Det blev en dårlig dag, når disse kasser ankom. Men efter scanning af alt, var vi i stand til at søge i alle disse dokumenter på Google Drev.
David Gewirtz
Jeg havde en virkelig stor document retrieval udfordring i denne måned. Heldigvis, Google Drev kom til min redning. Her er den fulde historie.
En af de ting, der er blevet tydeligt for mig, da jeg fortsætte min rejse i #adulting er, at det nogle gange er nødvendigt at producere moderat mystiske familie dokumenter på efterspørgslen. Uanset om der er relateret til pleje af aldrende forældre, at eje fast ejendom eller driver en virksomhed, der er tidspunkter, når dokumenter, du ikke har set i år (eller måske nogensinde) skal være hurtigt hentet.
Omkring et år og et halvt siden, jeg talte om, hvordan jeg var i stand til at bruge Evernote til at finde min fars død certifikat og vil-mens du rejser på tværs af landet og evakuere fra Orkanen Irma. Jeg havde uploadet de fleste af de dokumenter, der er relateret til administration af mine forældres sygdom til Evernote. Fordi Evernote OCRs alt, jeg var i stand til at gøre en søgning, hente dokument, og fax er det, alle fra min telefon, mens du sidder på en Sonic drive-in picnic bord i midten af Kansas.
Heldigvis, når det nye dokument hentning problem hit, var jeg i vores nye hjem i Oregon. Jeg var ikke længere lever ud af en kuffert i dog-friendly moteller, forsøger at løbe fra Moder Natur.
Denne gang er omfanget af hentning var væsentligt større, og udfordringen sværere. Jeg var nødt til at producere omkring 50 dokumenter relateret til en gammel ejendom salg. Ikke alle de dokumenter, der var i ideal selektion form. Jeg havde brug for at finde kvitteringer fra entreprenører, der havde produceret hånd-skrevet regninger. Jeg var nødt til at finde poster fra leverandører, hvis navne jeg enten ikke kunne huske eller aldrig vidste, oprindeligt fordi jeg ikke havde personligt har behandlet dem. Jeg var nødt til at finde ud af offentlige dokumenter, som jeg aldrig havde set.
Heldigvis, næsten alt, hvad jeg havde brug for var, der er gemt på Google Drev.
For et par år siden, som en del af den omsorgsgivende min kone og jeg lavede til mine forældre, vi har modtaget en forsendelse af bankernes kasser, der indeholdt alle deres helt uorganiserede poster. De fyldte kasser vores garage.
Tømning af, at nye fyldt garage var en presserende nødvendighed. Det var arbejdsområdet jeg normalt anvendes til at filme mine videoer for ZDNet, og jeg havde brug for det igen. Vi udfordringen op ved at scanne alt, hvad vi kunne og lagring af alle i den resulterende Pdf-filer på vores interne server.
For at komme igennem scanningen så hurtigt som muligt, scannede vi batches af dokumenter og stak dem i Pdf-filer, der er mærket hjælpsomt som parti-1, batch-2, etc. Vi regnede med, at når vi er sluppet af med papiret invasion, vi kunne beskæftige sig med organisering af de scanninger, der i vores fritid. Vi havde aldrig rigtig, at fritid.
Vi har få dem scannet ind, selv om. Vi gemte dem — som de er og uberørt — på vores server for en masse år.
På grund af en beslutning om at gå papirløse, havde vi også været til scanning i vores eget arbejds-dokumenter, fra hus papirarbejde for at regninger til andre vigtige (og mindre end vigtigt) dokumenter. Så meget som muligt, hvis det er kommet som papir, fik det scannet, overføres til en aktie eller et bibliotek. Så, vi strimlet eller smidt den oprindelige dead tree nægte.
Engang før orkanen ramte, opdagede jeg, Cloud Sync på Synology server. Som jeg har skrevet om før, det er en elegant løsning til deling af dokumenter mellem en lokal server og en række cloud-leverandører. Det virkede så godt, at jeg besluttede at gennemføre Cloud Sync-Google Drev, for alle mine dokumenter. Jeg har oprettet en Cloud Sync mappe i Google Drive, og i henhold til, at der oprettes individuelle mapper for hver af mine server ‘ s aktier. Jeg derefter oprette Cloud Sync til at holde aktier og cloud mapper i sync.
Dreng, var jeg glad for at jeg gjorde det! Jeg var nødt til at leve af cloud drive for omkring fire måneder efter orkanen ramte. Jeg var stadig nødt til at arbejde og drive virksomhed-og vi var nødt til at finde ud af, forsikrings-papirer og andre dokumenter, der enten blev begravet i flyttekasser eller er måske blevet ødelagt, når vores tag, fik beskadiget.
Tiden gik imidlertid, og vi flyttede i vores nye hus for omkring et år siden. Jeg opsætter servere, kørte netværk, og slog sig ned til en lidt mindre begivenhedsrigt liv.
Derefter, i sidste måned, de har brug for mere uventede #adulting igen sit grimme hoved. Jeg var nødt til at komme op med 50 eller så dokumenter, der kunne have været gemt hvor som helst. Nogle var nok i den andel, der indeholder alle indholdet af disse bankernes kasser. Andre kunne have været i en række af andre aktier.
Mens Synology har en god søge funktion, er det ikke holde et lys til Google ‘ s breath af søge-funktioner i Google Drev. Så, snarere end at søge gennem individuelle aktier på min lokale server, gik jeg ind i Cloud Sync mappe i Google Drev. Dette er den overordnede mappe med alle de spejlede aktier.
Derefter, ved hjælp af Jedi-niveau Google-fu, jeg begyndte min søgning. Det tog mig det meste af en dag, men med den tid jeg var færdig, fandt jeg alle de dokumenter, jeg havde brug for. Nogle blev begravet i store scannede pakker, så jeg var nødt til at bruge Google ‘ s OCR for at finde det dokument, så PDF-søgning i Acrobat til at grave igennem, og finde præcis de sider, jeg havde brug for at udvinde.
Google, selvfølgelig, er ikke den eneste leverandør, som tilbyder full-dokument OCR og tekst søgning. Dropbox og OneDrive også tilbyder det, og selv om det ikke er så nemt at uploade dokumenter, så er Evernote. Jeg foretrækker Google, fordi jeg får en masse af opbevaring som en del af mit G-Suite konto, og jeg er en stor fan af deep søgemuligheder, som Google tilbyder.
Også G Suite: Alt, hvad du behøver at vide, før tilmelding til Googles kontorpakke CNET
Men uanset hvilken cloud storage-tjeneste, du bruger, huske på værdien af kontinuitet og dokument opdagelse. Hvis du gemmer dine data-og selv hvis du gemmer den, uden at den bedste organisatoriske struktur – vil du have en god chance for at hente, hvad du har brug for, når du har brug for det.
Cloud storage og dybt søg nu komme til min redning ved flere lejligheder. Det var vel umagen værd at scanne dokumenter og oprette opbevaring service at gøre dette muligt. Hvis du ikke sikkerhedskopiere dine fysiske dokumenter, samt din digitale dokumenter, jeg stærkt anbefale at gøre det.
Du kan følge min dag-til-dag-projekt opdateringer på sociale medier. Sørg for at følge mig på Twitter på @DavidGewirtz, på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz på Instagram på Instagram.com/DavidGewirtz og på YouTube på YouTube.com/DavidGewirtzTV.
Opbevaring
High-end storage til virksomheder, små virksomheder og private brugere
Tag kontrol over din Dropbox-lager
Den sikreste måde at frigøre plads på din iPhone eller iPad
Google Drive eller OneDrive: Sådan vælger du den rigtige cloud storage (ZDNet YouTube)
Flash-hukommelse: En vejledning for IT-professionelle (TechRepublic)
Bedste Storage-Enheder til 2019 (CNET)
Relaterede Emner:
Digital Transformation
Datacentre
CXO
Innovation
Opbevaring