SaaS-office-verktyg är ett snabbt växande marknadssegment inom olika branscher och företagsstorlekar. Vi kommer att diskutera konsekvenserna för DEN utförare, fördelarna med cloud skalbarhet och flexibilitet, och den potentiella nackdelar i form av offline-åtkomst.
När datorer dök upp, varje person som arbetade på ett projekt och sedan passerat sitt arbete för att nästa person som i sin tur lade till sitt arbete och gick projektet vidare till nästa, och så vidare. Recensioner och godkännanden som arbetat på liknande sätt, gått från en recensent till nästa tills alla hade sett, kommenterat och delat med sig av sin åsikt. Med tanke upptagna scheman, det kan ta veckor.
Sedan kom moln
Bortom alla teknik-baserade stordriftsfördelar som gör moln så övertygande är det många sätt att det möjliggör ett ökat samarbete mellan olika arbetstagare. Ännu mer spännande är det faktum att människor inte längre behöver arbeta asynkront, men som kan vara vad de är vana vid. De kan arbeta på samma dokument samtidigt.
Med tidigare fil och spela in låsning konventioner vanligt antagande var att varje dokument kan bara bearbetas av en person åt gången. När Microsoft introducerade den första Business Productivity Online Suite (BPOS), detta var fallet.
Samtidig redigering är nu tillgänglig för Microsoft Office 365-användare, och Microsoft Online svit av applikationer (tillgängliga vid http://office.live.com) tillåter användare att samarbeta i molnet gratis. Dokument som är lagrade i antingen Microsoft OneDrive eller Sharepoint Online, både komponenter i Office 365, kan nås genom att flera användare som kan redigera dem på samma gång. På skärmen indikatorer visa användare som redigerar vilka delar av dokumentet som de delar. Alla OneNote-användare i ett möte kan ta anteckningar samtidigt.
Mest nyligen, har Dropbox integrerat sina moln lagring till Office 365-sviten på liknande sätt. Användare kan nu välja att spara sina filer lokalt, på OneDrive, på en Sharepoint Online, eller på Dropbox direkt från deras “Spara” i dialogrutan. Dessa är kraftfulla uttryck för en av de viktigaste grundläggande värderingar för cloud computing.
Hantera offline produktivitet
De flesta användare har idag mer än en enhet som de använder för att göra arbetet. Hur gör de för att hantera lagring av filer?
Om deras arbete-filer som är lagrade på en enhet, de är inte tillgängliga på den andra. De kunde ladda upp filer till en molnlagringstjänst som OneDrive eller DropBox, och nu kan de direkt få åtkomst till dem från deras Office-program.
Men vad händer när de går ombord på ett flygplan som inte har Wi-Fi? Kommer de att komma ihåg vilka filer som ska ta med dem och ladda ner en kopia innan de avgår?
Nej. Användare har möjlighet att ställa upp en lokal kopia av vad de har lagrats i OneDrive eller DropBox, som automatiskt synkroniseras med molnet tjänst. När en fil läggs till, ändras, eller tas bort i den lokala kopian samma ändring har gjorts i molnet kopiera. När de två inte hänger ihop, de synkroniserar nästa gång de gör ansluta.
Denna replikering kapacitet utgör också kanske det enklaste sättet att migrera data från lokal lagring i molnet. Helt enkelt konfigurera replicant mapp på den lokala enheten och flyttar alla önskade filer till den. Cloud service sedan automatiskt kopierar alla filer som lagras i mappen till molnet, vilket gör dem direkt tillgängliga för alla på användarens andra enheter med rätt autentisering.
Nya verktyg
Moln leverantörer snabbt införa nya verktyg för att förbättra samarbete kapacitet av dessa plattformar. DropBox, till exempel nyligen infört DropBox Papper, en delad gemensam arbetsyta som gör det enkelt för grupper att samla in tillgångar, design och föreställa dokument, med kreativa verktyg för att göra dem ser bra ut och hålla dem tillgängliga för alla användare.
Microsoft har också en ny post, Microsoft Lag, en chatt-baserad gemensam miljö som användarna har tillgång till program och dokument on-the-fly. Lagen är nu en del av Office 365, vilket gör den omedelbart tillgänglig för dessa användare.
Ettslut på förtryck ansökan
Kanske den mest kraftfulla effekten av de offentliga moln har förmågan att erhålla software as a service (SaaS). Den omsorg som krävs för hårdvara underhåll bleknar i jämförelse med den börda som läggs på alla företag som hanterar sina egna program. Uppdateringar och säkerhetskorrigeringar för en stor installerad programvara portfölj – särskilt i en globalt distribuerad organisation-kan vara en mardröm.
SaaS sätter stopp för allt detta. Användare att enkelt ansluta till användning värd för applikationer. I vissa fall kan de kör en lokalt laddad app för att få tillgång till moln-resident data. När appen behöver uppdateras, det sker automatiskt på ett sätt som är fullständigt transparent för användaren. Detta gör att IT-personal för att förbli fokuserad på företagets kärnverksamhet, snarare än att underhålla verktyg.
Ett annat värde med SaaS är att den är tillgänglig med en mycket bredare grupp av företag. Program som en gång krävs en massiv plattform investeringar kräver nu bara en klientenhet och ett abonnemang.
SaaS verktyg också skala tillsammans med sina kunder, utan behov av ny hårdvara eller programvara som behöver utvecklas. Många SaaS-plattformar erbjuder en à la carte-urval av moduler för att stödja växande företag.
SaaS-kunder har också tillgång till en bredare kunskapsbas som de kan jämföra sina egna prestationer. Det vanligaste exemplet är i området för data-och nätverkssäkerhet, där SaaS-tjänster tillgång global säkerhet kunskapsbaser för att förbättra deras förmåga att identifiera hot. Många av deras kunder skulle aldrig ha råd med en sådan tillgång av sig själva.
Frånkopplad men inte kapas
Allteftersom populariteten för SaaS har vuxit, utvecklare har noggrant engagerade oro kring vad som händer när en SaaS-användare som inte kan nå Internet. Många har anpassats för att ge en offline alternativ som replikerar något arbete under den offline session och uppdaterar den så fort användaren återansluter.
Vad innebär detta för IT-proffs?
IT-personal har varit fråga om cloud inverkan på deras jobb och företag i över ett decennium. De som var oroliga för att de skulle förlora produkt verksamheten har visat rätt. Kunder köper betydligt färre servrar och storage-enheter idag. Men minskningen i nedersta raden vinst har varit långt mindre allvarliga.
Mer progressiva DET utförare har insett att, där de används för att kombinera hård-och mjukvara, som de nu kombinera hårdvara, mjukvara och tjänster. De professionella som förstår hur man kombinerar molntjänster och göra deras säkerhet och operativa protokoll beter sig bra tillsammans är av avgörande betydelse för kunderna, och kommer så förbli.
De bästa överleva-och-trivs-strategi för DET utförare är att förnya sig och integrera hela tiden. Lär dig mer om moln-baserad samverkan kan leda till innovativa resultat genom att titta på vår G&J Pepsi-Cola Buteljerare video. http://www.zdnet.com/article/cloud-strategies-mobility-collaboration-at-g-j-pepsi-cola-bottlers/