Google Docs is een geweldige manier om documenten te delen (zoals dit artikel), maar het bijhouden van de aandelen, kan lastig zijn.
Dat kan verholpen worden met een aantal doordachte collecties (mappen) en door het vermijden van een paar gewoontes.
Het idee is om te denken als een beheerder. U wilt ervoor zorgen dat u weet wie u kunt gebruik maken van wat op een efficiënte manier.
Er zijn twee manieren om dit te doen. De eerste delen van de verzameling, eerder dan door het bestand. Dit is niet iets bijzonders, maar het is een goed idee om de naam van de collectie door de persoon of groep. De tweede methode is om gedeelde collecties per individu. Dit is meer werk, maar het heeft een paar voordelen.
Voor elke persoon, maakt u een aparte, gespecialiseerde collectie die wordt alleen gedeeld met de twee van u. Doe dit voor de mensen met wie u wilt delen van documenten. Zorg ervoor dat het label van de map iets als “hun naam – uw naam” en plaats ze in een “Aandelen” collectie. Vanaf hier, het toepassen van de gedeelde-label voor een bestand of verzameling die u wilt. U kunt met de rechtermuisknop op een item en selecteer Ordenen… om het afvinken welke labels u wilt.
De collecties die elk document behoort tot toont naast de naam van het bestand. Met de juiste labels, kunt u precies zien wie het document is gedeeld. Niet zo met de traditionele methoden. Van de belangrijkste document lijst om te zien wie er toegang heeft tot een collectie, die het nodig heeft om te worden geselecteerd. Voor een groep van bestanden niet in een verzameling, selecteer je ze één voor één. Dit kan tijdrovend zijn, als het aandeel lijst toont alleen in de beschrijving van de afzonderlijke documenten.
Voor elke nieuwe gedeelde item, een e-mail te worden verzonden naar de nieuw betrokken partij. Dit kan een probleem zijn als een bestand niet veel informatie in. Er is niets te melden maar toch. Sinds een collectie gemaakt voor een individu (of groep) is niet nieuw, het kan worden gebruikt om toegang te geven zonder voortijdige kennisgeving.
Helaas, er zijn momenten dat u wilt intrekken. Gaan door middel van grote hoeveelheden bestanden is een tijd wastafel. Ik heb ervaren fouten bij het verwijderen van mensen uit de lijst gedeeld in een collectie. Met de individuele label methode kunt u precies zien wat er wordt gedeeld door het bekijken van de persoon die het label. U kunt ook verwijderen van het label geheel.
U kunt dit idee naar het volgende niveau door het hebben van twee aandelen per persoon. Gebruik voor een volledige toegang en een voor alleen-lezen toegang. Een ander niveau van de sub-collecties en een aantal kleur – codering zal helpen bij het organiseren van uw systeem. Dit is meer dan de meeste mensen echt nodig, maar het is een idee dat het overwegen waard is.
Een gemakkelijke manier om te verliezen document aandelen is aan hen toe te wijzen aan mensen die door de file. Er is geen gemakkelijke manier voor het beheren van documenten met deze methode. Dit geldt dubbel voor het delen van een bestand met een link. Verleend, voor een persoon die geen Gmail gebruiken, kan dit uw enige optie. Een goed advies zou zijn om een openbare collectie voor bestanden gedeeld via links. Dan zou je in staat zijn om bij te houden van hen.
Deze individuele label methode zal nemen initiatief, maar het is de moeite waard het werk. Het maken van de delen is een one-time gedoe. Op de lange termijn, is er minder last van te contacten. Het eind resultaat is een overzichtelijk, flexibel, visuele systeem ontworpen om eenvoudig te beheren. Je hebt zelfs intrekking vaardigheden. Andere functies, zoals de groep e-mailen, mag niet worden belemmerd. Gebruikers kunnen nog steeds zien wie er toegang heeft tot een document van de knop Delen.