Sådan holder du dine Zoom-møder sikre og sikre

Tilbage i de tidlige dage af COVID-19-pandemien opdagede folk, der ønskede at mødes, mens de var sikre mod infektion, at de kunne mødes med venner, familier og kolleger via videokonferencesoftware. Måske fordi mange af dem allerede brugte Zoom på arbejdet til videokonferencer, blev den app næsten med det samme dagens smag.

Der var et par hikke undervejs – muligvis fordi Zoom var beregnet til primært at være en business-app. Til at begynde med, mens Zoom inkluderede nogle metoder, der kunne bruges til at beskytte møder, kunne disse funktioner være svære at finde, især hvis du ikke havde brugt appen før. Møder begyndte at blive afbrudt af uønskede ubudne gæster, som med vilje ville forårsage forstyrrelser, ofte på ekstremt grimme måder (et problem, der snart blev kaldt “Zoombombing”).

Relateret

De bedste gratis apps til videoopkald

Ikke overraskende førte dette til et betydeligt tilbageslag, meget af det om manglen på sikkerhed for brugerne. Som reaktion herpå indførte virksomheden yderligere sikkerhedsforanstaltninger. For eksempel aktiverede den automatisk virtuelle venteværelser og adgangskoder til konti i dets gratis og lavest betalte niveauer og opfordrede folk til at bruge unikke møde-id'er i stedet for deres permanent tildelte personlige ID'er.

At skulle beskæftige sig med adgangskoder og virtuelle venteværelser kan give en lidt mindre venlig grænseflade, men det betyder også, at det er mindre sandsynligt, at nogen, du ikke kender, vil dukke op i din familiesammenkomst.

Selv om der er en række alternative videokonferencetjenester tilgængelige, er Zoom stadig et populært valg. Så hvis du bruger den gratis version af Zoom, er her nogle måder at holde dine møder sikre på.

Brug et unikt møde-id og adgangskode

Zoom tilføjer automatisk adgangskoder til konti, og disse adgangskoder kan indlejres i mødelinkene. For eksempel, hvis du planlægger et møde, vil du se, at linket indeholder dit møde-id og lige efter det, adgangskoden til mødet. Enhver, du sender det link til, vil straks kunne få adgang til dit møde uden at skulle indsende en adgangskode separat – og hvis de beslutter sig for at poste det link offentligt, vil det ophæve enhver sikkerhed, som adgangskoden måtte have givet.

Så selvom alle, der bruger Zoom, har et personligt møde-id, betyder det at bruge det ID til alle dine møder, at flere og flere mennesker vil kende det ID, og ​​det øger chancerne for, at nogen, der er uvelkomne, kan finde vej ind.

Af denne grund, når du planlægger et møde, antager Zoom nu, at du vil bruge et automatisk genereret unikt møde-id i stedet for dit personlige møde-id. Faktisk er der få grunde til at bruge det personlige ID – selvom du har en regelmæssigt planlagt konference med venner, kan du blot sende en ny invitation (med et nyt møde-id) til hvert møde, bare for en sikkerheds skyld.

Hvis du endnu ikke har oprettet et møde, er dette den proces, du sandsynligvis vil følge:

• Hvis du bruger Zoom-appen, skal du klikke på knappen “Schedule”. Hvis du bruger webgrænsefladen, skal du klikke på “Planlæg et møde” på den øverste linje. I begge tilfælde vises vinduet “Planlæg møde”.
• Hvis du ønsker det, kan du indtaste et mødeemne og en beskrivelse. Indtast dato, klokkeslæt og varighed for dit møde. (Hvis du er på den gratis plan, og der vil være mere end to personer i dit møde, er du begrænset til 40 minutter.)
• Se efter “Møde-id”, og sørg for, at “Generér automatisk” er valgt. Dette vil generere et unikt ID for det pågældende møde i stedet for at bruge dit personlige møde-id.
• Under overskriften Sikkerhed vil du blive tildelt en adgangskode; du kan ændre det, hvis du vil.

• Derunder anbefales det kraftigt, at du aktiverer “Venteværelse”, så du kan godkende alle, der ønsker at komme ind i mødelokalet. (Vi vil diskutere det mere om et øjeblik.)
• Klik på “Avancerede indstillinger”, hvis du vil tillade deltagere at deltage uden at skulle bruge venteværelset (anbefales ikke), slå dem fra ved adgang, optag automatisk mødet, eller godkend eller bloker indlæg fra specifikke geografiske områder.
• Klik på “Gem.”
• Du vil højst sandsynligt blive bragt til en side, hvor du vil se alle mulighederne for det pågældende møde. Halvvejs nede kan du klikke på “Kopier invitationen” for nemt at gemme informationen, så du kan sende den til dine deltagere.
• Og det er det. Når du er klar, kan du klikke på den blå “Start dette møde”-knap eller bruge det genererede mødelink.

Brug det virtuelle venteværelse

Som før nævnt kan du godkende alle, der ønsker at deltage i et møde, ved at bruge et virtuelt venteværelse, hvorfra du så enten kan lukke dem ind – eller lade være.

Når hver deltager klikker på deres link, vil de blive bedt om at vente, mens du vil få en notifikation øverst på din skærm, der fortæller dig, at nogen er kommet ind i venteværelset. Du kan enten indrømme dem med det samme eller klikke på “Vis”.

En sidebar vil så vise dig alle, der venter på at deltage i mødet; du kan derefter enten indrømme dem, fjerne dem fra venteværelset (og fra enhver chance for at komme ind i mødet), eller sende dem en besked.

Du kan bruge venteværelset til at sikre dig dine deltagere.

At skulle godkende alle, der ønsker at deltage, kan være besværligt at håndtere, især hvis du forventer en masse mennesker, men det vil sikre, at alle, der dukker op i din mødet hører faktisk til der.

Lås ned, del ikke, smid dem ud

Der er andre Zoom-sikkerhedsfunktioner, du kan bruge til at beskytte dig selv og andre deltagere.

Hvis du ved præcis, hvem der hører til i dit møde, og de alle er der, kan du låse ned møde ved at klikke på “Sikkerhed”-linket nederst på skærmen og vælge “Lås møde”. Når du først har gjort det, kan selv nogen, der har møde-id'et og adgangskoden, ikke komme ind.

Ved at bruge den samme menu, kan det også være en god idé, især hvis du holder et møde med mange mennesker, at fjerne markeringen af ​​”Del skærm”-valget. Hvis en person, der vil forstyrre mødet, ved uheld får lov til at dele deres skærm, kan de gøre tingene ekstremt ubehagelige for resten af ​​deltagerne. (Hvis en deltager på et tidspunkt har et legitimt behov for at dele deres skærm, kan du til enhver tid genaktivere deling.)

Hvis en deltager begynder at opføre sig dårligt, men du ikke nødvendigvis ønsker at smide dem ud (eller du vil diskutere, hvad du skal give dem til deres fødselsdag), kan du lægge dem tilbage i venteværelset. Klik på “Deltagere”-ikonet nederst på din skærm, find navnet på deltageren på det resulterende sidepanel, hold musemarkøren over deres navn, og klik derefter på “Mere” > “Sæt i venteværelset.” Deltageren vil ikke længere have adgang til mødet; i realiteten vil de være tilbage i venteværelset, indtil du beslutter dig for at lade dem vende tilbage.

Sikkerhedsikonet fører til flere måder, hvorpå du kan håndtere en problemdeltager.

Selvfølgelig kan du sparke nogen ud af mødet helt ved at bruge den samme rullemenu og klikke på “Fjern.” Hvis det bliver nødvendigt, kan det i øvrigt være en god idé at så låse mødet, så de ikke kan forsøge at komme ind igen.

Hvis tingene går rigtig ud af hånden , klik på ikonet Sikkerhed og vælg “Suspender deltageraktiviteter”. Ifølge Zoom vil dette stoppe “al video, lyd, chat i møde, annotering, skærmdeling og optagelse i det tidsrum”, og som vært bliver du spurgt, om du vil rapportere en bestemt bruger. Du vil også være i stand til at levere detaljer om problemet sammen med skærmbilleder. Denne person vil blive fjernet fra mødet (og rapporteret til Zooms “Trust and Safety”-team), og du kan derefter genaktivere dine forskellige funktioner og fortsætte dit møde.

Opdatering 13. januar 2022, kl. 9:00 ET: Denne artikel blev oprindeligt offentliggjort den 17. april 2020 og er blevet opdateret for at afspejle ændringer i Zoom.