Foto av JOSH EDELSON/AFP via Getty ImagesSom nesten alle andre som har med bedriftsteam å gjøre, bruker jeg mye tid på Slack. Men jeg er ikke en Slack-guru. Jeg chatter bare på kanalene jeg er tildelt av klienter og partnere. Som sådan har jeg aldri tenkt så mye på å arkivere og bevare samtalekunnskap. Det er bare en del av arbeidsdagen min.
Men nylig forlot et av teammedlemmene som jobber for en klient selskapet. Jeg vil savne å jobbe med den personen og ønsker det beste for dem. I dag, da jeg gikk til vår private Slack-tråd for direktemeldinger, fant jeg ut at den manglet. Fordi kontoen deres ikke lenger var på Slack, ble også direktemeldingstråden deres borte.
Også: Denne skjulte Slack-funksjonen kan øke produktiviteten din
Men den tråden hadde mye viktig informasjon jeg vil trenge når jeg fortsetter å yte tjenester til klienten. Den hadde mine marsjerordre for de neste månedene. Den hadde diskusjoner om nyttige ressurser og statistikk jeg trenger for å tilby tjenester. Det var også diskusjoner om fageksperter på prosjektet, deres kompetanseområder og deres roller. Med andre ord, den meldingstråden var verdifull. Den hadde til og med diskusjoner om avtalte avgifter.
Uten å tenke mye over det, trodde jeg at en Slack-meldingshistorikk ville vedvare som et e-postarkiv. Jeg har alltid antatt at jeg kunne gå inn igjen og slå opp ting for referanse når det var nødvendig. Men da jeg så på direktemeldingsområdet på venstre side av Slack-skjermen, kunne jeg ikke lenger se chatloggen min med denne personen.
Hvordan finne et meldingsarkiv
Som det viser seg, er det en måte å finne meldingsarkivet på. Trykk på det lille klokkeikonet øverst på skjermen og se en historie med nylige samtaler.
Dessverre varer ikke disse samtalene på den listen for alltid. Bare de siste samtalene er tilgjengelige. Selv om du trykker på Vis mer, er meldingsloggen begrenset. Eldre samtaler med kontoer som ikke har vært på Slack på en måned eller så er heller ikke lenger tilgjengelige. Jeg bekreftet dette fordi en omfattende samtaletråd med et annet kundeteammedlem som forlot prosjektet for omtrent seks uker siden, er helt borte.
Men hvis du handler raskt etter at en konto er fjernet, kan du finne arkivet for å lagre det.
Slik lagrer du et Slack-meldingsarkiv
Slack lar deg eksportere og lagre et meldingsarkiv, men bare hvis du er kanaleier eller admin.
Også: Slacks etterlengtede AI-funksjoner er endelig her
Når det er sagt, er det måter – selv om du ikke er en kanalsuperbruker – for å ta tak i alle historien til en gitt meldingstråd. Disse tilnærmingene er ikke spesielt elegante, men de fungerer.
Lagre arkiv ved hjelp av klipp ut, lim inn og Word
Den første tilnærmingen fanger opp hele meldingstrådteksten til et Word-dokument, som du kan lagre, gjøre om til en PDF eller på annen måte arkivere. Teoretisk sett kan du bruke en annen tekstbehandler, men jeg testet den med Word. Du vil bruke noe som lagrer rik tekst slik at bilder, emojier og lenker bevares.
- I Slack velger du meldingstråden du vil lagre. Rull til begynnelsen, og venstreklikk på det første ordet i teksten. Rull til bunnen av tråden, hold nede shift-tasten, og klikk etter det siste ordet. Gå opp til Rediger-menyen, velg Kopier. Bytt til et tomt Word-dokument og klikk lim inn. Lagre det og du har et redigerbart, søkbart, klikkbart arkiv .
Den eneste ulempen med denne tilnærmingen er at det endelige lagrede arkivet ikke vil se akkurat ut som det gjør i Slack. For å fikse det, prøv neste tilnærming.
Lagre arkivet ved å bruke programvare for rullende skjermbilder
Denne tilnærmingen tar skjermbilder av hele meldingstråden, selv om du blar for side etter side. For å utføre denne oppgaven, vil du bruke programvare som kan fange opp en rulleside. Flere Chrome-utvidelser kan gjøre dette arbeidet, men for å fange Slack-appen anbefaler jeg å bruke CleanShot X på Mac eller SnagIt! på Windows.
Også: Hvordan legge til en oppgaveliste i Slack
Begge verktøyene lar deg velge et vindu som skal fanges opp, la du blar nedover vinduene og lagrer den gigantiske grafikken som PNG, JPEG eller PDF.
Denne tilnærmingen gir deg en samtale som ser akkurat ut som den så ut i Slack. Uten OCR-verktøy kan du ikke søke eller komme til de underliggende dataene, men det er et godt bevisbilde hvis du noen gang trenger å bevise hva som ble diskutert med en annen part.
Bruke kommandolinjeverktøy
Det finnes en åpen kildekode-løsning som også kan hjelpe deg med å laste ned Slack-samtaler, men – som de fleste kommandolinjeverktøy – er det komplisert . Hvis du er interessert, pek nettleseren til SlackDump på Github. Dette verktøyet lar deg dumpe meldinger og tråder, men du må spørre Slack for bruker-ID-numre og meldings-ID-er.
Utdataene fra dumpen er også en JSON-fil, så for å lese eller reprodusere noen av meldingene, trenger du en JSON-leser som denne online JSON-formatereren. I tillegg til formaterings- og struktureringsutfordringene, vil du ikke få utdata som ser ut som samtalene dine. For den utgangen er det bedre å bruke tilnærmingen med rullende skjermbilde som jeg beskrev ovenfor.
Nøkkeluttaket
Nøkkeluttaket er ikke veiledningen ovenfra. Det viktigste er å forstå at Slack ikke er som e-post, og det oppretter ikke automatisk et arkiv over samtalene dine. Hvis samtalene dine er viktige, må du være proaktiv for å lagre dem.
Du vil kanskje legge til arkivering av Slack-samtalene dine i de vanlige arbeidsflytprosedyrene dine hvis dokumentering av samtalehistorikk er viktig nok for deg.
Du kan følge mine daglige prosjektoppdateringer på sosiale medier. Sørg for å følge meg på Twitter på @DavidGewirtz, på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz, på Instagram på Instagram.com/DavidGewirtz og på YouTube på YouTube.com/DavidGewirtzTV.