Denne skjulte Slack-funksjonen kan øke produktiviteten din – her er hvordan du bruker den

0
8
4 67 bærbar PC-genser i gul FreshSplash/Getty Images

Slack har vært mitt beste samarbeidsverktøy i noen tid. Med den kan jeg holde konstant kontakt med kunder som ser på e-post som en mindre effektiv form for kommunikasjon. Noen brukere ser på Slack som lite mer enn et chatteverktøy, men det er så mye mer enn det! En spesiell funksjon alene demonstrerer Slacks bredere verdi.

Møt Slack Files.

Også: Slacks etterlengtede AI-funksjoner er endelig her

Slack Files-verktøyet fungerer som et depot for alle filene du har delt og alle filene andre har delt med deg. Selv om du ikke kan laste opp dokumenter, bilder, etc. direkte til Filer-delen, tjener det en svært viktig hensikt. Med Files har du alltid tilgang til filene som har blitt delt mellom deg og samarbeidspartnerne dine, uansett når de ble delt.

Slack Files har fire forskjellige seksjoner: 

Nylig VistDelt med deg Laget av degAlle filer

Slack Files har også både søke- og historikkfunksjoner som gjør det enda enklere å finne det du leter etter, noe som er spesielt nyttig når et stort antall filer deles mellom samarbeidspartnere.

Og det er mer.

En av de beste funksjonene til Slack Files er dens evne til å laste ned hvilken som helst fil i Files, uavhengig av når den ble delt. Det har vært mange ganger når jeg har hatt behov for å gjenbruke en ressurs og enten har glemt å lagre den på min lokale lagringsplass eller rett og slett ikke finner den. Når det skjer, kan jeg ganske enkelt gå tilbake til Filer, søke etter bildet eller dokumentet, laste det ned og bruke det.

Rullegardinmenyen Slack Files-fil.

Fra rullegardinmenyen for filer kan du utføre flere handlinger .

Skjermbilde av Jack Wallen/ZDNET

På samme måte kan du se filen, dele filen, se fildetaljene, kopiere lenken til filen, lagre til senere, redigere fildetaljene (som er en ny funksjon), og slett filen.

Også: De beste AI-bildegeneratorene å prøve akkurat nå

For det meste er Slack Files veldig enkelt å få tilgang til og bruke. For å åpne Filer, klikk på Mer-knappen i venstre sidefelt og velg Filer.

The Slack More-lokalmenyen.

Du kan også få tilgang til andre Slack-funksjoner fra denne popup-vinduet.

Skjermbilde av Jack Wallen/ZDNET

Hvordan finne filer

Når du er i Filer-delen, kan du finne filen du trenger. Hvis du er sikker på at filen nylig ble delt, klikker du Nylig vist, ellers foretrekker jeg å klikke på Alle filer og deretter bruke søkefeltet for å finne den aktuelle filen. Det fine med søkefunksjonen er at den ikke skiller mellom store og små bokstaver, så du trenger ikke å huske nøyaktig hvordan filen ble navngitt. 

Husk at søkefunksjonen bruker ikke uklar logikk; det vil si at den vil returnere en liste med resultater basert på sannsynlig relevans, og ikke bare et samsvarende filnavn. På grunn av det må du vite minst en del av filnavnet. 

Også: Slik legger du til en oppgaveliste i Slack

For eksempel laster jeg opp filer tatt av min Pixel 8 Pro, som alltid starter med PXL_. I søkefeltet kan jeg skrive PXL_ og det vil avsløre alle filene med de fire tegnene (i den nøyaktige rekkefølgen). Jeg kan også skrive pxl_ hvis jeg har det travelt og ikke vil bruke Shift-tasten.

Slack Files tilbyr ikke en forhåndsvisning av de oppdagede filene i rullegardinmenyen Søkeresultater, men den inkluderer et miniatyrbilde for hver fil i hovedvisningsruten (hvis det er et bilde). Etter å ha skrevet inn søkestrengen, trykk enter og du vil kunne se alle resultatene (med inkluderte miniatyrbilder) i visningsområdet. Alle andre filer  — for eksempel dokumenter og regneark — bruk tilknyttede miniatyrbilder for hver filtype.

Selvfølgelig kan du også søke etter filtype, som .jpg, .docx, .xslx osv. Med slike et søk, trenger du ikke bruke et jokertegn (som *.jpg). Hvis du skriver inn .jpg i søkefeltet, vil alle JPG-bilder vises i resultatene. 

Også: De beste e-postvertstjenestene for å beskytte dataene dine

Hvordan filtrere søkene dine

Slack Files inkluderer også et hendig filtreringssystem som lar deg filtrere etter bruker, plassering (dvs. Slack-kanal), filtype og dato. For å gjøre dette, klikk på en av rullegardinmenyene under søkefeltet og velg eller skriv inn filteret ditt. Ved å bruke Dato-filteret kan du for eksempel velge mellom:

Når som helstI dagI gårSiste 7 dagerSiste 30 dagerSiste 3 månederSiste 12 månederOnBeforeAfterRange

Slack Date-filteret er veldig nyttig for å finne filer som deles av eller med deg i løpet av en viss tidsperiode.

Skjermbilde av Jack Wallen/ZDNET

Ved å bruke dette filteret kombinert med Fra-filteret garanterer du nesten at du kan finne det du leter etter.

Også: Slik bruker du Slacks nye Canvas-funksjon (for å være mer organisert og dele bedre)

Hvis du ikke deler filer regelmessig, eller ikke har filer som deles regelmessig med deg, vil ikke Filer-funksjonen være til stor nytte. Men hvis du deler filer med samarbeidspartnerne dine, vil du finne at filer er en viktig del av Slack-arbeidsflyten din. Prøv det og se om det ikke gjør det eksponentielt enklere å holde styr på hver fil du har brukt i Slack Workspaces.