprendre qui sera au bureau et comment optimiser ces expériences de réunion”, explique Nicole Herskowitz, vice-présidente de Microsoft Teams, dans une interview avec The Verge. Il ne semble pas être aussi complet que la fonctionnalité de lieu de travail de Gmail, mais Shiraz Cupala, directeur général de Microsoft Teams, a déclaré à The Verge que l'entreprise réfléchissait à “comment pouvons-nous faire apparaître cela en un coup d'œil sur votre journée ou votre semaine .”

Une fois que les gens sont dans une réunion Microsoft Teams, diverses améliorations arrivent pour mieux accueillir les participants distants. Une nouvelle mise en page Front Row est lancée aujourd'hui dans Teams, qui déplace la galerie vidéo vers le bas d'un écran afin que les personnes physiquement présentes dans les salles de réunion puissent voir leurs collègues distants face à face. Microsoft promet cette nouvelle mise en page depuis près d'un an, et cela fait partie intégrante de la vision de l'entreprise pour l'avenir des réunions.

De même, Microsoft met à jour l'expérience de l'appareil compagnon pour les salles Teams afin que les participants en personne puissent rejoindre des réunions avec leur propre appareil et être invités à activer leur vidéo afin que les participants distants puissent les voir plus facilement dans une salle de réunion. « Il y a plus de 90 millions de salles de conférence dans le monde, et moins de 8 % sont équipées de la vidéo », déclare Herskowitz. Il s'agit donc d'un changement clé pour la plupart des entreprises.

Mise en page de la vidéo Front Row de Microsoft Teams. Image : Microsoft

En parlant de réunions vidéo, Microsoft présente également une nouvelle caméra intelligente Surface Hub. Vous pouvez tout lire à ce sujet ici.

Les composants Loop constituent une autre partie importante de la vision de Microsoft pour l'avenir du travail. Les composants Microsoft Loop sont des blocs de contenu Office collaboratif qui peuvent vivre indépendamment et être copiés, collés et partagés avec d'autres. Imaginez que vous preniez des notes lors d'une réunion Teams, puis que vous les copiez dans un e-mail, mais que les notes continuent à être mises à jour au fur et à mesure que d'autres personnes les modifient dans les e-mails et Teams.

C'est un concept puissant, connu auparavant sous le nom de Fluid, que Microsoft promet depuis quelques années maintenant. Après leur apparition dans Teams en janvier, les composants Loop font désormais leur chemin vers la messagerie Outlook, reliant les principaux outils de communication de Microsoft.

Le point de vue de Microsoft sur le travail hybride ne serait pas complet sans quelques améliorations apportées à PowerPoint. Les nouvelles fonctionnalités de camée et de studio d'enregistrement de PowerPoint sont désormais combinées. Cameo vous permet d'intégrer une caméra Microsoft Teams dans votre diaporama de présentation, et le studio d'enregistrement vous permet de vous enregistrer en train de parler à n'importe quelle diapositive. Ils sont tous deux conçus pour améliorer l'expérience de réunion des collègues distants, et la combinaison sera disponible au deuxième trimestre.

Microsoft Whiteboard reçoit de nouveaux modèles. Image : Microsoft

Certaines améliorations apportées au tableau blanc Microsoft dans Teams arrivent également au deuxième trimestre. Si vous n'avez jamais utilisé le tableau blanc, il s'agit essentiellement d'une toile vierge pour le brainstorming, mais il peut être difficile d'envisager comment représenter visuellement vos idées. Microsoft ajoute maintenant plus de 50 modèles afin de commencer à noter des idées plus rapidement, et il existe de nouvelles réactions contextuelles pour des commentaires instantanés de la part des collègues.

Tous ces changements de produits sont influencés par Microsoft propres données de recherche de plus de 30 000 personnes dans des entreprises du monde entier. Les dernières données de l'indice des tendances du travail de Microsoft donnent un aperçu des réflexions des employés sur le travail hybride.

“Nous constatons d'après nos données que plus de 50% des personnes sont plus susceptibles de donner la priorité à la santé et au bien-être au travail qu'avant la pandémie”, déclare Herskowitz. Les données de Microsoft révèlent également que 18 % des personnes ont quitté leur emploi l'année dernière, et beaucoup affirment que l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la flexibilité et le bien-être sont la clé même des considérations salariales.

Le problème pour les entreprises est maintenant de rendre les bureaux intéressants et d'adopter davantage le travail flexible. “Les dirigeants doivent s'assurer que le bureau vaut le déplacement”, déclare Herskowitz. Beaucoup seront confrontés au choix de se rendre dans un bureau quand cela a du sens et de travailler à domicile, de sorte que les modifications apportées par Microsoft au fonctionnement de Teams seront une amélioration bienvenue pour garantir que les collègues distants se sentent tout aussi importants que ceux qui assistent en personne.

Microsoft se prépare maintenant à nous montrer comment il façonnera Windows pour le travail hybride. Le fabricant de logiciels organise un événement le 5 avril qui se concentrera sur les nouvelles améliorations de productivité et de sécurité de Windows 11 qui reflètent la nouvelle réalité du travail au bureau et à distance à laquelle beaucoup sont désormais confrontés.