Det var en dålig dag när dessa lådor kommit. Men efter skanning allt vi kunde för att söka i alla dessa dokument på Google Drive.
David Gewirtz
Jag hade en riktigt stor dokument hämtning utmaning denna månad. Lyckligtvis, Google Drive kom till min räddning. Här är hela historien.
En av de saker som har blivit tydligt för mig när jag fortsätter min resa i #adulting är som det är ibland nödvändigt att producera måttligt svårbegripliga familj handlingar på begäran. Oavsett om det handlar om vård av åldrande föräldrar, äga egendom, eller driver ett företag, det finns gånger när det gäller dokument som du inte har sett i år (eller kanske någonsin) måste vara snabbt hämtas.
Om ett och ett halvt år sedan diskuterade jag hur jag kunde använda Evernote för att hitta min pappas död certifikat och-medan du reser över land och evakuera från Orkanen Irma. Jag hade laddat upp de flesta av de handlingar som rör hantering av mina föräldrars sjukdom till Evernote. Eftersom Evernote OCRs allt jag kunde för att göra en sökning, hämta dokumentet, och faxa det, alla från min telefon medan du sitter på en Sonic drive-in picknick bord i mitten av Kansas.
Lyckligtvis, när detta nya dokument hämtning problem hit, jag var med i vårt nya hem i Oregon. Jag var inte längre leva ur en resväska i hund-vänliga motell, försöka springa ifrån Moder Natur.
Denna tid, omfattas av hämtning var betydligt större och svårare utmaning. Jag var tvungen att producera cirka 50 dokument som är kopplade till en gammal egendom försäljning. Inte alla handlingar som var i perfekt hämtning form. Jag behövde hitta kvitton från entreprenörer som hade producerat handskrivna räkningar. Jag var tvungen att hitta poster från leverantörer vars namn jag antingen kunde inte minnas eller aldrig visste ursprungligen för att jag inte hade personligen behandlat dem. Jag var tvungen att hitta regeringen dokument som jag aldrig hade sett.
Lyckligtvis, nästan allt jag behövde var lagras på Google Drive.
För några år sedan, som en del av den omvårdnad min fru och jag gör det för mina föräldrar, vi fick en leverans av bankdirektörernas lådor som innehöll alla deras helt oorganiserade poster. Lådor fyllda vårt garage.
Tömning som nyligen fyllt garaget var en trängande nödvändighet. Det var arbetsytan jag normalt används för att filma mina videor för ZDNet, och jag behövde det tillbaka. Vi itu med utmaningen genom att skanna allt vi kunde och lagra alla i den resulterande Pdf-filer på vår interna server.
För att få igenom skanningen så fort som möjligt, vi skannade partier av dokument och stoppade ner dem i Pdf-filer märkt hjälpsamt som batch-1, sats 2, etc. Vi tänkte att när vi fått bort papper invasionen, vi kunde ta itu med att organisera de söker på vår fritid. Vi har aldrig riktigt haft som fritid.
Vi fick dem alla skannade in, dock. Vi sparade dem-som-är och orörd-på vår server för ett gäng år.
På grund av ett beslut om att gå papperslös, vi hade också varit scanning i våra egna handlingar, från hus pappersarbete till räkningar och andra viktiga (och mindre än viktig) dokument. Så mycket som möjligt, om det kom som papper, det blev skannade, upp till en andel eller katalog. Då vi strimlade eller kastade den ursprungliga döda träd vägra.
Någon gång innan orkanen slog, jag upptäckte Cloud Sync på Synology server. Som jag har skrivit om innan, detta är en elegant lösning för att dela dokument mellan en lokal server och en mängd olika leverantörer moln. Det fungerade så bra att jag bestämde mig för att genomföra Cloud Sync till Google Drive för alla mina handlingar. Jag skapade en Cloud Sync katalogen i Google Drive, och under den, skapad av enskilda kataloger för varje av min server aktier. Jag satte upp Cloud Sync för att hålla aktier och moln kataloger i synk.
Pojke, var jag glad att jag gjorde det! Jag var tvungen att leva av cloud drive för ungefär fyra månader efter orkanen slog till. Jag hade fortfarande att arbeta och driva företag-och vi var tvungna att hitta en försäkring pappersarbete och andra handlingar som antingen var begravd i flyttkartonger eller kan ha förstörts när taket blev skadad.
Tiden gick emellertid och vi flyttade in i vårt nya hus för ungefär ett år sedan. Jag satt upp servrar, sprang nätverk, och slog sig ner i en något mindre händelserikt liv.
Då, förra månaden, behovet av mer oväntade #adulting än en gång fötts upp sitt fula huvud. Jag var tvungen att komma upp med 50 eller så handlingar som kan ha varit lagras var som helst. Några var nog i aktien, som innehar samtliga innehållet i dessa bankers ” lådor. Andra kunde ha varit i ett antal andra aktier.
Medan Synology har en bra sökfunktion, det spelar inte hålla ett ljus till Googles andetag av sökfunktioner i Google Drive. Så, snarare än att söka igenom enskilda aktier på min lokala server, jag gick in på Cloud Sync katalogen i Google Drive. Detta är den överordnade katalogen av alla speglade aktier.
Sedan, med hjälp av Jedi-nivå Google-fu, jag började min sökning. Det tog mig större delen av dagen, men när jag var klar, jag hittade alla de dokument jag behövde. Vissa begravdes i stora skannade paket, så jag var tvungen att använda Googles OCR för att hitta dokumentet, sedan PDF-sökning i Acrobat för att gräva sig igenom och hitta den exakta sidor som jag behövde för att extrahera.
Google, naturligtvis, är inte den enda leverantören att erbjuda full-dokument OCR-text och sök. Dropbox och OneDrive också erbjuda det, och även om det inte är så lätt att ladda upp dokument, så gör Evernote. Jag föredrar Google eftersom jag får en hel del lagring som en del av min G Suite-konto, och jag är ett stort fan av deep search kapacitet Google erbjuder.
Även G-Sviten: Allt du behöver veta innan du registrerar dig för Google office suite CNET
Men oavsett vilket moln lagring tjänst du använder, tänk på värdet av kontinuitet och handling upptäckt. Om du lagrar dina data — och även om du förvara den utan att den bästa organisatoriska struktur – du har en god chans att hämta vad du behöver, när du behöver det.
Cloud lagring och djup sökning har nu kommit till min räddning vid flera tillfällen. Det var väl värt mödan att skanna dokument och konfigurera lagring tjänst för att göra det möjligt. Om du inte säkerhetskopierar dina fysiska handlingar, så väl som din digitala dokument, som jag starkt rekommenderar att du gör det.
Du kan följa min dag-till-dag-projektet uppdateringar på sociala medier. Se till att följa mig på Twitter på @DavidGewirtz, på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz på Instagram på Instagram.com/DavidGewirtz och på YouTube på YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Förvaring
High-end lagring för företag, små företag och hemanvändare
Ta kontroll över ditt Dropbox-lagring
Det säkraste sättet att frigöra lagringsutrymme på din iPhone eller iPad
Google Drive eller OneDrive: Hur att välja rätt moln lagring (ZDNet YouTube)
Flash-lagring: En guide för IT-tekniker (TechRepublic)
Bästa lagringsenheter till 2019 (CNET)
Relaterade Ämnen:
Digital Omvandling
Datacenter
CXO
Innovation
Förvaring