Her er scenariet. Du kan bruge tre dage på at skrive en virkelig fremragende dokument. Du undersøge den nøje, og du basere det på en skitse, du og dit team, der er aftalt, og du behøver en stærk redigere passere, før du deler det.
CNET: G Suite: Alt, hvad du behøver at vide, før tilmelding til Googles kontorpakke
Derefter skal du dele det med dine team. Fordi alle dem, du har delt det med en voksen, og på samme hold, skal du angive indstillinger for deling af “Alle med linket kan redigere.”
Flere hurtige tip:
Gmail quick tip: Brug farvekodede mærkater til at organisere din indbakkei Gmail quick tip: Hvordan til at søge i din indbakke Primære kategori, kun
Har dette nogensinde sket for dig?
Efter et par dage, at du får en note fra din chef, “Ligner alle de kommentarer, der er i, men dokumentet er nu en rod. Kan du rydde op? Tjek nogle af de kommentarer, men jeg synes, vi skal for det meste gå med hvad du oprindeligt blev forelagt.”
Du åbner dokumentet, og det er en forfærdelig rod af kommentarer og tekst udskiftninger. Bare ud af morbid nysgerrighed du kigge på indstillingerne. Opdager du, at i stedet for bare fire mennesker i den oprindelige konference opkald, dine omhyggeligt udformet dokument, der er blevet besøgt af 27 personer.
Det bliver værre. Nogen hackede væk på, hvad du skrev med tilsyneladende opgive. En anden ikke kan lide disse ændringer og hakkede løs på dem. En ond cirkel er skabt med det ene deltager efter den anden, skæring og tilføjer, indtil det, du ender med at kigge på har ingen lighed med, hvad du har indsendt.
Har dette nogensinde sket for dig? Ja, vi har alle været der.
Nu rydde det op
Et eller andet sted under alt dette herlige samarbejde var et brugbart dokument, er det oprindelige. Det eneste problem er at grave det ud. Det er klart, forsøger at gå ud hver bidragyder ændringer ville være en kedelig og i sidste ende forgæves bestræbelse.
Også: Sådan backup af Gmail: Den ultimative guide
Der skal være en bedre måde.
Heldigvis er der. Det er fordi, Google er også et samarbejde, organisation og folk, der har oplevet den samme kommentar og redigere graffiti, du har.
Det trick er at gå ind under menuen Filer i Google Docs, og se efter “Version af historien.” Under dette, vil du finde et underpunkt, der hedder “Se version af historien.” Når du vælger denne, vil du se dit dokument med en liste over versioner i panelet til højre.
Du kan klikke på en af de lister, i dette panel, og du vil se dokumentet, som det var. Hvis du ønsker at gå tilbage i tiden og gendanne en af disse lister, klik på den store blå knap på toppen af den side, der siger “Gendanne denne version.”
Boom! Fornuft er genoprettet.
Bonus tip
Her er et par af bonus tips inden for et tip. Hvis du ser under Google Docs Filer->Version historie menupunktet igen, vil du se “Navn nuværende version.” Brug dette til at… vente… navn den aktuelle version. På den måde, når du er sigtning tilbage gennem alle de tidligere redigeringer, du kan finde den version, du ønsker.
Her er en bedste praksis for at øge din produktivitet. Lige før du sender et dokument til holdet for at redigere navn, den nuværende version er noget du vil huske. Jeg kan godt lide at bruge versionsnumrene, så jeg ofte mit navn noget som DG_01, DG_02, osv. Disse er de versioner, lige før kaos.
Derefter, når jeg er nødt til at komme tilbage til dem, jeg kan bare se den version med det rigtige navn, eller – og dette er magi i en flaske, jeg lige vende “vis Kun navngivne versioner,” og det er som et pust af frisk luft.
Kun den navngivne versioner er vist. Da mine samarbejdspartnere normalt ikke navngive deres versioner, det er kun et spørgsmål om sekunder for at finde og gendanne en ren dokument, gratis for alle at redigere rod.
Har du nogen Google Docs redigering skrækhistorier? Hvad gjorde du? Andel nedenfor, så vi kan føle din smerte eller lære af din succes. Også, har du et hurtigt tip, eller et problem, du gerne vil have løst med et hurtigt tip? Hvis det er tilfældet, dele dem med os i kommentarerne nedenfor.
Du kan følge min dag-til-dag-projekt opdateringer på sociale medier. Sørg for at følge mig på Twitter på @DavidGewirtz, på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz på Instagram på Instagram.com/DavidGewirtz og på YouTube på YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Relaterede Emner:
Cloud
Smart Office
CXO
Små og mellemstore virksomheder
Tech-Branchen
Virksomhedens Software