Il provider di gestione dei contenuti cloud Box ha rilasciato la sua funzionalità di firma elettronica nativa, Box Sign, ai clienti aziendali e aziendali. L'azienda ha incluso questo come parte del suo ciclo di vita complessivo di gestione dei contenuti rispetto alla vendita come prodotto autonomo.
Uso affrettato pandemico delle firme elettroniche
L'uso delle firme elettroniche ha visto un forte aumento durante il periodo di permanenza a casa della pandemia di COVID-19. Ci sono molti processi che pre-pandemia richiedevano una vera e propria firma bagnata che è passata alle firme elettroniche a causa della necessità di distanziamento fisico. Ciò include transazioni immobiliari, contratti di vendita e persino alcuni documenti legali, come l'assunzione dei dipendenti. Ora che le persone si sono abituate alla facilità delle firme elettroniche poiché le aziende si fidano del processo, è probabile che il loro maggiore utilizzo rimanga e persino cresca.
Mentre ci sono molti servizi di firma autonomi, l'uso di possono causare alcune sfide aziendali, in particolare in grandi volumi. Il primo è semplicemente il costo aggiuntivo del pagamento di un servizio. Alcuni vengono addebitati dal documento, altri dall'utente, alcuni hanno limiti di capacità, ecc. Inoltre, possono verificarsi problemi con il controllo della versione durante la creazione del documento.
Ad esempio, un venditore può creare un documento in Word e quindi caricarlo in un servizio autonomo per inviarlo al cliente. Se il cliente chiede quindi una modifica, il file Word viene aggiornato e ricaricato, creando un'altra copia, se l'originale non viene eliminato. Poi c'è il processo di protezione, archiviazione e conservazione degli accordi stipulati. In genere, ogni servizio di firma elettronica ha il proprio archivio di file e l'utente dovrebbe ricordarsi di scaricare il documento da quel servizio e quindi caricarlo nel sistema di gestione dei contenuti aziendale.
È qui che l'approccio di Box è diverso, perché pensa al ciclo di vita della firma elettronica, che include la firma effettiva ma anche i processi a monte ea valle. Ad esempio, si consideri la creazione di un contratto in cui il team di vendita e il team legale dovrebbero collaborare e inviare versioni avanti e indietro, fare commenti, assegnare attività e così via. Ciò è reso più semplice dalla piattaforma principale di Box rispetto a qualcosa come l'e-mail, perché tutti lavorano con lo stesso documento. Invece di dover accedere a uno strumento separato, il processo di firma elettronica viene eseguito in Box in modo nativo, il che significa che non c'è nulla da caricare. Una volta firmato, il contratto rimane in Box e può essere applicato qualsiasi tipo di politica di governance. Ciò potrebbe includere qualcosa come garantire che solo alcune persone chiave possano accedere al documento una volta firmato.
Differenza tra firme elettroniche e firme digitali
Chi è nuovo in quest'area dovrebbe capire che c'è una differenza tra firme elettroniche e firme digitali. Una firma digitale è una firma elettronica con maggiore sicurezza. Quando un documento passa attraverso il processo di firma, la firma viene autenticata per convalidare l'identità della persona. Tali informazioni sono memorizzate nel documento e mostreranno se qualcuno manomette il documento dopo che è stato firmato.
Ho chiesto a Box informazioni sul servizio e un portavoce ha spiegato che la società sta iniziando con le firme elettroniche, ma sta lavorando alle funzionalità di verifica della firma digitale per il rilascio entro la fine dell'anno. Ciò include la possibilità di utilizzare SMS e/o password. Parallelamente, Box sta lavorando per integrarsi con un fornitore di fiducia di terze parti per offrire funzionalità complete di firma digitale. I clienti che oggi lo richiedono possono lavorare con diversi partner, come DocuSign.
Box lancia anche la suite di strumenti Enterprise Plus
Box ha anche presentato la sua suite Enterprise Plus. Questo è un nuovo piano che include i seguenti componenti aggiuntivi: Box Shield, Box Governance, Box Relay, Box Platform e Box Sign. La suite include anche la possibilità di inviare documenti per la firma direttamente da Salesforce. Enterprise Plus è ora disponibile per i clienti Box. Le aziende che attualmente utilizzano Box Digital Suites possono mantenere il loro piano attuale o eseguire l'upgrade a Enterprise Plus senza costi aggiuntivi.
Box ha svolto un buon lavoro con l'evoluzione del suo prodotto per soddisfare le esigenze in continua evoluzione di un mondo sempre più digitalizzato. Quando si usa il termine “collaborazione”, molte persone pensano a prodotti come Webex e Zoom. Sebbene questi siano certamente importanti, i lavoratori collaborano condividendo, modificando, proteggendo e ora firmando i contenuti; nessuno lo fa meglio di Box e considero questa azienda come uno dei fornitori che consente alle aziende di passare a organizzazioni componibili.
La pandemia ha avuto un impatto interessante sulla società, perché ci ha costretto a provare molte cose con le quali potremmo non essere stati a nostro agio in precedenza, come firmare documenti elettronicamente. Ora che le persone sono state esposte a questo e ne hanno sperimentato i benefici, è probabile che la domanda rimanga alta. Poiché le aziende adottano le firme elettroniche, è importante pensare a questo come parte del processo generale di gestione dei documenti, rispetto a qualcosa fatto in isolamento.
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