Romerska chattade mig igår om ett problem, en av hans vän upplevde. Hans vän Gmail-konto var mer eller mindre i lager storlek gräns vilket innebar att den vän som antingen behövs för att köpa ytterligare lagringsutrymme från Gmail eller ta bort e-post.
Ta bort de största e-postmeddelanden i inkorgen ska frigöra lite utrymme. Men det är lättare sagt än gjort med tanke på att gmail har ingen möjlighet att sortera e-postmeddelanden efter storlek, eller för att visa de största e-post.
Uppdatering: det är inte längre nödvändigt att använda en tredje part för att. Gmail-användare kan köra kommandon på sök för att filtrera e-postmeddelanden med storleken. Andra parametrar är också tillgängliga, till exempel för att endast visa e-postmeddelanden med bifogade filer.
Romerska påpekade att han upptäckte att Hitta Stora E-postmeddelande, en kostnadsfri tjänst som skapar ett lager rapport för alla Gmail-meddelanden.
Tjänsten uppdateras statistiken under genomsökningen, och ett e-postmeddelande i slutet av genomsökningen listar de topp 20 största e-post i Gmail och e-post som är större än 2 Mb, 500 Kilobyte och 100 Kilobyte.
Hitta Stora E-skapar etiketter i Gmail-konto för att lista de matchande e-post direkt. Detta gör att det är lätt som en plätt att ta bort stora e-postmeddelanden som inte längre behövs. Det kan inte bli mycket enklare att hitta stora e-postmeddelanden i Gmail. Tjänsten återkallar alla behörigheter när genomsökningen har slutförts, vilket innebär att du behöver inte manuellt göra det.
Den största oro för att många användare kan ha är att du måste godkänna tjänsten för att få tillgång till ditt Gmail-konto. Medan du behöver inte ange ditt lösenord för att göra det, det gör ändå att tredje part kan få tillgång till all din e-post. Om du har affärshemligheter i ditt konto, andra värdefulla eller personliga uppgifter, eller har viktiga konton kopplade till ditt Gmail-konto, du kanske föredrar en annan lösning.
En lösning är att använda en extern e-post-program för att ladda ner alla Gmail e-post till en lokal dator för att ta reda på vilka e-postmeddelanden använder upp det största utrymmet på Google e-Post. Jag rekommenderar Thunderbird för jobbet, men du kan i princip använda vilken dator e-post-program, Microsoft Outlook är bra också för exempel.
Thunderbird är tillgänglig för Windows, Linux och Mac. Det är inte så lätt att använda som den kräver några initiala konfigurationen på din sida och länka den Gmail-konto till skrivbordet e-postklient. När det är inställning, men det är mer eller mindre automatisk.
För att skapa ditt konto kommer att visas på skärmen direkt efter installationen. Du måste ange kontonamn, e-postadress och lösenord. Thunderbird kommer att hantera resten och leta upp Google Mail-server information automatiskt. Se till att du hålla IMAP-protokollet inställning och inte byta till POP3.
Du måste fortfarande göra en konfiguration ändra om du vill att din raderade e-postmeddelanden i Thunderbird tas automatiskt bort från Gmail. Klicka på Verktyg > kontoinställningar.
Hitta ditt Gmail-konto i listan och välj Server-Inställningar. Byter nu från När jag tar bort ett meddelande > Flytta den här mappen för att ta Bort det omedelbart.
Den sista förändringen är att aktivera kolumnen storlek i e-post lista. Klicka på den sista ikonen i e-postrubriken notering av Gmail-inkorg och aktivera kolumnen Storlek.
Kolumnen visar storleken av varje meddelande i den mappen, inklusive dess bilaga storlek. Nu kan du sortera efter storlek genom att klicka på kolumnen Storlek i huvudet.
Ta bort meddelanden i Thunderbird kommer nu att automatiskt ta bort dessa meddelanden i Gmail.
Även om det tar längre tid att identifiera stora e-postmeddelanden i Gmail på detta sätt, det är ett säkrare sätt att göra det som ingen annan än du får tillgång till all e-post från kontot.
Bonus tips för otålig. Du kan visa alla e-postmeddelanden med bifogade filer i Gmail genom att söka efter has:attachment. Medan du fortfarande inte kan sortera dessa e-postmeddelanden av storlek, är det oftast rimligt att anta att e-post med bilagor som tar upp mer utrymme än e-post utan. Bra för lite snabb städning, särskilt om du kan identifiera meddelanden som du inte längre behöver hålla.
Ett tredje alternativ som du kanske vill utforska är att använda en e-backup-program som Mailstore Home, som du kan använda för att säkerhetskopiera alla Gmail-meddelanden.