Noll
När du skickar studenter ett erbjudande om en position, personal vid University of Western Australia (UWA) skulle manuellt rita upp bokstäver, monotont in varje rad med information för ungefär cirka 23 000 brev varje år.
Bokstäverna har 90 olika områden, och när som skapats manuellt skulle ta personal vid universitetet i upp till 30 minuter för att slutföra bara en.
Inse att det fanns ett behov av att se över olika manuella processer som denna, UWA Lösningar leder Julie Millias vände sig till Oracle runt 18 månader sedan, är intresserade av att utnyttja cloud-teknik för att automatisera initialt erbjudandet brev processen.
“På vilket universitet som helst, och du kommer att finna att ett erbjudande om godkännande är att kärnverksamheten funktionen, eftersom vi alla få våra studenter kommer in,” Millias förklaras. “Vid ungefär samma tid, de har alla avslutade år 12 och det är en mycket konkurrenskraftig plats-vi vill få vårt erbjudande brev så fort vi kan, och även förr vi kan få ett erbjudande brev ut, ju förr de kan acceptera, och om de inte accepterade deras erbjudande brev då kan vi följa upp och göra lite aktiviteter runt erbjuder konvertering.”
UWA ville också slå andra universitet för att skicka ut erbjudande bokstäver, särskilt som det är negativt geografiskt redan genom att vara tre timmar bakom de östra staterna under sommaren.
Trött på papper, manuella processer-och till och med Excel-kalkylblad — Millias berättade ZDNet universitetet är också förlora marknadsandelar.
“Vi visste om vi kunde automatisera en hel del av dessa processer, skulle vi kunna få information i realtid, och vi kan hjälpa dem antagning officerare skapa de bokstäver du använder cloud-baserad teknik, men också att vi kommer att minska våra fel kurs, och vi kommer även att kunna få vårt erbjudande brev ut förr”, tillade hon.
En sådan till synes enkel uppgift var alltid den sista processen lärde att ny personal, Millias sade som det var så mycket inblandad och det var utsatt för mänskliga fel. Via automation, det är nu en av de första uppgifter som lärs ut, vilket innebär att personalen har fler alternativ för cross-training.
“Nu kan vi få dem på telefon, kan vi få dem att hjälpa studenter som har fastnat i processen. Nu kan vi samarbeta med våra studenter, våra potentiella studenter, och har som en-mot-en relation som börjar mycket tidigare,” Millias sagt.
Efter att projektet lever i September, brev generation process är nu ner från 30 minuter till fem.
Istället för att man börjar på ett universitet-bred omvandling, UWA bestämde sig för att i stället se över den smärta poäng personal fångas upp på.
“Men vad vi lärt oss från processen var hur man använder Oracle cloud integration och vi lärde oss hur man använder Oracle Politik Automation (OPA), och vi har kunnat applicera det till en annan hemsida som vi har bara släppt kallas UWA Acceptera”, tillade hon.
En online-portal, UWA Acceptera tillåter eleverna att klicka på knappen “jag accepterar”, snarare än att gå igenom vad Millias sade tidigare var en plågsam, utdragen godkännande processen.
“Igen, vi är med OPA för att fastställa regler och där de i godkännandet. Och nu är det mycket klart för dem hur de ska acceptera deras erbjudande och få det slutliga godkännandet redo för inskrivning,” Millias förklaras. “Så har jag lyckats att automatisera detta. Bättre slutanvändarens upplevelse för de nya studenterna, eftersom det ser mer intuitivt och det bara påskyndar processen för dem.”
Med “digitala infödingar” universitetets målgrupp, Millias sade att det är ingen idé att skicka dem till ett telefonnummer via en papper-baserad metod.
“De vill gå på nätet, de vill self-serve, men på samma gång, som digitala infödingar, det är en självklarhet för dem att gå till en webbplats och göra dessa processer,” sade hon till ZDNet. “De vill inte göra en pappersbaserad form-de behöver inte ens vill verkligen få det på telefon för att tala med någon om de är verkligen fastnat — och för att vara ärlig, att de inte telefonen upp, tenderar de att skicka via e-post som landar i vårt CRM-så nu är vi spåra dem genom vårt CRM.”
Läs också: Oracles Larry Ellison: sätt att förhindra stöld av data är mer automatisering
Projektet, Millias förklarade, får team att samarbeta.
“Vi var inte bara arbetar i singularity-vi arbetade med andra lag”, tillade hon.
“Som ett gemensamt projekt, det är lite svårt när man har flera grupper som arbetar på ett projekt. Du måste ha en mycket gemensamt arbete miljö, och från tidigare för att vi skulle ha alla slags arbetat i silor.
“Så nu är vi föra team tillsammans och vi är cross-utbildning av våra medarbetare, vi delar med sig av teknik en hel del.”
Med en rik kunskapsbas av omkring 3 000 vanliga Frågor, UWA är också att titta på genomförandet chatbots för dess studenter och uni-start team.
“Vi fann det igen, det är en kanal som slutanvändare, särskilt unga studenter är intresserade av. De vill komma in på chatten teknik så att de snabbt kan bara ställa frågor som de har fått på fluga,” Millias förklaras.
“Inom högre utbildning, det är en stor övergång till molntjänster, och vi är också tänker på den nya generationen som kommer genom dessa digitalt infödda elever, som vill ha information som presenteras för dem på det sätt som de väljer.
“Så vi måste vara flexibelt nog för att kunna hålla koll på tekniken för att presentera information på det sätt som de vill ha det.”
Relaterade täckning
UTS laddning mot alla-cloud med äldre tech inte längre att göra årskurs Suncorp inlägg AU$394m vinst som den pausar Oracle bank-plattformen migrationChange sveper Australiska användare i molnet: Oracle University of Canberra använda teknik för att omdefiniera elevernas engagemang Flinders University vänder sig till Dell Cellus för anslutna moln Australien plocka upp takten med digital transformation: Veeam NSW justitiedepartementet förvandlar tillbaka med ServiceNow ATO kallas ut för att inte spåra kostnader i digital omvandling program Canberra söker säljare flytande i digital omvandling för att modernisera den offentliga service CASA har AU$9 för att någon ska hantera sin digitala transformation Viktorianska Högsta Domstolen att genomgå teknik översyn Allt som en Tjänst: Moln leverantörer att lösa problem i huset kan inte och göra det snabbare och för mindre pengar (TechRepublic)3 sätt att omforma din arbetskraft i en ålder av AI (TechRepublic)
Relaterade Ämnen:
Australien
CXO
Innovation
Digital Omvandling: En Guide CXOs
Big Data Analytics
0