Sådan deler du et Google-dokument privat

For nylig blev jeg Slacked af en kollega, som var virkelig irriteret og måtte slippe en smule damp. Det ser ud til, at en skribent havde delt en ny Google Docs-artikel med dem (en sædvanlig måde at indsende et freelance-stykke på), og da min kollega åbnede artiklen, fandt de en anden, ukendt person, der allerede læste den – en person, der bestemt ikke var på vores personale.

Hvad var der sket? Forfatteren, der sandsynligvis havde for travlt med at dele dokumentet med bestemte personer, havde simpelthen offentliggjort det, så alle kunne få adgang til det. Dette gjorde ikke kun artiklen tilgængelig for enhver, før den var blevet ordentligt redigeret og udgivet – noget ingen publikation ønsker – men åbnede den op for alle mulige former for ballade.

Ulykke som det, der skete i juni 2021, da en anden redaktør ved et uheld tweetede linket til et redigerbart dokument til deres følgere. (The Verges websted var midlertidigt nede, og det virkede som en god idé at udgive nyheder til Google Docs i mellemtiden.) Der opstod munterhed.

Så åbenlyst kan det føre til problemer at tillade nogen at se, kommentere eller redigere et Google-dokument, især hvis linket til det pågældende dokument videregives. Interessant nok, når du først opretter et Google-dokument, er softwarens standard, at dette er et privat dokument, der kun skal deles, hvis du udtrykkeligt anmoder om det. (Der kan være undtagelser; hvis dette er en virksomhedskonto, kan administratoren have ændret standarden, så den automatisk deles af andre i din virksomhed.) Så normalt skal du bevidst gøre dokumentet helt offentligt.

Så her er, hvordan du kan dele dit Google Docs-dokument — omhyggeligt.

På et skrivebordssystem

Gå først ind i det dokument, du vil dele, og klik på den store Del-knap i øverste højre hjørne.

For at dele et dokument skal du starte med den store blå Del-knap øverst til højre.

Du får et pop op-vindue med overskriften “Del med personer og grupper.”

Du får en pop op med overskriften “Del med personer og grupper.”

Begynd at skrive personen eller gruppernes navn i feltet lige under det. Hvis denne person er på din kontaktliste, vises vedkommendes navn; hvis ikke, kan du indtaste deres fulde e-mailadresse. Du kan indtaste mere end ét navn; Dette betyder dog, at alle dem, du har tilføjet, vil få den samme type adgang til dokumentet. (Vi taler om adgang om et sekund.)

Begynd at indtaste dine kontakter; du kan også bare indtaste en e-mailadresse.

Når du har tilføjet mindst ét ​​navn, vil du se en boks til højre, der siger “Editor”. Klik på det for en rullemenu, der lader dig vælge den type adgang, som personerne/gruppen kan have til dit dokument. Disse omfatter:

• Fremviser: personen kan bare se dokumentet, men kan ikke foretage ændringer eller tilføje kommentarer
• Kommentator: personen kan se dokumentet og også tilføje kommentarer
• Editor: personen kan foretage ændringer i dokumentet og tilføje kommentarer

Det er normalt en god idé at vælge den mest restriktive type, der er praktisk nok til din brugssituation. For eksempel, hvis du skriver et dokument sammen med flere andre, vil du gerne give dem redaktørstatus; men hvis du ikke ønsker, at de skal foretage ændringer uden din godkendelse, er kommentatorstatus bedre.

(Eksperttip: Hvis de personer, du har delt med, har ændret dokumentet, men ikke har fortalt dig, hvad de har ændret, skal du gå til “Filer” > “Versionshistorik” > “Se versionshistorik.” Du vil se en farvekodet oversigt til højre, der viser hvornår dokumentet blev redigeret og af hvem; klik på datoen, og ændringerne vil være synlige i dokumentet sammen med farven tilknyttet de forskellige brugere.)

Du kan tjekke versionshistorikken for at se, hvad der er blevet ændret, og af hvem.

Du kan også justere mængden af ​​adgang, som redaktører, kommentatorer og seere har til dit dokument, ved at vælge indstillingsikonet (et tandhjul) i øverste højre hjørne af den pop op-boks. Ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne i pop op-vinduet med indstillinger kan du forhindre redaktører i at kunne ændre dine tilladelser eller dele dokumentet, og du kan forhindre redaktører og kommentatorer i at kunne downloade, udskrive og kopiere dokumentet.

Du kan justere mængden af ​​adgang, som redaktører, seere og kommentatorer har.

Når du er færdig med at tilføje de personer, du vil dele med, skal du sørge for, at feltet “Underret personer” er markeret, hvis du vil sende dem en e-mail, der fortæller dem om dokumentet; et felt nedenfor, der lader dig indtaste en personlig besked, der vil blive tilføjet til Googles standard-e-mail.

Få linket

Men vent, der er mere.

Der er en sektion “Få link” under sektionen “Del med personer og grupper”, som lader dig kopiere linket til dit dokument (f.eks. hvis du hellere vil sms'e linket til en af ​​dine tilladte delere). Standarden hedder “Begrænset”, hvilket betyder, at de eneste personer, der kan se dokumentet, er dem, du har delt det med. Men du kan også bruge sektionen “Få link” til at gøre linket mere tilgængeligt for flere mennesker.

Du kan begrænse adgangen til personer på listen eller tillade det for alle, der har linket.

For at gøre det skal du klikke på “Begrænset” og ændre det til “Alle med linket.” Det betyder, at alle, der har linket – uanset om du har sendt det, eller en ven har sendt det, eller det er blevet sendt på Twitter – kan få adgang til dokumentet. (Selv her kan du dog justere adgangen, så folk har enten seer-, kommentar- eller redaktørrettigheder.)

På en mobilenhed

Det er også muligt at dele et dokument – hvis det er lidt mere akavet – på en mobilenhed.

• I det dokument, du vil dele, skal du trykke på de tre prikker øverst til højre hjørne og vælg “Del & eksport” > “Del.”
• Indtast de personer eller grupper, som du vil dele dokumentet med; du kan også sende dem en besked.

Gå først til siden Del.

Indtast navnet på den person, du vil dele med.

• Direkte under navnet/navnene vil du se enten Editor, Commenter eller Viewer; tryk på det for at ændre adgangsbegrænsningen.

Tryk på 'Editor' under navnet for at ændre adgang.

For at finde muligheden “Hent link” skal du trykke på de tre prikker i øverste højre hjørne af Del-siden. Tryk på “Hvem har adgang” for at ændre det fra “Begrænset” til “Alle med linket” eller tilbage igen. Denne side viser også alle, du har givet adgang til, sammen med hvilken type adgang de har.

Du kan kopiere linket til dit udklipsholder på siden “Hvem har adgang” ved at ved at trykke på linkikonet til højre for “Linkindstillinger”.

Mobilappen giver dig også mulighed for at ændre, hvem der har adgang.

Klik på ikonet ud for “Linkindstillinger” for at få en kopi af det link.