Der Cloud-Content-Management-Anbieter Box hat seine native E-Signatur-Funktion Box Sign für Geschäfts- und Unternehmenskunden freigegeben. Das Unternehmen hat dies in seinen Gesamtlebenszyklus der Verwaltung von Inhalten im Vergleich zum Verkauf als eigenständiges Produkt aufgenommen.
Pandemie beschleunigte Verwendung von elektronischen Signaturen
Die Nutzung elektronischer Signaturen hat während der Zeit des Aufenthaltes zu Hause während der COVID-19-Pandemie stark zugenommen. Es gibt viele Prozesse, die vor der Pandemie eine tatsächliche nasse Signatur erforderten, die aufgrund der Notwendigkeit der physischen Distanzierung zu elektronischen Signaturen verlagert wurde. Dazu gehören Immobilientransaktionen, Kaufverträge und sogar einige rechtliche Dokumente wie das Onboarding von Mitarbeitern. Jetzt, da sich die Menschen an die Einfachheit von E-Signaturen gewöhnt haben, da Unternehmen dem Prozess vertrauen, wird der verstärkte Einsatz von E-Signaturen wahrscheinlich anhalten und sogar zunehmen.
Obwohl es viele eigenständige Signaturdienste gibt, ist die Verwendung von sie können einige geschäftliche Herausforderungen verursachen, insbesondere bei großen Mengen. Der erste sind einfach die zusätzlichen Kosten für die Zahlung einer Dienstleistung. Einige werden vom Dokument berechnet, andere vom Benutzer, einige haben Kapazitätsgrenzen usw. Außerdem kann es beim Erstellen des Dokuments zu Problemen mit der Versionskontrolle kommen.
Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise ein Dokument in Word erstellen und es dann in einen eigenständigen Dienst hochladen, um es an den Kunden zu senden. Fordert der Kunde dann eine Änderung an, wird die Word-Datei aktualisiert und erneut hochgeladen, wodurch eine weitere Kopie erstellt wird – sofern das Original nicht gelöscht wird. Dann gibt es den Prozess des Schützens, Archivierens und Speicherns ausgeführter Vereinbarungen. Normalerweise hat jeder E-Signatur-Dienst seinen eigenen Dateispeicher, und der Benutzer muss daran denken, das Dokument von diesem Dienst herunterzuladen und dann in das Content-Management-System des Unternehmens hochzuladen.
Hier unterscheidet sich der Ansatz von Box, denn er denkt an den Lebenszyklus der E-Signatur, der die eigentliche Signatur, aber auch die vor- und nachgelagerten Prozesse umfasst. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass ein Vertrag erstellt wird, bei dem das Vertriebsteam und die Rechtsabteilung zusammenarbeiten und Versionen hin und her senden, Kommentare abgeben, Aufgaben zuweisen usw. Dies ist mit der Core Box-Plattform im Vergleich zu etwas wie E-Mail einfach, da alle mit demselben Dokument arbeiten. Anstatt sich bei einem separaten Tool anmelden zu müssen, erfolgt der E-Signatur-Prozess nativ in Box, was bedeutet, dass nichts hochgeladen werden muss. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, bleibt er in Box und jede Art von Governance-Richtlinien kann darauf angewendet werden. Dies kann beispielsweise die Sicherstellung sein, dass nur bestimmte Schlüsselpersonen auf das Dokument zugreifen können, nachdem es signiert wurde.
Unterschied zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen
Neulinge auf diesem Gebiet sollten verstehen, dass es einen Unterschied zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen gibt. Eine digitale Signatur ist eine elektronische Signatur mit erhöhter Sicherheit. Wenn ein Dokument den Signaturprozess durchläuft, wird die Signatur authentifiziert, um die Identität der Person zu bestätigen. Diese Informationen werden im Dokument gespeichert und werden angezeigt, wenn das Dokument nach der Unterzeichnung manipuliert wird.
Ich fragte Box nach dem Service, und ein Sprecher erklärte, dass das Unternehmen mit E-Signaturen beginnt, aber an Möglichkeiten zur Überprüfung digitaler Signaturen für die Veröffentlichung im Laufe dieses Jahres arbeite. Dazu gehört die Möglichkeit, SMS und/oder Passwörter zu verwenden. Parallel dazu arbeitet Box an der Integration mit einem externen Vertrauensanbieter, um vollständige digitale Signaturfunktionen bereitzustellen. Kunden, die dies heute benötigen, können mit einer Reihe von Partnern wie DocuSign zusammenarbeiten.
Box führt auch Enterprise Plus-Toolsuite ein
Box stellte auch seine Enterprise Plus-Suite vor. Dies ist ein neuer Plan, der die folgenden Add-Ons enthält: Box Shield, Box Governance, Box Relay, Box Platform und Box Sign. Die Suite umfasst auch die Möglichkeit, Dokumente zur Unterschrift direkt aus Salesforce zu senden. Enterprise Plus ist ab sofort für Box-Kunden verfügbar. Unternehmen, die derzeit Box Digital Suites nutzen, können ihren aktuellen Plan behalten oder ohne zusätzliche Kosten auf Enterprise Plus upgraden.
Box hat bei der Weiterentwicklung seines Produkts gute Arbeit geleistet, um den sich ständig ändernden Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Welt gerecht zu werden. Beim Begriff „Zusammenarbeit“ denken viele an Produkte wie Webex und Zoom. Obwohl diese sicherlich wichtig sind, arbeiten Mitarbeiter zusammen, indem sie Inhalte teilen, bearbeiten, sichern und jetzt signieren. Niemand macht das besser als Box, und ich sehe dieses Unternehmen als einen der Anbieter, die es Unternehmen ermöglichen, auf Composable Organizations umzusteigen.
Die Pandemie hatte interessante Auswirkungen auf die Gesellschaft, da sie uns gezwungen hat, viele Dinge auszuprobieren, mit denen wir uns vorher vielleicht nicht wohl gefühlt haben, wie zum Beispiel das elektronische Unterschreiben von Dokumenten. Jetzt, da die Menschen damit konfrontiert wurden und die Vorteile erfahren haben, wird die Nachfrage wahrscheinlich hoch bleiben. Wenn Unternehmen elektronische Signaturen einführen, ist es wichtig, dies als Teil des gesamten Dokumentenmanagementprozesses und nicht als isoliertes Vorgehen zu betrachten.
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