Hva betyr arkiv i Gmail?

Vi vil dekke følgende emner i denne artikkelen om arkivering av e -post i Gmail :

ADVERTISEMENT

• Hva er “arkiv” i Gmail?
• forskjell på arkivering og sletting av e -post
• Hvorfor skal du arkivere e -post?
• Hvordan finne “arkiv” i Gmail
• Kan du automatisere arkivering av e -post i Gmail? < /li>

Hva er arkiv i Gmail?

Når det gjelder å holde innboksen ren og organisert, har du noen få alternativer. Gmail gir deg en fin funksjon for å sortere meldingene dine i kategorier som primær, kampanjer, sosialt og mer. Denne funksjonen er nyttig ettersom den holder de irriterende varslene om reklame og sosiale medier utenfor din primære innboks. Dette går allerede langt for å organisere innboksen din.

Denne funksjonen hjelper deg med å holde ting mer organisert, men selv om den er aktivert, kan det hende at innboksen din fylles opp ganske raskt og begynn å se litt kaotisk ut. I dette tilfellet vil du kanskje begynne å bruke slette- og arkivfunksjonene for å flytte e -postmeldinger du har deltatt fra innboksen.

Ved å arkivere en e -post, beholder du fortsatt en kopi av e -post , men den vises ikke lenger i hovedinnboksen din. Denne e -posten blir trygt arkivert og kan bli funnet hvis du noen gang trenger den igjen. Når noen sender deg en annen e -post til den samme tråden som du arkiverte, vil den fortsatt vises i innboksen din. Så du trenger ikke bekymre deg for at du går glipp av noe eller må overvåke flere kontoer eller mapper for aktivitet.

Forskjellen mellom arkivering og sletting av e -post

Det er en stor forskjell mellom å arkivere e -post og slette dem. Du bør være klar over denne forskjellen fordi noen ganger har du e -postmeldinger som kan slettes, mens enkelte e -poster må oppbevares da de kan inneholde informasjon du trenger.

ADVERTISEMENT

Hvis du sletter en e -post, den er flyttet til papirkurven din . Det vil bli her i en standardperiode på 30 dager. Etter dette vil det bli fjernet for alltid. Du kan slette søppelpostmeldinger og e -postmeldinger uten å tenke deg om. Det er godt å vite at hvis du ved et uhell har slettet en e -post, kan du fortsatt hente den fra papirkurven innenfor denne perioden. Du kan også angi perioden i innstillingene dine hvis du vil at den skal være kortere eller lengre.

Når du arkiverer e -posten, fjernes den bare fra innboksen, men meldingen blir fortsatt lagret sikkert. På denne måten kan du gjenopprette det når som helst og uten stress. E -posten blir også arkivert på ubestemt tid, med mindre du flytter den til en annen mappe eller tilbake til innboksen.

Det er også viktig å merke seg at du kan slette e -post som er arkivert. På denne måten, hvis du noen gang trenger å frigjøre plass og har arkiverte e -poster du ikke lenger trenger, kan du slette dem og frigjøre plass. Imidlertid er det sannsynligvis en god idé å ikke gjøre dette for ofte, ettersom du kanskje aldri vet når du trenger å henvise tilbake til en e -post.

ADVERTISEMENT

Jeg har vært i situasjoner der noen ville be om informasjon fra e -post. du tror ikke lenger er viktige som ble sendt mange år tilbake. Heldigvis betydde det å ha dem arkivert at jeg enkelt kunne referere tilbake til denne informasjonen uten mye stress eller stress.

Hvorfor skal du arkivere e -post?

Selv om det er veldig få mennesker arkiverer e -post Det er noen gode grunner til at du bør begynne å bruke denne funksjonen med Gmail -kontoen din. Studier har vist at å lese og svare på e -post tar 28% av en ansattes arbeidsdag. Med en så stor statistikk er det kritisk at innboksen din fungerer så effektivt som mulig.

Bruk av arkivfunksjonen for Gmail -kontoen din har følgende fordeler:

• Den gir en renere og mer håndterbar innboks
• Den sikrer at ingen vesentlig eller verdifull informasjon går tapt
• Det gjør det enkelt å søke etter og finne informasjonen når du trenger

< li>Det gjør at virksomheten din er i samsvar med hvor lenge all digital informasjon må oppbevares

• Det holder virksomheten din fra rettssaker, ettersom det er et lovkrav å arkivere eller lagre digital informasjon en stund

Som du kan se, er det mange personlige og profesjonelle årsaker til at det kan være nyttig å bruke arkivfunksjonen fra Gmail. Det er også så enkelt å bruke denne funksjonen at du lurer på hvorfor du ikke har brukt den ennå.

Hvordan finne arkiv i Gmail?

Det ville ikke være nyttig for arkivering av e -post hvis du ikke finner dem enkelt når du trenger det. Av denne grunn beholder mange mennesker e -postene sine i den primære innboksen , selv om det ikke er ideelt. Imidlertid har Google gjort det ekstremt enkelt for deg å bruke arkivet i Gmail.

Så, hvor er ‘arkiv’ i Gmail? Det er ingen arkivmappe i Gmail, noe som kan gjøre det ser komplisert ut å få e -poster tilbake når du har arkivert dem. Dette er imidlertid ikke tilfelle, da det er to veldig enkle måter du kan finne de arkiverte e -postene dine.

På skrivebordet

La oss se på de to forskjellige måtene du kan få arkivert. e -post på skrivebordet ditt.

Via all e -postmappe

Arkiverte e -poster er skjult av Google som standard . Det er derfor du ikke ser dem når du blar gjennom innboksen din. Men når du går inn i mappen ‘All Mail’, blir de synlige for deg. Mens du er i Gmail -innboksen, holder du musepekeren over venstre side for å utvide sidemenyen. Herfra ruller du ned til ‘All Mail’ og klikker på mappen. Ved å gjøre dette åpner du mappen som inneholder alle e -postene dine, inkludert de arkiverte.

Selv om denne metoden fungerer, er den ikke den mest effektive hvis du arkiverer mange meldinger hver dag. Det kan være veldig tidkrevende å se gjennom en liste over hundrevis av e-poster manuelt. Heldigvis er det en enklere måte.

Bruke søkefeltet

Denne metoden er mye mer praktisk, spesielt hvis du arkiverer mange e -poster. Når du bruker søkefeltet til å søke etter en e -post, et emne eller et emne, søker den automatisk i alle e -postene dine. Dette inkluderer e -postene du har sendt og arkivert. Når du søker etter et bestemt emne gjennom søkefeltet, vil du også finne den arkiverte e -posten relatert til emnet.

Det er også en måte å begrense dette og bruke søkefeltet til å se bare arkiverte e -poster. For å gjøre dette, skriv inn emnet ditt, etterfulgt av (IKKE etikett: innboks). Behold IKKE store bokstaver; ellers fungerer det ikke.

På mobilenheter

Prosessen for mobile enheter er litt annerledes. La oss se på de neste.

Finne arkiverte e -poster på Android -enheter

Det er veldig enkelt å finne de arkiverte meldingene dine i Gmail -appen for Android -enheter. Alt du trenger å gjøre er å åpne Gmail -appen på Android -enheten din. Deretter klikker du på hamburgerikonet (tre horisontale linjer), og fra denne menyen kan du velge å bruke enten «All Mail» -metoden eller søkefeltet.

Finne arkiverte e -poster på iOS -enheter

Gmail er kanskje ikke den foretrukne e -postklienten blant iPhone -brukere. Gmail -appen er fortsatt tilgjengelig i Apple App Store. Hvis du har Gmail -appen på iOS -enheten din, kan du få tilgang til de arkiverte e -postene dine ved å trykke på hamburgerikonet og deretter bruke enten “All post” eller søkefeltmetoden.

Can Automatiserer du arkivering av e -post i Gmail?

I hverdagens kjas og mas er automatisering noen ganger avgjørende for å forbedre produktiviteten og effektiviteten . Heldigvis kan du automatisere prosessen med å arkivere e -postene dine i Gmail mens du jobber. Dette betyr at du ikke lenger trenger å sette av tid til å arkivere eller slette meldinger manuelt.

Når du har åpnet Gmail -kontoen din, kan du klikke på tannhjulikonet øverst til høyre i programmet. Velg deretter “Se alle innstillinger” for å få tilgang til innstillingsmenyen.