En indeks kan bedre tilgjengeligheten til en bok eller dokument enormt, så det viser viktige ord og uttrykk, og siden tallene det refereres til på.
Jeg skriver min første bok i dag — om Windows-10 Personvern-og en av de tingene som jeg virkelig ønsket å legge til at det er en indeks av de viktigste ord og uttrykk slik at brukere kan bruke indeksen som en referanse for å lete opp informasjon raskt.
Microsoft Word-2016 kommer med alternativer for å opprette en indeks; prosessen i seg selv er ikke komplisert i det hele tatt, men det fortsatt kan være forvirrende hvordan å komme i gang.
Å opprette en indeks i Word-2016
Mens du kan opprette indeksen til enhver tid, jeg foreslår at du lage den når du er ferdig med å skrive og redigere bok eller dokument.
Det er mulig å oppdatere indeksen hvis du har startet det i løpet av det du skriver eller redigerer prosessen, men hvis du gjør det når du er ferdig, trenger du ikke å gjøre det, og det er som regel mye enklere og raskere.
Kom i gang ved å åpne dokumentet i Word 2016. Nå, å opprette en indeks er en todelt prosess. Du merke oppføringer som du vil inkludert i indeksen i første, og generere indeksen ut av de merkede oppføringene etterpå.
Bytt til kategorien referanser for å komme i gang. Du finner indeksen gruppen av verktøy under denne kategorien. Det viktigste for første trinnet er “mark entry”. Når du velger det, du fortelle Ord som du ønsker den merkede teksten for å være en del av indeksen.
Her er hvordan det gjøres:
Trinn 1: Merke tekst du vil inkludert i indeksen, og velg “marker oppføringen” etterpå.
Denne er ganske grei. Bare utheve tekst i dokumentet, og traff mark oppføring etterpå. Du kan fremheve enkelte ord raskt med et dobbeltklikk på ordet.
Trinn 2: Konfigurere stikkord
Word åpner “mark index entry” – vinduet som du kan bruke til å konfigurere oppføring. Hvis du bare vil teksten indekseres traff mark knappen for å bli ferdig med det.
Du kan endre sidetall format (fet eller kursiv for å markere en bestemt tekst), legge til en subentry, eller å bruke mark all funksjonalitet for å automatisere prosessen.
Word viser tekst som er merket med XE “TEKST”, slik at du vet at det har blitt merket allerede.
Les også: Hvordan å redigere PDF-dokumenter for gratis
Du kan deaktivere avsnittsmerker og andre skjulte formateringen informasjon om Home > Vis/Skjul, eller med snarvegen Ctrl-(
Trinn 3: Gjenta prosessen
Gå gjennom dokumentet og merke tekst du vil inkludert i indeksen. Mens du kan automatisere at noe, jeg foreslår at du ikke som du får mer kontroll over indeksering på denne måten.
Ja, det vil ta lengre tid å opprette indeksen, men resultatet vil bli bedre.
Trinn 4: Legg til indeksen til Word-dokument
Når du er ferdig med å merke tekst i Word-dokumentet, kan du legge til indeksen til det. Gå til det stedet i dokumentet du ønsker at indeksen skal vises i.
Velg References > Sett inn Indeksen til å legge den til i stedet. Word laster inn en configuration-vinduet som du kan bruke til å tilpasse indeksen.
Du kan bruke det til å endre antall kolonner for eksempel, eller velg et annet format mal for indeksen. En forhåndsvisning vises i vinduet, slik at du vet hvordan det ser ut i dokumentet når du gjør endringer.
Trinn 5: Korrigere feil
Jeg foreslår at du går gjennom indeksen etterpå for å korrigere eventuelle problemer som du kanskje legge merke til. Et grunnleggende eksempel er flere indeksert oppføringer som refererer til den samme type informasjon, for eksempel reklame, Annonser, og Annonsene dine.
Utbedring av feil som er lett. Hoppe til det stedet i dokumentet du ønsker å endre, og bare endre det i teksten (XE del). Dette endrer merket oppføring.
Alt som må gjøres, da er det bare å velge index, og trykke “oppdater indeks” – knapp for å bruke endringene. XE definerer oppføring, og det kan være forskjellige fra den valgte teksten. Så, for å forene tekst som skal vises under ett stikkord, endrer du bare XE elementer og traff oppdatering index-knappen etterpå for å bruke endringene.