Google Docs ist eine großartige Möglichkeit, um Dokumente gemeinsam nutzen (wie dieser Artikel), aber verfolgen Sie Aktien, kann schwierig sein.
Das kann behoben werden, mit einigen durchdachten Sammlungen (Ordner) und durch die Vermeidung von ein paar Gewohnheiten.
Die Idee ist, zu denken, wie ein administrator. Sie wollen sicherstellen, dass Sie wissen, wer kann was in einer effizienten Art und Weise.
Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Die erste ist zu teilen durch die Sammlung, anstatt Datei. Das ist nichts besonderes, aber es ist eine gute Idee, um den Namen der Kollektion von person oder Gruppe. Die zweite Methode ist das einrichten der gemeinsamen Kollektionen pro Person. Das ist mehr Arbeit, aber es hat ein paar Vorteile.
Für jede person, erstellen Sie eine separate, dedizierte Sammlung, die nur gemeinsam mit den zwei von Ihnen. Tun Sie dies für jeden, den Sie freigeben möchten Dokumente mit. Werden Sie sicher, beschriften Sie die Ordner so etwas wie “Ihr-name – dein name” und legen Sie Sie in einen “Aktien” – Kollektion. Von hier aus gelten die gemeinsamen label auf jede Datei oder Sammlung, die Sie wollen. Sie können mit der rechten klicken Sie auf jedes Element, und wählen Sie Verwalten…, um den check-off-Etiketten, die Sie wollen.
Die Sammlungen, die jedes Dokument gehört, zeigt neben dem Dateinamen. Mit der richtigen Etiketten haben, können Sie genau sehen, wer das Dokument freigegeben ist. Nicht so mit traditionellen Methoden. Aus dem Haupt-Dokument mit einer Liste, um zu sehen, wer Zugriff auf eine Sammlung, die es braucht, um ausgewählt zu werden. Für eine Gruppe von Dateien, die nicht in einer Sammlung, müssen Sie Sie ein-by-one. Dies kann zeitaufwändig sein, wie der share-Liste zeigt nur die in der Beschreibung der einzelnen Dokumente.
Für jede neue freigegebene Element, eine e-mail gesendet werden, um die neu beteiligten Partei. Dies kann ein problem sein, wenn eine Datei nicht viele Informationen. Es gibt nichts zu berichten, noch. Da eine Kollektion geschaffen, die für ein Individuum (oder Gruppe) ist nicht neu, es kann verwendet werden, um Ihnen den Zugang ohne frühzeitige Benachrichtigung.
Leider gibt es Zeiten, wenn Sie möchten, den Zugang zu widerrufen. Gehen Sie durch riesige Mengen von Dateien ist eine Zeit sinken. Ich habe erlebt, Fehler beim entfernen die Menschen von der gemeinsamen Liste in einer Sammlung. Mit den einzelnen label-Methode, können Sie sehen, genau das, was geteilt wird, um Sie durch die anzeigen, dass die person label. Sie können auch löschen Sie die Beschriftung komplett.
Sie können diese Idee auf die nächste Ebene, indem er zwei Anteile pro person. Verwenden Sie eine für vollständigen Zugriff und eine für nur-lese-Zugriff. Eine weitere Ebene von sub-Sammlungen und einige Farb – Codierung wird helfen, organisieren Sie Ihre system. Das ist mehr, als die meisten Menschen wirklich brauchen, aber es ist eine Idee, eine überlegung Wert.
Eine einfache Möglichkeit, zu verlieren, verfolgen von Dokument-Aktien ist es, ordnen Sie es, Menschen von der Datei. Es gibt keine einfache Möglichkeit, zu verwalten, Dokumente mit dieser Methode. Dieses geht doppeltes für die Freigabe eine Datei mit einem link. Zugegeben, für eine person, die nicht Gmail verwenden, kann dies Ihre einzige option. Eine fundierte Beratung wäre eine öffentliche Sammlung für Dateien einzeln freigegeben über links. Dann würden Sie in der Lage sein, den überblick zu behalten.
Diese individuelle Bezeichnung wird die Methode etwas initiative ergreifen, aber es ist den Aufwand Wert. Erstellen der Freigabe ist ein einmalige Aufwand. In der lange run, es ist weniger aufdringlich zu Kontakten. Das Ergebnis ist eine organisierte, flexible, visuelle system entwickelt, um einfach zu verwalten. Sie haben sogar den Widerruf Fähigkeiten. Andere Funktionen, wie Gruppen-e-Mail, sollten nicht behindert werden, überhaupt. Benutzer können immer noch sehen, wer Zugriff auf ein Dokument aus den Teilen-button.