Nul
Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd in oktober 2014. Het is bijgewerkt elk jaar sindsdien is om te reflecteren nieuwe tools en workflows.
Denk aan de oude productiviteit en office-suites wij alle gebruikte? Ik weet niet over u, maar mijn mix van productiviteit tools is zeker veranderd door de jaren heen. Wat ik vandaag gebruiken, is sterk verschillend van mijn dagelijkse productiviteit “suite” van de afgelopen jaren.
Ook: Office 365 vs G Suite: Die de productiviteit suite is het beste
Voordat ik u door zowel de tools als mijn “proces,” laat mij er op wijzen dat dit spul is voor iedereen verschillend. Mijn werk deze dagen bestaat uit veel meer van informeren en communiceren, en veel minder tijd besteed aan woon in spreadsheets dan in de dagen toen liep ik startups.
Vandaag coördineer ik met teams, in plaats beheren. Ik heb studenten plaats van werknemers. Ik onderzoek projecten eerder dan de start van producten. Mijn dagelijkse productiviteit stroom weerspiegelt de veranderingen in de loopbaan heb ik geëvolueerd van oprichter adviseur, manager professor, en publisher te columnist.
Ik gebruik een enorm aantal hulpprogramma ‘ s voor mijn projecten, en ze veranderen vaak van project naar project. Maar wat ga ik het hier te bespreken zijn de tools die ik gebruik op een dagelijkse basis om mijn “flow”.
Wat bedoel ik met mijn flow?
Ik verdeel mijn werk en de dag in de twee belangrijkste stukken van de tijd: Communicatie en kennis vergaren van tijd, en tijd. Elke dag is vrij veel het zelfde communicatie en kennis verzamelen activiteiten, die volgt op een relatief consistent patroon dat heeft bewezen zeer productief voor mij. Dit zijn de dagelijkse productiviteit activiteiten ik heb het over hebben.
In mijn geval, de ochtend tot halverwege de middag is dat de dagelijkse productiviteit tijd. Dat is wanneer ik verbinding maken met en follow-up met al mijn bestanddelen, studenten, journalisten, producenten, enz., als ik mijn dagelijks lezen om bij te blijven met nieuws en nieuwe technologie, en wanneer ik mijn plannen, plannen van mijn taken, bellen en schrijven en reageren op e-mail.
Ook: Kan een smart office maak je team productiever te zijn?
Dat hele proces is mijn flow. Over mijn vele verschillende iteraties, ik ben er in geslaagd om het optimaliseren van dit proces, dus ik ben in staat om een enorme hoeveelheid gedaan in een relatief korte tijd.
Ik heb niet langer duizenden onhandelbare items invullen van mijn inbox.
De andere helft van mijn dag is het project op tijd. Dit is wanneer ik werk op alles van academische papers in de presentaties, whitepapers, webcasts ik doen voor CBSi om het ontwikkelen van de code van de meeste projecten die ik schrijf over voor doe-het-zelf. Ik heb de neiging om te werken aan projecten in de late namiddag en de avond, met een onderbreking in de vroege avond voor het gezin en de lunch of het diner.
Tools voor mijn dagelijkse stroom
Nu dat je begrijpt hoe ik structuur in mijn werk dag, laten we praten over de tools die ik gebruik in mijn dagelijkse stroom. Het begint allemaal met Gmail…
Eerste ochtend Gmail
Het is ongeveer vijf jaar sinds
Ik maakte de overstap van Outlook naar Gmail
en ik moet je zeggen, mijn productiviteit is verbeterd, en na bijna een half decennium van het gebruik, ik heb geen spijt van de verhuizing een beetje. Met exact dezelfde e-mail-interface op al mijn machines, met integratie in mijn iPhone, iPad en Chromebook, heeft al het verschil.
Ik heb niet langer duizenden onhandelbare items invullen van mijn inbox. In feite, is dat een groot deel van wat deze dagelijkse productiviteit proces is alles over.
Mijn dag begint met mijn wekker gaat af. Uit hoofde van de betrekking, die ik meestal over aan mijn telefoon, hoe pijnlijk ook, barst een oog open, tik je op de Gmail-app en scan om te zien of er iets op het vuur. Als er niets dringend, ik druk op de snooze-knop. Na het herhalen van dit ritueel twee of drie keer, ik sta op, doe mijn ochtend overschrijden, en zombie-loop naar het koffiezetapparaat.
Als ik eenmaal de koffie in de hand, ik ga
de puppy ‘ s
tower defense strategie voor de ochtend, proberen niet om mijn tenen bit, morsen mijn koffie, of stap op een van zijn goed gekauwd knuffeldier vrienden. Uiteindelijk bereik ik de bank, flip op mijn bank-kant monitor, en nogmaals mijn mail checken.
Ook: Laptops, hybriden, smartphones en tablets: het kiezen van de juiste mix
Op dit punt, ik heb de neiging om nota te nemen van wat er in mijn inbox, maar ik noch het proces, noch op reageren. Ik wil de koffie in het bezit te nemen.
Ik neem ook een snelle blik op mijn agenda en mijn to-do-lijst om te zorgen dat ik weet wat er op het dek voor de dag.
Dagelijks moet-leest met Rits
Next up, ik sloeg mijn dagelijkse meest-gelezen. Natuurlijk, dit begint met ZDNet, dan meestal Drudge en Techmeme. Ik doe een snelle kop scannen en iets dat lijkt de moeite waard te lezen, ik klik met de rechtermuisknop en opslaan op Zak.
Voordat ik gebruikte Zak, ik gebruikt voor het openen van alle interessante krantenkoppen als nieuwe tabbladen. Mijn browser is vaak overweldigd met tabbladen in de browser, soms tot het punt van het crashen. Als ik overgestapt computers, moest ik proberen om erachter te komen wat de tabbladen ik had geopend, en het op een andere manier te coördineren 10-50 open tabbladen. Het was een puinhoop.
Nu, ik sla alles in de Zak, om ze later te raadplegen. Ik heb eigenlijk doen dit in twee fasen. Ik gebruik ZDNet, Drudge, en Techmeme als een snelle manier om uit te vinden wat het grote nieuws van de dag is. Later in de ochtend, ik zal open Feedly, en pakken zoveel sites als ik het gevoel dat ik tijd voor mijn grote lijst van feeds. Of, ik kan graven in een verhaal dat interessant is en trending, en kijk voor meer inhoud, die ik je ook opslaat in de Zak.
Het leuke hieraan is dat ik dit gemakkelijk kunt doen tijdens het drinken van koffie. Ik kan een gevoel te krijgen voor de dag van de krantenkoppen, maar ik vind het niet nodig hebt om al mijn hersencellen online zo vroeg.
Ook: Hoe de website van het filteren van invloed op productiviteit op de werkvloer
Door dit punt, ben ik ergens tussen de 30 en 60 minuten in mijn dag, ik heb een of twee kopjes koffie, en ik heb een vrij solide gevoel voor wat er in mijn eigen verschillende domeinen zo goed als wat er in de rest van de wereld. Het is een zeer goed, zeer snelle manier om te komen tot de snelheid tijdens het wakker worden.
Afhankelijk van het belang en de urgentie van de berichten in mijn postvak in van Gmail, ik ga meteen mijn ochtend een e-mail van de fiets of het begin mijn ochtend lezing. Ik geef de voorkeur aan doen ‘ s ochtends lezen voordat e-mail, dus bespreek ik een van die volgende.
De Pocket-lees-post-cyclus archief
Ik lees. Een heleboel. Ik moet up to date te houden over een enorme hoeveelheid informatie, zowel het breken van nieuws en verwante diepe technische of academische informatie. Als een resultaat, een groot percentage van mijn ochtend wordt besteed aan het lezen.
Want ik heb al gekozen voor de artikelen van mijn top bronnen, kan ik open de Zak en begint te lezen. Ik vind dit een heleboel, want ik heb nu al mijn media op één locatie.
Wat is er bijzonder aardig over de Pocket is dat het draait op niet alleen mijn bank-side Web-browser en in Chrome, maar er zijn ook versies van Pocket voor iOS en Android. Als gevolg hiervan, ik kan artikelen lezen overal-zelfs in de necessarium of als ik uit ben en over.
Terwijl ik meestal doe mijn dagelijkse productiviteit van de cyclus, het gebruik van deze tools betekent ook kan ik grijp een tablet of Chromebook en hetzelfde werk doen van een plaatselijke coffeeshop, als de stemming zo valt me op. Het is een feit, maar het grijpen van een tablet of een Chromebook, mijn iPhone 6s Plus (die ben ik nog aan het schommelen na drie jaar) heeft genoeg schermruimte om me productieve allemaal op zijn eigen.
Een deel van mijn ochtend flow is het posten op sociale netwerken. Helaas, dit is veranderd. Vroeger als ik vond een artikel dat interessant was in mijn Zak collectie, ik tikte het pictogram ‘Delen’ in Zak en vervolgens de geselecteerde Buffer. Buffer nam vervolgens het artikel, gepland en geplaatst op Twitter, Facebook en LinkedIn. Twee keer klikken en ik kon gedeelde iets interessants.
Maar Facebook brak. Facebook niet langer toegestaan hulpmiddelen als Buffer en Hootsuite om te plaatsen op de persoonlijke Facebook-pagina ‘ s. Ik heb jarenlang opbouwen van mijn persoonlijke Facebook pagina volgende en je wilt niet om te beginnen met een zakelijke pagina (of wees al mijn volgelingen), dus als Facebook brak automatisch te posten, doet het pijn. Nu, ik geef posten op Twitter en doe het dan weer op Facebook. LinkedIn krijgt veel minder aandacht, en, eerlijk gezegd, ik post minder vaak.
Ook: Top iOS-apps voor productiviteit: sneller werken met uw iPhone
Een ander aspect van mijn ochtend lezen dat is veranderd is dat ik niet meer artikelen opslaan in Evernote. Ik gebruikt voor het opslaan uit de artikelen dat zou mij te dienen voor projecten ik werk op of in de algemene middelen van onderzoek. Terwijl ik gebruik Evernote om notities bij te houden en artikelen te schrijven, die ik niet meer gebruik Evernote als ik mijn hub van alles. Pocket verwerkt gearchiveerde artikelen prima.
Spoelen, wassen, te herhalen.
Ik ben relatief holistische over mijn ochtend lezen. Ik doen totdat ik me verveel of honger, of voelen als het schakelen en over te gaan tot het beheren van mijn e-mail en planning.
De hele dag door, ik kom terug naar de Zak en wat te lezen. Dit werkt prima als ik behoefte aan een pauze van iets anders, of ik zit te wachten (net als ik heb besteld in een restaurant en ik ben het wachten op eten of ben ik op het kantoor van een arts of wachten voor een Apple-keynote om te beginnen).
Het belangrijkste punt van dit alles is dat sinds ik verhuisd naar deze Pocket-lees-post-archief cyclus voor mijn dagelijks lezen, mijn productiviteit en de flexibiliteit is enorm gestegen. Ik krijg meer gedaan, en de kwaliteit van het proces is veel prettiger. Ik ben niet meer gebonden aan mijn desktop browser, omdat al deze programma ‘ s werken op al mijn apparaten.
Aansluiten en planning
Er van uitgaande dat er niets op het vuur die ik heb te hanteren eerste ding, op een bepaald punt tijdens de ochtend zal ik de schakelaar uit te lezen om te communiceren. Ik schakel uit de Zak en in Gmail en werk mijn weg via mijn e-mail.
Gmail doet een groot werk van het filteren van spam, maar ik ga door middel van de Updates en Promoties tabbladen verwijderen of markeren als spam iets dat niet nodig is. Dit is meestal een vrij snel opruimen.
Soms is er iets in mijn Updates gedeelte geeft aan dat er een actie-item. Bijvoorbeeld, als één van mijn websites heeft geduwd wordt een waarschuwing, afhankelijk van de ernst zal ik gaan, recht op werk, het oplossen van het probleem of het verzenden van de e-mail om Todoist als een to-do item.
Dit is waar de integratie van Todoist en Gmail is zo leuk. Alles wat ik moet doen is tik op de Todoist pictogram, en ik kan het e-mailbericht in een to-do item, compleet met een link terug naar de oorspronkelijke e-mail bericht. Een keer heb ik gepland als een to-do item (voor die dag of op een latere datum), dan kan ik daarna archief van het bericht en het is uit mijn postvak in.
Ik gebruik hetzelfde proces voor de rest van mijn e-mail. Als ik kan antwoord onmiddellijk aan een query van iemand mailing mij, ik doe. Als dat niet (bijvoorbeeld als het vergt extra onderzoek of het is echt een actie-item vermomd als een e-mail bericht), ik stuur het naar Todoist als een to-do item en duidelijk uit mijn postvak in.
Ook: Top productiviteit apps voor Android en iOS
Ik doe hetzelfde met agenda-gerelateerde items. Bijvoorbeeld, ik ben op de Informatie Systemen en Management Certificaat Raad van Advies van de UC Berkeley extension, en toen ik een e-mail krijgen dat er een geplande vergadering, ik kan rechts-klik op de datum in het midden van de e-mail en planning in de agenda. Nogmaals, de oorspronkelijke e-mail is beschikbaar als een link, zodat ik het kan verwijderen uit mijn postvak in en archiveren.
Op deze manier kan ik kracht meer in mijn inbox, reageert toewijzen aan taken of agenda. Binnen een zeer korte tijd heb ik mijn inbox opgeruimd.
Nu, om eerlijk te zijn, ik heb een lichte e-mail fetish, dus ik check weer in mijn inbox, een of twee keer (of 20 of 30 keer per dag aan. Maar nu mijn inbox is over het algemeen schoon en leeg te maken, dat de praktijk niet veel te grijpen op, en het is alleen maar een verspilling van een seconde of twee.
In feite, nu heb ik e-mail meldingen geïntegreerd in mijn telefoon, ik ben erachter dat ik daadwerkelijk breken ik van de gewoonte, want tenzij ik hoor de waarschuwingstoon, ik heb geen belangrijke e-mails die binnenkomen. Ik heb eigenlijk al een paar uur zonder het controleren van mijn e-mail postvak in, dat is iets van een record voor mij.
Beheer van mijn dagelijkse onderwijs kansen
Aangezien het blijkt, de ondersteuning van de gebruikers is een partij als het onderwijzen van online studenten.
Een paar jaar geleden, ik nam een bos van WordPress plugins als een side-project dat me helpt om mijn vaardigheden codering scherp. Een van de (onverwachte) neveneffecten van dat is dat ik nu gebruikers te ondersteunen. Yep, zelfs gratis plugins vereisen een bepaalde mate van ondersteuning van de tijd.
De manier waarop ik het beheer van deze is dat ik heb een support ticketing systeem naar mijn lab notities website. Ik gebruik een WordPress plugin Geweldige Ondersteuning en, om eerlijk te zijn, het is pretty awesome. Gebruikers plaatsen hun vragen en ik krijg een e-mail notificatie. Alle details voor elke gebruiker’ situatie wordt bewaard in een thread op de site, dus als ik ga terug naar het gesprek-dagen of weken later, zie ik wat eerder gebeurde, allemaal op één plek.
Ik denk gewoon dat van die gebruikers graag meer van mijn studenten. Als alle vragen in mijn postvak in, als ik ga naar de ticketing systeem en het beantwoorden van vragen. Ik ben geen gebruikers toewijzen letter grades, maar anders wordt het proces is vrij veel het zelfde.
Ook: 5 productiviteits-apps te helpen maken het werk minder overweldigend TechRepublic
By the way, dit is ook een geweldige manier om na te denken over de gebruikers, die ik in eerste instantie was een beetje ongelukkig toe te voegen aan mijn dagelijkse werk. Maar het reframe is dit: ik ben een opvoeder en deze zijn meer mensen die hulp nodig hebben terwijl ze leren gebruik te maken van deze plugins. Dus, in plaats van het denken over het geven van ondersteuning aan gebruikers als een extra werklast, ik denk dat de gebruikers meer van mijn studenten en hun vragen gewoon meer onderwijs kansen. Het is ook een geweldige manier om bij te blijven op wat mensen doen die er zijn, en geeft me een veel meer “op straat” dialoog met de gebruikers, die van onschatbare waarde is als een tech-journalist en thought leader blowhard pontificator.
Hier is nog een kleine truc die ik gebruik: ik krijg veel verzoeken (die ik noem “coole feature ideeën”) van de plug-gebruikers. Ik pak die verzoeken, hetzij van mijn e-mail, of rechtstreeks vanaf de support forum post waar zij van afkomstig zijn met Todoist. Een snelle klik op wijst hen een label met de naam van de plugin en de andere met een “bug report” of “cool functie idee” en ik heb nu een bug management systeem dat is geïntegreerd met de rest van mijn werk. Erg cool, en zeer snel.
Te-doen van mijn to-do lijst
Door dit punt, ik ben meestal de meeste van de weg in de ochtend. Mijn e-mail is verwerkt en acties zijn verplaatst naar mijn to-do list en planning-items aan mijn agenda. Ik heb gedaan een aanzienlijke hoeveelheid van het lezen, en ik ben tot de snelheid op de verschillende thema ‘ s ben ik verantwoordelijk voor de volgende. Ik heb gesorteerde studenten en ondersteund gebruikers (en nog geen bugs of key follow-up items aan mijn to-do lijst).
Nu, het is tijd voor de aanpak van de to-do items. Zoals Pocket en Gmail, Todoist draait op mijn telefoon, mijn tabletten, de Chromebook, en op mijn bureaublad in een browser venster. Het loopt zelfs op mijn Apple-Horloge. Dus ik kan organiseren en beheren van mijn to-do items van overal.
Het eerste wat ik doe is naar beneden in de lijst en objecten te verplaatsen. Sommige items zijn niet langer een vandaag prioriteit, terwijl sommige hebben een verhoogde prioriteit. Ik heb een aantal herhalende taken (zoals de indeling van studenten voor elk van mijn hoofdstukken) die pop-up wanneer ze het nodig hebben.
Voordat ik in ga op de rest van mijn dag, dat doet mijn to-do taken en langzaam migreren naar project tijd, ik zal je vertellen mijn nieuwe geheime wapen voor het beheren van to-do items: Begrip. Ik gebruikt om het gebruik van Trello om dit te doen, maar raakte een paar muren. Begrip, dat is een beetje nieuw en een beetje raar, heeft een hele stapel van mogelijkheden.
Begrip lost een klassieke to-do lijst probleem: er zijn Te veel items op de to-do lijsten. We lijden allemaal aan deze praktijk, waar iets dat zou moeten worden gedaan, zelfs op een dag items en “ik kom als ik kan” items, toekomstig project ideeën, en al de rest van de wind op de to-do lijst als lage prioriteit items die vullen de lijst aan de rand.
Sommige dagen zijn besteed alleen maar het nemen van al die items die eerder zijn gepland voor de, zeg maar, de 15e van de volgende maand, en ze te verplaatsen naar de volgende maand weer.
Ik gaf dit probleem veel van het denken en besefte dat er zijn items die ik moet doen, dat zijn bruikbaar in de nabije toekomst, en items die nodig is om op een lijst ergens, dat er geen specifieke prioriteit.
Ook: werken op Afstand 101: Professionele gids
Begrip is een combinatie whiteboard, list manager, project manager, google app engine en database. Het is eigenlijk heel vreemd en heel mooie. Het duurt een tijdje om je armen om alles te doen, maar zodra je dat doet, het is ongelooflijk nuttig. Helaas, het heeft een domme naam, een relatief weinig inspirerend icoon en marketing site, dus ik maak me zorgen over de overlevingskansen. Dat gezegd hebbende, het heeft een aantal ernstige financiering achter, dus ik hoop voor het beste.
Kunt u raden van bepaalde categorieën, en binnen deze borden kunt u een overzicht maken. Elk item in de lijst is een kaart op een bord, en u kunt notities schrijven en communiceren met andere leden van een team op de achterkant van elke kaart. Het klinkt complex, maar het is verbazingwekkend intuïtief.
Idee is ook beschikbaar op Android en iOS en Web platformen, dus ik kan weer op mijn werk van overal werken.
Ik heb het opzetten van een bos van Besef pagina ‘ s en alle items die “moet worden op de lijst”, maar zijn niet bruikbaar deze week, of volgend op een Idee. Ik heb regelmatig dieper in op die pagina ‘ s, in het bijzonder wanneer ben ik bezig met een bijbehorende project, en trek items van de pagina en deze toewijzen aan Todoist — maar alleen als ik van plan ben om te werken op hen, die week.
Dat, door de manier, is de hele sleutel tot het houden van je to-do lijst onder controle. Als je daadwerkelijk van plan bent om een item binnen een redelijk korte periode van tijd, zet het op je to-do lijst. Als u verwacht aan te doen op een dag, het is niet een to-do lijst, krijgt u niet het gewenste item en schrijft u ze op een andere lijst ergens. Ik gebruik Trello.
Ik heb ook Begrip pagina ‘ s voor elke 3D-printer, en voor het beheren en volgen van mijn reviews en video-projecten. Het is geweldig als een catch-all voor veel van de details, maar in tegenstelling tot vorige catch-alls zoals Evernote, Begrip staat je toe om enige structuur en lay-out aan het materiaal waarmee u werkt.
Heroverweging van uw stroom
Om de paar jaar, ik herdenk mijn productiviteit stroom, meestal als ik vind dat ik steeds ver achter, of het krijgen van die baaaad gevoel dat ik de dingen te laten glippen door de mazen. Dit laatste optimalisatie, waar ik toegevoegd Begrip, is werken voor een paar maanden nu, en zo ver het is de meest effectieve stroom die ik heb gebruikt. De meeste van de elementen, met name hoe ik gebruik Gmail en Zak, zijn productieve processen voor het jaar.
Deze workflow ook zijn flexibel genoeg om zich aan te passen aan mijn veranderende eisen. De gebruiker ondersteuning een deel van mijn dag was nieuw en ik was in staat om toe te voegen dat in mijn dagelijkse workflow zonder extra hulpmiddelen of het onderbreken van mijn workflow. Bewijs van hoe kogelvrij is, hoewel, komt van 2017 Orkaan Irma. Wanneer we geëvacueerd Florida, ik heb maanden met alleen maar een secundaire laptop en mijn telefoon, en dit proces laat me blijf op de snelheid, zelfs met al mijn bezittingen en versnelling aan de andere kant van het continent.
Zoals ik al eerder zei, je flow zal anders zijn, maar ik adviseer je denkt over je werk processen en het optimaliseren van uw dagelijkse activiteiten. Je vindt je effectiever en ook dat je dagen zijn meer aangenaam.
Ook: de Beste gaven; Top tech gadgets en tools voor de externe werker
Dat is vrij veel een mooie win-win, is het niet?
P. S. Verrassend genoeg is, is er geen software van Microsoft in mijn dagelijkse hulpmiddelen, nog steeds. Vroeger woonde ik in Outlook. Ik gebruik nog steeds de PowerPoint zwaar voor presentaties, maar mijn dagelijkse productiviteit is nu helemaal niet van Microsoft. Dat was een politieke beslissing of een verklaring. Ik vind Microsoft. Ik heb net gekeken en vond de beste tools voor het doen van mijn werk. Als ik bij Microsoft, ik zou denken lang en hard over.
U kunt het volgen van mijn dag-tot-dag project updates op sociale media. Volg mij op Twitter via @DavidGewirtz, op Facebook op Facebook.com/DavidGewirtz op Instagram op Instagram.com/DavidGewirtz en op YouTube YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Verwante artikelen:
4 redenen waarom u zou moeten huren externe medewerkers TechRepublic
Hoe HET kan helpen bij externe medewerkers worden productiever TechRepublic
3 Mac-apps te krijgen en georganiseerd te blijven CNET
10 Mac-programma ‘ iedereen moet het gebruik van CNET
iPhone tip: Snel vinden van apps die willen uw aandacht
De beste VPN-diensten: Onze 10 favoriete verkopers
Verwante Onderwerpen:
Apple
Digitale Transformatie
Datacenters
CXO
Innovatie
Opslag
0