Comment partager un document Google en privé

Récemment, j'ai été relâché par un collègue qui était vraiment ennuyé et a dû se défouler un peu. Il semble qu'un écrivain ait partagé un nouvel article Google Docs avec eux (une façon habituelle de soumettre un article indépendant), et lorsque mon collègue a ouvert l'article, ils ont découvert qu'une autre personne inconnue le lisait déjà – quelqu'un qui n'était certainement pas sur notre personnel.

Que s'est-il passé ? L'auteur, probablement trop pressé de partager le document avec des personnes précises, l'avait simplement rendu public afin que n'importe qui puisse y avoir accès. Cela a non seulement rendu l'article accessible à tous avant qu'il n'ait été correctement édité et publié – ce qu'aucune publication ne veut – mais l'a ouvert à toutes sortes de méfaits.

Des méfaits comme ce qui s'est passé en juin 2021, lorsqu'un autre éditeur a accidentellement tweeté le lien vers un document modifiable à ses abonnés. (Le site de The Verge était temporairement indisponible, et il semblait être une bonne idée de publier des nouvelles sur Google Docs en attendant.) La joie s'en est suivie.

Il est donc évident que permettre à quiconque d'afficher, de commenter ou de modifier un document Google peut entraîner des problèmes, en particulier si le lien vers ce document est transmis. Fait intéressant, lorsque vous créez un Google Doc pour la première fois, la valeur par défaut du logiciel est qu'il s'agit d'un document privé, à partager uniquement si vous le demandez explicitement. (Il peut y avoir des exceptions ; s'il s'agit d'un compte professionnel, l'administrateur peut avoir modifié la valeur par défaut afin qu'il soit automatiquement partagé par d'autres personnes de votre entreprise.) Donc, généralement, vous devez consciemment rendre le document complètement public.

Voici donc comment vous pouvez partager votre document Google Docs — avec précaution.

Sur un système de bureau

Tout d'abord, allez dans le document que vous souhaitez partager et cliquez sur le gros bouton Partager dans le coin supérieur droit.

Pour partager un document, commencez par le gros bouton bleu Partager en haut à droite.

Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle intitulée “Partager avec des personnes et des groupes”.

Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle intitulée “Partager avec des personnes et des groupes”.

Commencez à taper le nom de la personne ou du groupe dans le champ juste en dessous. Si cette personne est dans votre liste de contacts, son nom apparaîtra ; sinon, vous pouvez saisir son adresse e-mail complète. Vous pouvez saisir plus d'un nom ; cependant, cela signifie que tous ceux que vous avez ajoutés auront le même type d'accès au document. (Nous parlerons de l'accès dans un instant.)

Commencez à saisir vos contacts ; vous pouvez également simplement saisir une adresse e-mail.

Lorsque vous avez ajouté au moins un nom, vous verrez une boîte à droite indiquant “Editeur”. Cliquez dessus pour un menu déroulant qui vous permet de sélectionner le type d'accès que les personnes/groupes peuvent avoir sur votre document. Celles-ci incluent :

•  Lecteur : la personne peut simplement afficher le document mais ne peut pas apporter de modifications ni ajouter de commentaires
• Commentateur : la personne peut consulter le document et également ajouter des commentaires
• Éditeur : la personne peut apporter des modifications au document et ajouter des commentaires

Choisissez le niveau d'accès que vous souhaitez autoriser.

C'est généralement une bonne idée de sélectionner le type le plus restrictif qui est suffisamment pratique pour votre cas d'utilisation. Par exemple, si vous écrivez un document avec plusieurs autres, vous voudrez leur donner le statut d'éditeur ; mais si vous ne voulez pas qu'ils apportent des modifications sans votre approbation, le statut de commentateur est préférable.

(Astuce d'expert : si les personnes avec lesquelles vous avez partagé le document ont modifié le document mais ne vous ont pas dit ce qu'elles ont modifié, accédez à “Fichier” > “Historique des versions” > “Voir l'historique des versions”. aperçu à droite avec code couleur indiquant quand le document a été modifié et par qui ; cliquez sur la date, et les modifications seront visibles dans le document, ainsi que la couleur associée aux différents utilisateurs.)

Vous pouvez consulter l'historique des versions pour voir ce qui a été modifié et par qui.

Vous pouvez également modifier le degré d'accès des éditeurs, des commentateurs et des lecteurs à votre document en sélectionnant l'icône des paramètres (une roue dentée) dans le coin supérieur droit de cette fenêtre contextuelle. En décochant les cases dans la fenêtre contextuelle des paramètres, vous pouvez empêcher les éditeurs de modifier vos autorisations ou de partager le document, et vous pouvez empêcher les éditeurs et les commentateurs de télécharger, d'imprimer et de copier le document.

Vous pouvez modifier le degré d'accès dont disposent les éditeurs, les lecteurs et les commentateurs.

Une fois que vous avez terminé d'ajouter les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager, assurez-vous que la case “Notifier les personnes” est cochée si vous souhaitez leur envoyer un e-mail les informant du document ; un champ ci-dessous qui vous permet de saisir un message personnel qui sera ajouté au courrier électronique standard de Google.

Obtenez le lien

Mais attendez, il y a plus.

Il y a une section “Obtenir le lien” sous la section “Partager avec des personnes et des groupes” qui vous permet de copier le lien vers votre document (par exemple, si vous préférez envoyer le lien par SMS à l'un de vos partageurs autorisés). La valeur par défaut est appelée “Restricted”, ce qui signifie que les seules personnes qui peuvent voir le document sont celles avec lesquelles vous l'avez partagé. Mais vous pouvez également utiliser la section “Obtenir le lien” pour rendre le lien plus accessible à davantage de personnes.

Vous pouvez restreindre l'accès aux personnes répertoriées ou l'autoriser à toute personne disposant du lien.

Pour ce faire, cliquez sur « Restreint » et changez-le en « Toute personne disposant du lien ». Cela signifie que toute personne disposant du lien – que vous l'ayez envoyé, qu'un ami l'ait envoyé ou qu'il ait été publié sur Twitter – peut accéder au document. (Même ici, cependant, vous pouvez ajuster l'accès afin que les personnes aient les droits de visionneur, de commentateur ou d'éditeur.)

Sur un appareil mobile

Partager un document est également possible, quoique un peu plus gênant, sur un appareil mobile.

• Dans le document que vous souhaitez partager, appuyez sur les trois points en haut à droite coin et sélectionnez “Partager & exporter” > « Partager ».
• Tapez les personnes ou les groupes avec lesquels vous souhaitez partager le document ; vous pouvez également leur envoyer un message.

Tout d'abord, rendez-vous sur la page Partager.

Entrez le nom de la personne avec qui vous souhaitez partager.

• Directement sous le ou les noms, vous verrez soit Editor, Commenter ou Viewer ; appuyez dessus pour modifier la restriction d'accès.

Appuyez sur “Éditeur” sous le nom pour modifier l'accès.

L'application mobile vous permet également de changer d'accès.

• Pour trouver l'option “Obtenir le lien”, appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la page Partager. Appuyez sur « Qui a accès » pour le changer de « Restreint » à « Toute personne disposant du lien » ou inversement. Cette page répertorie également toutes les personnes auxquelles vous avez donné accès, ainsi que le type d'accès dont elles disposent.
• Vous pouvez copier le lien vers votre presse-papiers dans la page “Qui a accès” en en appuyant sur l'icône de lien à droite de “Paramètres de lien”.

L'application mobile vous permet également de modifier les droits d'accès.

Cliquez sur l'icône en face de “Paramètres du lien” pour obtenir une copie de ce lien.