Google Docs er en flott måte å dele dokumenter (som for eksempel denne artikkelen), men å holde styr på aksjer kan være vanskelig.
Som kan rettes opp med noen tenkt ut samlinger (mapper) og ved å unngå noen vaner.
Ideen er å tenke som en administrator. Du ønsker å sørge for at du vet hvem som kan bruke det på en effektiv måte.
Det er to måter å gjøre dette på. Den første er å dele med samlingen, i stedet for av-fil. Dette er ikke noe spesielt, men det er en god idé å nevne innsamling av person eller gruppe. Den andre metoden er å sette opp felles samlinger per person. Dette er mer arbeid, men det har noen fordeler.
For hver person, kan du opprette en egen, dedikert samling som er eneste felles med to av dere. Gjør dette for alle du ønsker å dele dokumenter med andre. Sørg for å merke mappen noe sånt som “deres navn – ditt navn”, og plassere dem i en “Aksjer” samling. Fra her, gjelder den felles etikett til en fil eller en samling du vil. Du kan høyreklikke et element, og velger å Organisere… til sjekk av alle etiketter du vil.
Samlinger som helst dokument tilhører viser neste fil. Med riktig etiketter, kan du se nøyaktig hvem dokumentet er delt med. Slik er det ikke med tradisjonelle metoder. Fra hoveddokumentet liste, for å se hvem som har tilgang til en samling, er det behov for å bli valgt. For en gruppe av filer som ikke er i en samling, og du har å velge dem ett for ett. Dette kan være tidkrevende, som deler listen viser bare i beskrivelsen av enkelte dokumenter.
For hver ny felles element, en e-post har for å bli sendt ut til den nylig involvert part. Dette kan være et problem hvis en fil ikke har mye informasjon i det. Det er ikke noe å rapportere ennå. Siden en samling opprettet for en person (eller gruppe) er ikke ny, den kan brukes til å gi tilgang uten for tidlig varsling.
Dessverre, vil det være ganger når du ønsker å oppheve tilgang. Gå gjennom store mengder av filer er en tid synke. Jeg har opplevd bugs når du fjerner folk fra felles liste i en samling. Med den individuelle label metoden, kan du se nøyaktig hva som er felles for dem, ved å vise at personen er etiketten. Du kan også slette etiketten helt.
Du kan ta denne ideen til neste nivå ved å ha to aksjer per person. Bruk en for full tilgang og en annen for skrivebeskyttet tilgang. Et annet nivå av sub-samlinger og litt farge – koding vil bidra til å organisere systemet. Dette er mer enn de fleste folk virkelig trenger, men det er en idé verdt å vurdere.
En enkel måte å miste oversikten over dokumentet aksjer er å tilordne dem til folk av filen. Det er ingen enkel måte å administrere dokumenter med denne metoden. Dette går dobbelt for å dele en fil med en link. Gitt, for en person som ikke bruker Gmail, kan dette være det eneste alternativet. Et godt råd vil være å gjøre en felles samling for filene enkeltvis delt via lenker. Da vil du være i stand til å holde styr på dem.
Denne individuell etikett metoden vil ta noen initiativ, men det er verdt arbeidet. Å skape aksje er en ett-tiden problemer. I det lange løp, det er mindre påtrengende til kontakter. Sluttresultatet er en organisert, fleksibel, visuelle systemet er designet for å være enkel å administrere. Du har selv tilbakekall evner. Andre funksjoner, som for eksempel gruppe e-post, bør ikke bli hindret i det hele tatt. Brukere kan fremdeles se hvem som har tilgang til et dokument fra Del-knappen.