Cloud content management provider Box heeft zijn native e-handtekening-functie, Box Sign, vrijgegeven voor zakelijke en zakelijke klanten. Het bedrijf heeft dit opgenomen als onderdeel van zijn algehele levenscyclus van het beheren van inhoud versus het verkopen als een op zichzelf staand product.
Pandemie versneld gebruik van e-handtekeningen
Het gebruik van elektronische handtekeningen nam tijdens de thuisblijfperiode van de COVID-19-pandemie sterk toe. Er zijn veel processen waarvoor vóór de pandemie een echte natte handtekening nodig was die verschoof naar e-handtekeningen vanwege de noodzaak van fysieke afstand. Dit omvat onroerendgoedtransacties, verkoopcontracten en zelfs enkele juridische documenten, zoals onboarding van werknemers. Nu mensen gewend zijn geraakt aan het gemak van e-handtekeningen omdat bedrijven het proces vertrouwen, zal het toegenomen gebruik ervan waarschijnlijk blijven en zelfs groeien.
Hoewel er veel zelfstandige handtekeningservices zijn, is het gebruik van ze kunnen een aantal zakelijke uitdagingen veroorzaken, vooral in grote volumes. De eerste is gewoon de extra kosten van het betalen voor een dienst. Sommige kosten door het document, andere door de gebruiker, sommige hebben capaciteitslimieten, enz. Ook kunnen er problemen zijn met versiebeheer bij het maken van het document.
Een verkoper kan bijvoorbeeld een document in Word maken en dit vervolgens uploaden naar een zelfstandige service om naar de klant te verzenden. Als de klant vervolgens om een wijziging vraagt, wordt het Word-bestand bijgewerkt en opnieuw geüpload, waardoor een nieuwe kopie wordt gemaakt – als het origineel niet wordt verwijderd. Dan is er het proces van het beschermen, archiveren en bewaren van uitgevoerde overeenkomsten. Elke service voor elektronische handtekeningen heeft zijn eigen bestandsopslag en de gebruiker moet eraan denken het document van die service te downloaden en vervolgens te uploaden naar het contentmanagementsysteem van het bedrijf.
Hier is de aanpak van Box anders, omdat er wordt nagedacht over de levenscyclus van de e-handtekening, die de daadwerkelijke handtekening omvat, maar ook de upstream- en downstream-processen. Overweeg bijvoorbeeld dat er een contract wordt gemaakt waarbij het verkoopteam en het juridische team moeten samenwerken en versies heen en weer moeten sturen, opmerkingen moeten maken, taken moeten toewijzen, enzovoort. Dit wordt gemakkelijk gemaakt met het kernplatform van Box in vergelijking met zoiets als e-mail, omdat iedereen met hetzelfde document werkt. In plaats van in te loggen op een aparte tool, wordt het e-handtekeningproces standaard in Box gedaan, wat betekent dat er niets hoeft te worden geüpload. Zodra het contract is ondertekend, blijft het in Box en kan er elk soort governancebeleid op worden toegepast. Dit kan iets omvatten zoals ervoor zorgen dat alleen bepaalde sleutelpersonen toegang hebben tot het document nadat het is ondertekend.
Verschil tussen elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen
Degenen die nieuw zijn op dit gebied moeten begrijpen dat er een verschil is tussen e-handtekeningen en digitale handtekeningen. Een digitale handtekening is een elektronische handtekening met verbeterde beveiliging. Wanneer een document het ondertekeningsproces doorloopt, wordt de handtekening geauthenticeerd om de identiteit van de persoon te valideren. Die informatie wordt opgeslagen in het document en laat zien of iemand met het document knoeit nadat het is ondertekend.
Ik vroeg Box naar de service, en een woordvoerder legde uit dat het bedrijf begint met e-handtekeningen, maar werkt aan mogelijkheden voor verificatie van digitale handtekeningen voor release later dit jaar. Dit omvat de mogelijkheid om sms en/of wachtwoorden te gebruiken. Tegelijkertijd werkt Box aan integratie met een externe trustprovider om volledige digitale handtekeningmogelijkheden te bieden. Klanten die dit vandaag nodig hebben, kunnen samenwerken met een aantal partners, zoals DocuSign.
Box lanceert ook Enterprise Plus-suite met tools
Box introduceerde ook zijn Enterprise Plus-suite. Dit is een nieuw abonnement dat de volgende add-ons bevat: Box Shield, Box Governance, Box Relay, Box Platform en Box Sign. De suite biedt ook de mogelijkheid om documenten rechtstreeks vanuit Salesforce ter ondertekening te verzenden. Enterprise Plus is nu beschikbaar voor Box-klanten. Bedrijven die momenteel Box Digital Suites gebruiken, kunnen hun huidige abonnement behouden of zonder extra kosten upgraden naar Enterprise Plus.
Box heeft goed werk geleverd met de evolutie van zijn product om te voldoen aan de voortdurend veranderende eisen van een steeds meer gedigitaliseerde wereld. Wanneer de term “samenwerking” wordt gebruikt, denken veel mensen aan producten als Webex en Zoom. Hoewel die zeker belangrijk zijn, werken werknemers samen door inhoud te delen, te bewerken, te beveiligen en nu te ondertekenen; niemand doet dat beter dan Box, en ik beschouw dit bedrijf als een van de leveranciers die bedrijven in staat stelt over te stappen op samenstelbare organisaties.
De pandemie had een interessante impact op de samenleving, omdat het ons dwong om veel dingen te proberen waarmee we ons voorheen misschien niet op ons gemak voelden, zoals het elektronisch ondertekenen van documenten. Nu mensen hieraan zijn blootgesteld en de voordelen hebben ervaren, zal de vraag waarschijnlijk hoog blijven. Aangezien bedrijven e-handtekeningen gebruiken, is het belangrijk om dit te zien als onderdeel van het algehele documentbeheerproces, in plaats van als iets dat afzonderlijk wordt gedaan.
Cloud
De top cloud providers Wat is cloud computing? Alles wat u moet weten De beste cloudopslagservices Tips en trucs van OneDrive: de gratis cloudopslag van Microsoft onder de knie krijgen
Verwante onderwerpen:
Beveiliging Smart Office Productiviteit Enterprise Software CXO 