Google Docs er en fantastisk måde at dele dokumenter (som denne artikel), men at holde styr på aktier kan være en vanskelig opgave.
Der kan afhjælpes med nogle gennemtænkte kollektioner (mapper) og ved at undgå et par vaner.
Ideen er at tænke som en administrator. Du ønsker at sikre, at du ved, hvem der kan bruge det, på en effektiv måde.
Der er to måder at gøre dette på. Den første er, at dele af indsamling, snarere end af filen. Dette er ikke noget særligt, men det er en god idé at navngive den samling af person eller gruppe. Den anden metode er at oprette fælles samlinger per person. Det er mere arbejde, men det har et par fordele.
For hver person, skal du oprette en separat, dedikeret samling, der deles kun med de to af jer. Gør dette for alle, som du ønsker at dele dokumenter med. Sørg for at mærke den mappe, noget i retning af “deres navn – dit navn” og placere dem i en “Aktier” indsamling. Fra her, gælder den fælles label til en fil eller samling, du ønsker. Kan du højreklikke på et element, og vælg Organiser… at check-off etiket, du ønsker.
Souvenir, at ethvert dokument, tilhører viser, ved siden af filnavnet. Med ordentlig etiketter, kan du se præcis, hvem dokumentet er delt med. Ikke så med traditionelle metoder. Fra den vigtigste dokument med en liste, for at se, hvem der har adgang til en samling, er det behov for at blive valgt. For en gruppe af filer, der ikke i en samling, du er nødt til at vælge dem én efter én. Dette kan være tidskrævende, da andelen liste viser kun i beskrivelsen af de enkelte dokumenter.
For hver ny fælles element, en e-mail for at blive sendt ud til den nyligt involveret part. Dette kan være et problem, hvis en fil har ikke meget information i den. Der er intet at rapporten endnu. Da en samling, oprettet for en person (eller gruppe) er ikke ny, det kan bruges til at give adgang uden for tidlig anmeldelse.
Desværre, vil der være tidspunkter, hvor du ønsker at ophæve adgang. Gå gennem store mængder af filer, er en gang vask. Jeg har oplevet fejl, når du fjerner folk fra den fælles liste i en samling. Med den individuelle etiket metode, du kan se præcis hvad der er fælles for dem ved at se, at personens etiket. Du kan også slette etiketten helt.
Du kan tage denne idé til det næste niveau ved at have to aktier pr. person. Brug en for fuldstændig adgang og en anden til at læse-adgang. Et andet niveau af sub-samlinger, og nogle farve – kodning vil hjælpe med at arrangere dit system. Dette er mere end de fleste mennesker virkelig har brug for, men det er en tanke værd at overveje.
En nem måde at tabe sporet af dokumentet aktier er at tildele dem til mennesker, ved at file. Der er ingen nem måde at administrere dokumenter med denne metode. Dette går dobbelt til at dele en fil med et link. Indrømmet, for en person, der ikke bruger Gmail, kan dette være din eneste mulighed. Et godt råd ville være at lave en offentlig indsamling til filer individuelt via fælles links. Så ville du være i stand til at holde styr på dem.
Denne individuelle etiket metode vil tage noget initiativ, men det er værd at arbejde. At skabe den andel, der er en én-gang bøvl. I det lange løb, er det mindre indgribende til kontakter. Slutresultatet er en organiseret, fleksibel, visuelle system designet til at være nem at administrere. Du har endda tilbagekaldelse evner. Andre funktioner, såsom gruppe e-mail, bør ikke være hæmmet. Brugerne kan stadig se, hvem der har adgang til et dokument fra Share-knap.