Hvordan bruke Copilot Pro AI til å generere formler og analysere data i Excel

0
10
6 bærbare datamaskiner med høydeskriving 4 og 6 personer dowell/Getty Images

Til $20 per måned integreres Microsofts Copilot Pro med Microsoft 365 for å bringe sine AI-drevne evner til forskjellige apper i suiten. Personer som bruker Excel kan bruke Copilot Pro til å konvertere data til en tabell, lage formler, analysere data, sortere og filtrere informasjon, generere diagrammer og mer. Slik fungerer denne tilnærmingen.

Først trenger du et abonnement på Microsoft 365 Personal eller Family. Priset til $70 per år, Personal-utgaven er rettet for én person som bruker så mange som fem enheter. Til $100 per år er Family-utgaven designet for opptil seks personer på så mange som fem enheter. Kjerneappene i suiten inkluderer Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote.

Også: Slik bruker du Copilot (tidligere kalt Bing Chat)

For det andre trenger du et abonnement på Copilot Pro hvis du ikke allerede har et. For å registrere deg, gå til Copilot Pro-nettstedet. Klikk på Get Copilot Pro-knappen. Bekreft abonnementet og betalingen. Pro-versjonen trer i kraft neste gang du bruker Copilot på nettstedet, i Windows eller med mobilappene.

For det tredje, for å bruke Copilot i Excel, må du oppfylle visse betingelser. Excel-filene dine må lagres i .xlsx- eller .xslm-formatet, mens dataene må formateres som en Excel-tabell (jeg skal vise deg hvordan du gjør det). Du kan heller ikke jobbe med lokale filer; Regnearkene dine må lagres i OneDrive eller Microsoft 365 SharePoint, og AutoSave må være aktivert.

Hvordan bruke Copilot Pro AI for Excel

1. Start Excel og åpne et regneark

Start Excel og åpne et eksisterende ark med data å analysere. For å åpne en fil som er lagret på nettet, klikk på Fil-menyen, velg Åpne og velg OneDrive eller SharePoint. Bla gjennom mappene og filene som inneholder regnearkene dine og velg det du vil bruke.

Også: Hvordan bruke Copilot Pro til å skrive, redigere , og analyser Word-dokumentene dine

Alternativt kan du opprette eller åpne en lokal fil. For å lagre den på nettet, klikk på Fil-menyen, velg Lagre som og lagre den i en mappe i OneDrive eller SharePoint.

Start Excel og åpne et regneark Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

2. Aktiver AutoSave

Deretter aktiverer du AutoSave hvis det ikke allerede er slått på. Klikk på Fil-menyen og velg Alternativer. Fra Alternativer-vinduet velger du Lagre og merker deretter av for Autolagre filer som er lagret i skyen som standard i Excel. Mens du er der, sørg for at filformatet peker til .xlsx hvis det er et vanlig Excel-regneark. Klikk OK for å lukke vinduet Alternativer.

Aktiver AutoSave Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

3. Konverter data til en tabell

For at Copilot skal fungere med dataene dine, må du konvertere dem til en tabell. Velg alle cellene du vil inkludere, og klikk på Copilot-knappen på båndet. En melding kan vises og spørre om du vil konvertere dette dataområdet til en tabell. Klikk på Konverter-knappen og dataene formateres til en tabell med en overskriftsrad øverst.

Konverter data til en tabell Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

4. Legg til formelkolonne

Etter å ha konvertert cellene til en formatert tabell, viser Copilot sidefeltet til høyre og foreslår flere forespørsler øverst. La oss si at du har en tabell med tall i hver celle og ønsker å legge til en kolonne for å summere tallene i hver rad. Velg forslaget for Legg til formelkolonner. Beskriv forespørselen din når du blir bedt om det. Du kan for eksempel skrive: "Legg til tallene i hver rad og lag en kolonne for å vise totalsummene."

Legg til formelkolonne Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

Som svar lager Copilot formelen. Se gjennom formelen for å sikre at den ser riktig ut. I så fall, hold musepekeren over knappen for Sett inn kolonne for å forhåndsvise kolonnen, og klikk deretter Sett inn kolonne for å legge den til i arket:

Sett inn kolonne Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

5. Formater celler

Deretter vil du kanskje bruke et spesifikt format på celler som oppfyller visse kriterier. Klikk på forslaget for utheving. La oss si at du vil fete alle celler som inneholder en bestemt verdi. Du kan skrive: "Fet alle celler med en verdi mellom $94 og $96." Skriv inn teksten når du blir spurt, og send deretter inn forespørselen din.

Også: 5 måter studenter kan bruke Copilot for Microsoft 365 på

Copilot utfører handlingen din med en forklaring på hva den gjorde. Hvis forespørselen din ble utført vellykket, flott. Hvis ikke, kan du klikke på Angre-knappen og prøve igjen.

Formater celler Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

6. Sorter data

Du kan be Copilot om å sortere dataene på en bestemt måte. Kanskje du vil sortere verdiene i en bestemt kolonne i synkende rekkefølge? Ved ledeteksten skriver du: "Sorter dataene i kolonne A i synkende rekkefølge." Copilot utfører forespørselen din.

Sorter data Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

7. Filtrer data

Deretter vil du kanskje bare se visse data i tabellen, noe du kan gjøre ved å filtrere. Ved ledeteksten skriver du noe sånt som: "Vis elementer i kolonne E med verdier på $40 eller høyere." Copilot filtrerer tabellen for å vise bare verdiene som oppfyller kriteriene dine.

Filter data Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

8. Analyser data

Til slutt kan du analysere dataene. Klikk på Analyser-knappen på båndet. Rull ned i sidefeltet for å se forskjellig innsikt som allerede tilbys av Copilot.

Analyser data Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET

Klikk på en av de foreslåtte forespørslene eller skriv inn en av dine egne. Du kan for eksempel be Copilot om å gi innsikt i bestemte data. Avhengig av dataene kan du også sette inn en pivottabell eller diagram for å visualisere spesifikke verdier og informasjon:

Sett inn en pivottabell eller diagram Skjermbilde av Lance Whitney/ZDNET