Cloud-indholdsstyringsudbyder Box har frigivet sin oprindelige e-signaturfunktion, Box Sign, til forretnings- og virksomhedskunder. Virksomheden har medtaget dette som en del af sin samlede livscyklus til styring af indhold versus salg af det som et enkeltstående produkt.
Pandemi skyndte sig at bruge e-signaturer
Brugen af e-signaturer oplevede en kraftig stigning under opholdsperioden for COVID-19-pandemien. Der er mange processer, som præ-pandemi krævede en faktisk våd signatur, der skiftede til e-signaturer på grund af behovet for fysisk afstand. Dette inkluderer ejendomstransaktioner, salgskontrakter og endda nogle juridiske dokumenter, såsom medarbejder ombord. Nu hvor folk er vant til at lette e-signaturer, når virksomheder stoler på processen, vil den øgede brug af dem sandsynligvis forblive og endda vokse.
Selvom der er mange enkeltstående signaturtjenester, er brugen af dem kan medføre nogle forretningsudfordringer, især i store mængder. Den første er simpelthen de ekstra omkostninger ved at betale for en tjeneste. Nogle debiteres af dokumentet, andre af brugeren, andre har kapacitetsbegrænsninger osv. Der kan også være problemer med versionskontrol, når dokumentet oprettes.
For eksempel kan en sælger oprette et dokument i Word og derefter uploade det til en enkeltstående service, der skal sendes til kunden. Hvis kunden derefter beder om en ændring, opdateres Word-filen og uploades igen og opretter en anden kopi – hvis originalen ikke er slettet. Så er der processen med at beskytte, arkivere og opbevare udførte aftaler. Hver e-signaturtjeneste har typisk sin egen filopbevaring, og brugeren skal huske at downloade dokumentet fra denne tjeneste og derefter uploade det til virksomhedens indholdsstyringssystem.
Det er her, hvor Box's tilgang er anderledes, fordi den tænker på livscyklussen for e-signaturen, som inkluderer den egentlige signatur, men også opstrøms- og downstream-processerne. Overvej f.eks., At der oprettes en kontrakt, hvor salgsteamet og det juridiske team har brug for at samarbejde og sende versioner frem og tilbage, fremsætte kommentarer, tildele opgaver osv. Dette gøres nemt med Core Box-platformen sammenlignet med noget som e-mail, fordi alle arbejder med det samme dokument. I stedet for at skulle logge ind på et separat værktøj, udføres e-signaturprocessen i Box, hvilket betyder, at der ikke er noget at uploade. Når kontrakten er underskrevet, forbliver den i boks, og enhver form for styringspolitik kan anvendes på den. Dette kan omfatte noget som at sikre, at kun bestemte nøglepersoner har adgang til dokumentet, når det er underskrevet.
Forskel mellem e-signaturer og digitale signaturer
De nye på dette område skal forstå, at der er en forskel mellem e-signaturer og digitale signaturer. En digital signatur er en e-signatur med forbedret sikkerhed. Når et dokument gennemgår signaturprocessen, godkendes signaturen for at validere personens identitet. Disse oplysninger er gemt i dokumentet og vil vise, om nogen manipulerer med dokumentet, efter at det er underskrevet.
Jeg spurgte Box om tjenesten, og en talsmand forklarede, at virksomheden starter med e-signaturer, men arbejder på digitale signaturverifikationsfunktioner til frigivelse senere på året. Dette inkluderer muligheden for at bruge SMS og/eller adgangskoder. Parallelt arbejder Box med at integrere med en tredjeparts tillidsudbyder for at bringe fulde digitale signaturfunktioner. Kunder, der har brug for dette i dag, kan arbejde med et antal partnere, såsom DocuSign.
Box lancerer også Enterprise Plus-pakke med værktøjer
Box introducerede også sin Enterprise Plus-pakke. Dette er en ny plan, der inkluderer følgende tilføjelser: Box Shield, Box Governance, Box Relay, Box Platform og Box Sign. Pakken inkluderer også muligheden for at sende dokumenter til underskrift direkte fra Salesforce. Enterprise Plus er nu tilgængelig for Box-kunder. Virksomheder, der i øjeblikket bruger Box Digital Suites, kan beholde deres nuværende plan eller opgradere til Enterprise Plus uden yderligere omkostninger.
Box har gjort et godt stykke arbejde med udviklingen af sit produkt for at imødekomme de konstant skiftende krav i en stadig mere digitaliseret verden. Når udtrykket “samarbejde” bruges, tænker mange mennesker på produkter som Webex og Zoom. Selvom disse helt sikkert er vigtige, samarbejder medarbejdere ved at dele, redigere, sikre og nu underskrive indhold; ingen gør det bedre end Box, og jeg ser på dette firma som en af leverandørerne, der gør det muligt for virksomheder at skifte til sammensatte organisationer.
Pandemien havde en interessant indflydelse på samfundet, fordi den tvang os til at prøve mange ting, som vi måske ikke tidligere har været fortrolig med, såsom at underskrive dokumenter elektronisk. Nu hvor folk er blevet udsat for dette og har oplevet fordelene, vil efterspørgslen sandsynligvis forblive høj. Da virksomheder vedtager e-signaturer, er det vigtigt at tænke på dette som en del af den samlede proces til dokumenthåndtering i forhold til noget, der gøres isoleret.
Cloud
De bedste cloud-udbydere Hvad er cloud computing? Alt hvad du behøver at vide De bedste skylagertjenester OneDrive-tip og -tricks: Sådan mestrer du Microsofts gratis skylagring
Relaterede emner:
Sikkerhed Smart Office Productivity Enterprise Software CXO 